Regnskap

Duett Økonomi er utviklet i samarbeid med regnskapsførere. Bilagsbehandlingen utgjør en vesentlig del av arbeidet for en regnskapsfører, og må være så rasjonell som mulig. Duett Økonomi er raskt og effektivt for både manuell registrering og håndtering av elektroniske bilag.

Bilag oppdateres direkte i hovedbok

Duett Økonomi har ingen bilagsbunter. Det sparer regnskapsfører for tid. Når et bilag går i null og du går videre til neste bilag, oppdateres transaksjonene umiddelbart til hovedbok og evt. reskontro. Slik kan du ta ut rapporter, betale eller avstemme konti uten noen flere oppdateringsprosesser.

Korreksjon av bokførte bilag

Duett Økonomi har en av markedets enkleste rettefunksjoner! Du henter opp bokførte bilag for korreksjon direkte fra registreringsbildet. Så lenge perioden er åpen og du ikke har levert mva. oppgave for perioden, oppdateres korreksjonen direkte på bilaget uten at du må reversere eller lage manuelle korreksjonsbilag. Dette er en av de store fordelene med Duett Økonomi sin bilagshåndtering.

Hvis du har lukket perioden og levert mva. oppgave, kan du fortsatt korrigere på samme måte, men da vil Duett Økonomi automatisk reversere den opprinnelige posteringen, og produsere et korreksjonsbilag i ny periode. Har korreksjonen mva.effekt, får du en korreksjonspost på neste mva. oppgave. Alternativt fører du korreksjonen manuelt, slik at du slipper korreksjonsposter i mva. oppgaven. Automatiske korreksjonsbilag og opprinnelige bilag får en automatisk kryssreferanse som viser sammenhengen.

Smarte bilagsarter

Duett Økonomi bruker bilagsarter for å skille på fakturaer, betalinger og andre bilagstyper. Søk på konto vil automatisk vise riktig type, dvs. enten hovedbokskonto, kunde- eller leverandørreskontro. Duett Økonomi har i tillegg spesialbilagsarter for å forenkle visse typer posteringer. Dette gjelder f.eks. inngående fakturaer hvor betalingen er gjort i nettbank. Istedet for å kopiere fakturaen for å lage et manuelt betalingsbilag, lager Duett Økonomi automatisk to posteringer og krysser i reskontro, slik at regnskapsprinsippet overholdes.

Tilpasning av skjermbildet

Du har stor fleksibilitet i hvilke felter du vil ha i bilagsregistreringen, og rekkefølgen på dem. Bruker du f.eks. avdeling og prosjekt plasserer du disse feltene der du vil ha dem. Fører du regnskap for flere klienter, kan du ha forskjellige oppsett på hver klient.

Automatisk teksting av bilag

Duett Økonomi tekster bilagene i stor grad automatisk. Bilagsteksten vises i hovedbok og andre bilagsrapporter. En inngående faktura vil f.eks. tekstes IF Leverandørnavn, og en manuelt ført innbetaling med Bet. Kundenavn. Dette er til hjelp for både regnskapsfører og evt. revisor. Vil du spesifisere teksten mer, kan du gjøre det enten manuelt eller ved å lage egne tekstkoder.

Filter og snarveier

Fra bilagsregistreringen har du raske skjermoppslag. Du kan slå opp i reskontro, hovedbok eller gjøre andre oppgaver uten å lukke bilagsregistreringsbildet.

Nullkontroll og saldering

Duett Økonomi sjekker at alle bilag går i null. Ved avvik får du feilmelding. Automatisk utfylling av betalingskonto eller en salderingsfunksjon for motposteringer er besparende for bilag med mange posteringer. Reskontrokontroll mot hovedbok gjøres automatisk ved periodelukking.

Import av elektroniske bilag

Inngående e-fakturaer leses inn og bokføres automatisk med konteringsforslag. PDF-fakturaer eller skannede papirfakturaer kan tolkes og konverteres til EHF. Duett Økonomi er også godt tilrettelagt for import fra andre økonomi- og fakturasystemer. En fleksibel veiviser hjelper deg med importen inn til Duett Økonomi.

Denne funksjonen er Duett Økonomi sin egen løsning for å knytte bilder av bilag opp mot transaksjonene i bilagsregisteret. Dette kan gjøres mens du registrerer bilaget, eller som dokumentasjon i ettertid. Med Duett Bilagsbilder kan papirbilag skannes og dermed omgjøres til elektroniske bilag.

Fordeler med Duett Bilagsbilder

Funksjonen er enkel å bruke, og har følgende fordeler:

• Takler alle vanlige typer bildefiler (PDF, JPG, BMP, PNG, GIF, TIFF m.fl.)
• Det er ingen begrensning på hvilke typer bilag eller dokumentasjon du kan knytte opp bilder av
• Bilagsbildet er tilgjengelig for oppslag i bilagsregistrering, grafiske rapporter og fleksibel resultatrapport
• MinSide-brukere vil få drilldown til bilagsbildene og mulighet for attestasjon

Innhenting av bildefiler

Hvis du fører regnskap for flere klienter, anbefaler vi at det lages en mappe med bildefiler pr. klient. Dette tilbyr vi som tjenesten automatisk bilagsmottak. Hver klient får da en unik e-postadresse, som leverandørene kan sende inngående fakturaer til. Mottatte papirbilag og kvitteringer kan skannes eller tas mobilbilder av, og sendes til samme e-post. Du kan tolke inngående fakturaer fra PDF til EHF, og dermed få automatisk bokføring. Du kan også velge å postere bilag manuelt. Bilagsbildene blir automatisk merket og vises ikke i mappa neste gang. Når bilagsbildene er knyttet mot bilag, lagres de i Duett-databasen som en del av bilaget.

Bilagsbilder for alle typer vedlegg

Tradisjonelle skanneløsninger har som regel hovedfokus på inngående fakturaer. Duett Bilagsbilder har ingen begrensninger. Du kan knytte opp alle typer vedlegg til bilag (fraktbrev, pakksedler, bestillinger, reiseutlegg, bilder mv.) Kombinert med Duett Driftsmidler får du en unik dokumentasjon av driftsmiddelregisteret. Du kan knytte opp bilagsbilder på investeringer eller salg løpende gjennom året. Kort sagt, i alle tilfeller hvor det kan være nyttig å ha oppslag mot bilagsbildet, kan du knytte det opp mot transaksjonen.

Oppslag av bilagsbilder

I bilagsregistreringen kan visningen av bilagsbilder slås av og på etter behov. Bilagsbildene er som nevnt tilgjengelige via flere skjermrapporter, bl.a. fleksibel resultatrapport samt de grafiske MinSide-rapportene. Her starter du på overordnet nivå og klikker deg ned til bildet av bilaget.

Kobling mot Duett Økonomi

Duett MinSide er løsningen for regnskapskontorenes kunder, bedriftsledere eller andre som vil ha tilgang til dynamiske webrapporter. MinSide-brukere kan se Bilagsbilder i drilldown fra disse rapportene. Inngående fakturaer og andre bilag kan attesteres av kunden på MinSide. Kunden godkjenner eller avviser, og kan angi delbetaling av beløpet. Ved godkjenning brukes BankID som autentisering av attestanten. Betalingen bokføres automatisk når den er gjennomført i bank.

Elektroniske bilag

Duett Bilagsbilder er beregnet på bilag som ikke kommer i maskinlesbart elektronisk format. Inngående e-fakturaer i EHF-formatet håndteres derfor i Duett AutoTrans Motta faktura. Også slike fakturaer kan attesteres i MinSide.

Duett Bilagsbilder og lagring

Duett Økonomi har en innebygd funksjon for Bilagsbilder. Dette betyr at bilder av bilag lagres i dokumentarkivet i Duett Økonomi dokumentarkiv, og knyttes opp mot bilagsregisteret. Dette gir mulighet for oppslag på f.eks. en inngående faktura fra bilagsregisteret, skjermoppslag og grafiske rapporter i Duett MinSide. Se for øvrig egen beskrivelse av Duett Bilagsbilder.

Hvilke bildetyper kan brukes?

Duett Økonomi kan lese de aller fleste bildeformat, som skannede papirbilag, PDF-fakturaer sendt direkte fra leverandør, mobilbilder eller andre formater. I lagringsprossen i bilagsregisteret vil alle bilder konverteres til PDF og lagres i dokumentarkivet i Duett Økonomi.

Hvordan ta i mot og lagre bilder?

Mange regnskapsførere tar i mot skannede bilag og PDF-fakturaer på mail fra sine kunder. Uten en god struktur på mottak, mellomlagring og videre håndtering av disse kan det lett bli uoversiktelig. Vår løsning for automatisering av dette mottaket inneholder følgende elementer:

• Opprettelse av epostadresse pr. klient
• Opprettelse av filmappe pr. klient
• Automatisk lagring av vedlegg (bilder) fra mail til riktig mappe pr. klient

Deretter kan regnskapsfører som en engangsjobb koble hver klientmappe med bilder mot riktig klient i Duett Økonomi. Dette gjøres ved å angi korrekt mappe i Duett Bilagsbilder i bilagsregisteret.

Epostadresse pr. klient

Vi bruker her regnskapskontorets domene, og oppretter gjerne et subdomene her. for eksempel «ebilag». Hver klient får en unik epostadresse. Vi kan bruke enten kundens initialer i Duett eller navn, f.eks. «AB1@ebilag.regnskapskontoret.no». Regnskapsfører må deretter gi kundene beskjed om sin unike epostadresse. Kundens leverandører må også informeres.

Automatisk mottak og mellomlagring

Leverandørene må få beskjed når mottaksadressen er klar. Ved å få dem til å sende faktura i e-post til mottaksadressen, unngås skanning av papirbilag. Når e-poster kommer inn til mottaksadressen, sørger vi for at bildefilene automatisk lagres til riktig mappe pr. klient. Ønsker det å legge ved noen kommentarer må det gjøres utenom, altså i en epost direkte til regnskapsfører. Verken vi eller regnskapsfører leser epostene med bilag, det er kun vedlegget som tas vare på.

Kobling mot Duett Bilagsbilder

Som nevnt må regnskapsfører angi riktig klientmappe i Duett Bilagsbilder første gangen denne funksjonen brukes pr. klient. I eksemplet vi har brukt her med klient AB1 vil mappen med bilagsbilder ligge på T:[scanner]AB1. Deretter vil Duett Økonomi huske riktig mappe.

Hvem trenger Duett Periodisering?

Duett Periodisering passer for alle som har mer enn én regnskapsperiode pr. år og/eller som har behov for en automatisk splitting på avdeling, prosjekt eller andre bærere.

Hva er Duett Periodisering?

Duett Periodisering er aktuelt for behandling av enkelte typer inntekter og kostnader, og har to hovedfunksjoner:

• Fordeling av beløpet over flere regnskapsperioder
• Fordeling av beløpet på flere avdelinger, prosjekt mv.

Fordeling over flere perioder

Inntekter og kostnader som gjelder flere perioder bør fordeles for å få et korrekt perioderegnskap.Typiske eksempler her er forsikringer, telefonkostnader, forskuddsbetalt leasing og leieinntekter-/kostnader.

I oppsettet velges hvor mange perioder inntekten eller kostnaden skal fordeles over. Du kan også fordele beløp over flere år. Dette vil typisk gjelde leasingkostnader over 36 måneder. Du kan legge periodiseringen i en egen bilagsnummerserie.

Generering av bilagslinjer

Ut fra antall perioder beløpet skal fordeles på og angitt motkonto, opprettes bilagslinjer for valgte perioder.

Fordeling på avdeling, prosjekt mv.

For bedrifter som har flere avdelinger, prosjekter eller andre bærere hvor inntekter og kostnader ønskes fordelt, gjør Duett Periodisering også dette mye enklere. Fordelingen kan skje med lik prosentsats pr. bærer eller med annen fordelingsnøkkel.

Generering av fordeling på bilag

Når ønsket fordeling er valgt, genererer Duett Økonomi bilagslinjer hvor det opprinnelige beløpet fordeles på de valgte bærerne.

Lagring og endring av periodisering

Oppsettet for både periodiseringer og fordelinger kan lagres i Duett Økonomi. Neste gang et bilag skal fordeles på perioder eller flere bærere, kan oppsettet kjapt hentes inn og evt. justeres ved behov.

Endring av periodiserte bilag

Hvis oppsettet for periodiseringen endres i ettertid, vil de bokførte periodiseringene i åpne perioder automatisk bli korrigert. Dette gjelder også periodiseringsposter i framtidige perioder. Denne kraftige funksjonen er ganske unik i Duett Økonomi – og du sparer mye manuelt arbeid!

Fordeler med Duett Periodisering

Duett Periodisering er et verktøy som gir deg et mer korrekt resultatregnskap på en rask og enkel måte. Du sparer mye tid ved at bilagslinjene genereres og bokføres automatisk.

Driftsmidler integrert i regnskapet

Duett Driftsmidler kombineres gjerne med Duett Årsoppgjør, og sørger for dokumentasjon, beregning og bokføring av avskrivninger på alle driftsmidler.

Håndtering av alle typer driftsmidler

Duett Driftsmidler egner seg for dokumentasjon av følgende typer driftsmidler:

• Fast eiendom
• Løsøre
• Immaterielle eiendeler
• Finansielle anleggsmidler
• Finansielle omløpsmidler

Knytning mot transaksjoner/bilag

Bilag for kjøp, påkost og andre viktige transaksjoner kan knyttes opp mot det enkelte driftsmiddel. Dette kan gjøres enten løpende via bilagsregistrering eller i ettertid mot historiske bilag. Med Duett Bilagsbilder kan du knytte opp bilder av både bilagene og driftsmidlene mot Duett Driftsmidler. Slik får du på en god måte dokumentert driftsmidlene med sporbarhet mot bilagene.

Mva.justeringer på kapitalvarer

Når fradragsretten for inngående mva. endrer seg med mer enn 10 prosentpoeng, skal endringene beregnes pr. driftsmiddel og tas med i mva.oppgaven under inngående mva. Duett Driftsmidler håndterer slike justeringer, beregner endringen i inngående mva. og bokfører endringen. Ved realisasjon eller andre endringer kan bokføringen gjøres på nytt med korrigerte verdier til åpne år. Med automatikken i Duett Driftsmidler sparer du mye tid på kompliserte beregninger.

Beregning av avskrivninger

Duett Driftsmidler beregner og bokfører regnskapsmessige avskrivninger for virksomheter med full regnskapsplikt. For personlige foretaksformer beregnes og bokføres skattemessige avskrivninger på saldogruppenivå i Duett Årsoppgjør.

Rapporter

Driftsmiddelrapporten gir en detaljert oversikt over de enkelte driftsmidler. Avskrivningstablået inneholder de opplysninger som skal inn i notene til årsregnskapet. Funksjonen Avstemming driftsmidler gir full kontroll over sammenhengen mellom bokførte verdier og driftsmiddelregisteret. Avstemmingen kan skrives ut eller eksporteres til Excel.

Fordeler med Duett Driftsmidler

• De fire store fordelene med denne modulen er:
• Dokumentasjon av driftsmidlene
• Knytning og sporbarhet mot bilagene
• Beregning og logging av bruksendringer med påfølgende mva. justeringer
• Beregning og bokføring av regnskapsmessige avskrivninger