Salg av varer og tjenester

Duett Faktura er et brukervennlig og skalerbart system. Det kan brukes helt enkelt for å produsere fakturaer med kun tekstlinjer og beløp. Du kan også bruke et mer omfattende vareregister med pris pr. vare.

Bruker du ekstern regnskapsfører?

Duett Økonomi er meget godt tilrettelagt for arbeidsdeling og samarbeid mellom deg og din regnskapsfører. Send fakturaer i EHF-formatet, som PDF i e-post, eller print dem ut. Fakturaene bokføres automatisk ved sending. Du slipper å sende filer eller fakturakopier til regnskapsfører, og begge parter sparer tid.

Funksjoner i Duett Faktura

Duett Faktura er enkelt å bruke. Lag fakturaer, kopier fra en faktura du har lagd før eller hent registrerte og godkjente timer som grunnlag for fakturering. Fakturerer du med KID-nummer kan innbetalingene hentes direkte fra banken. Da sparer du registreringstid og får en oppdatert oversikt over ubetalte fakturaer.

Vareregister

Duett Faktura inneholder et vareregister. Dette bygges opp  etter eget ønske med alfanumeriske varenummer og kobling mot inntektskonto. Varer kan opprettes med alle mva.varianter, dvs. avg.pliktig høy sats, middels sats, lav sats og avgiftsfritt. Bruk av varenummer gir statistikker på hvor mye du har solgt pr. vare, og til hvilke kunder.

Kunderegister

Kunderegisteret kan bygges opp med flere nummerserier og grupperinger.  Du velger pr. kunde om du skal fakturere i norske kroner eller i annen valuta, og om du vil sende PDF eller EHF-faktura i stedet for å skrive ut fakturaen. Til privatpersoner kan fakturaen sendes i Vipps eller privat nettbank for betaling, forutsatt at kunden har sagt ja til å motta alle sine fakturaer der.

Betalingspåminnelser og inkasso

Du kan sende betalingspåminnelser på e-post eller SMS, der kopi av fakturaen automatisk sendes med. Hjelper ikke det, kan du overføre fakturaen til Svea Finans, som sender inkassovarsel og sørger for å inndrive fordringen. Denne tjenesten er gratis for deg, og finansieres av renter og gebyrer som skyldneren betaler.

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans vil inneholde blant annet følgende funksjonalitet:

• Sending e-fakturaer (EHF-format)
• Sending og mottak av e-fakturaer mellom Duett-brukere
• Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer
• Sending og mottak av banktransaksjoner
• Sending og mottak av andre elektroniske transaksjoner

Innholdet i AutoTrans vil fortløpende bli vurdert og videreutviklet.

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDFformat. Duett produserer e-fakturaer i EHF-formatet, som er den vedtatte standarden som de fleste systemer støtter. Dette er også formatet som statlige etater og mange kommuner nå krever. Duett Faktura inkluderer modulen Duett AutoTrans Sende faktura, som produserer slike e-fakturaer i EHF-formatet.

Vedlegg til fakturaer

Du kan sende med PDF-vedlegg til en faktura. Vedlegget laster du opp fra disk, og det lagres i Duett sammen med ordren. Sender du fakturaen som PDF eller som e-faktura (EHF), blir vedlegget automatisk sendt med i riktig format til mottaker.

Sende e-faktura

Når e-fakturaen er produsert, er det to mulige måter å få distribuert den på:

• Via FTP-adresse
• Via AutoTrans

Skal du sende via FTP-adresse, oppgir du denne i kunderegisteret på kunden, med de tekniske spesifikasjonene du får oppgitt fra kunden din.

Sende e-faktura via AutoTrans

Dette er en mye enklere måte å sende e-fakturaer på. Du slipper å definere alle tekniske spesifikasjoner på FTP-adresser. Sendingen gjøres fra fakturautskriftsbildet ved å krysse av for AutoTrans.

Hvordan velge ut kunder?

Utvalg av kunder som kan motta e-faktura via AutoTrans gjøres på følgende måter:

• Kan krysses av i kunderegisteret
• Du får automatisk opp mulige mottakere når du skriver ut fakturaer og har valgt AutoTrans som formidling
• Godtar du forslaget til nye mottakere blir kundene automatisk avkrysset for AutoTrans sending i kunderegisteret

For å bruke AutoTrans på en kunde kreves organisasjonsnummer i kunderegisteret. Duett er integrert med Enhetsregisteret i Brønnøysund. Du kan enten hente org. nr. ut fra navn, eller taste org.nr. på nye kunder og få hentet navn og adresse.

Hvordan komme i gang?

For å aktivere sending via Duett AutoTrans, krysser du av for dette i klientregisteret og svarer Ja for å bekrefte.

AutoTrans og tekniske krav

Duett AutoTrans kan brukes også når du har Duett installert på egen server. Vi sørger for kommunikasjonen fra din Duett gjennom våre servere og aksesspunkt til mottaker.

Pris

E-faktura via AutoTrans sparer avsender for papir, konvolutt, pakking og porto. Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Sende faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering (se eksemplet nederst til venstre). Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å sende e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å sende til alle mottakere, uansett hvilket system de bruker. Duett AutoTrans Sende faktura har heller ingen etableringspris eller månedlig serviceavtale.

Forretningsmodell

AutoTrans er raskt og besparende for:

• Alle regnskapskontor med Duett
• Kunder av regnskapskontor som bruker Duett Faktura (VPN)
• Bedrifter med Duett Faktura uten kobling mot regnskapskontor

Hva er Duett Ordregenerator?

Den vanlige faktureringsmodulen i Duett Økonomi er fleksibel og skalerbar. Her ligger bl.a. mulighet for duplisering av ordrer og oppbygging av av ordremaler. For de som trenger enda mer avansert beregning og kalkulering av ordrer er Duett Ordregenerator en god løsning. Du må ha Duett Faktura for å kunne bruke Duett Ordregenerator. Du må også ha bygd opp et vareregister med nødvendige varer og tjenester du skal fakturere.

Hvem kan bruke Ordregenerator?

Typiske virksomheter som kan ha behov for Duett Ordregenerator er:

• Barnehager
• Vannverk
• Renholds- og renovasjonsbedrifter
• Utmarkslag
• Private kraftverk
• Lag og foreninger
• Foretak med abonnementsfakturering

Innhold i Duett Ordregenerator

Duett Ordregenerator gir tilgang til en egen arkfane i kunderegisteret. Denne er forhåndsdefinert med følgende opplysningsgrupper:

• Eiendom (g.nr, br.nr, kommunenr. mv)
• Person (f.år, inn-/utmeldingdato mv)
• Arial, eiendomskategori
• Vannavgift, vannmåler
• Renovasjonskategori
• Grunnavgift
• Abonnement
• To frie variabelfelter

Alle disse feltene gir mange muligheter til å få gruppert kunder eller medlemmer, og få beregnet fakturaene for disse så enkelt som mulig. Medlemmer i lag og foreninger kan f.eks. grupperes i forhold til type medlemsskap, og om det skal være familierabatt. Tilsvarende kan barn i barnehage knyttes mot riktig avdeling, og om det skal beregnes søskenmoderasjon eller andre fradrag eller tillegg.

Ordremaler

En måte å forenkle automatikken i ordregenereringen på er å opprette ordremaler for de ulike typer ordrer du har behov for. Dette gjør du enkelt fra selve ordreregistreringsbildet. Du behøver ikke å legge inn varenummer, det angir du i genereringsprosessen. Du kan for eksempel legge inn riktig måned eller kvartal i overskriften i malen, og endre det før du setter i gang prosessen neste gang.

Tilknytning/gruppering av kunder

I tillegg til ordregeneratorfeltene, kan det være effektivt å gruppere kundene ved å bruke tilknytning i Duett Økonomi. Dette gjør du i kunderegisteret. Du oppretter selv de tilknytningene du trenger.

Generering av ordrer – utvalg

Når du skal starte den automatiske genereringen av ordrer, gjør du først et utvalg på hvilke kunder som skal faktureres.

Generering av ordrer

Her kobles utvalget på kunder med ordremal, varenummer og hvilket ordregeneratorfelt i kunderegisteret som skal brukes i beregningen.

Videre faktureringsprosess

Du kan velge om du vil se på og redigere de genererte fakturaene, eller om du vil klargjøre dem for fakturasending -/utskrift umiddelbart. Deretter følger du vanlige rutiner for utskrift eller sending og bokføring av fakturaer.

Avansert beregning med formler

Eksemplene som er vist her gjelder abonnementsfakturering med faste beløp pr. kunde. Det kan bygges mer avanserte formler hvor f.eks. felter multipliseres med pris og deretter summeres, eller prisen skal bestå av et grunnbeløp + tillegg avhengig av areal, forbruk eller andre faktorer. På denne måten dekker ordregenerator de aller fleste behov for massegenerering og beregning av fakturaer.