Bilagsbehandling

Bilagsbehandlingen i Duett Økonomi er utviklet så rasjonell som mulig for regnskapsførers behov. Her håndteres transaksjoner og bilag effektivt, uansett om de er manuelle eller elektroniske.

Det er lagd mange smarte snarveier og funksjoner i Duett Økonomi. Blant annet har systemet en unik rettefunksjon, som lar deg endre bilag i åpne perioder uten å måtte reversere bunter eller lage korreksjonsbilag.

Inngående e-fakturaer i EHF-formatet hentes inn via Duett AutoTrans Motta faktura. Papirbilag kan gjøres om til elektroniske bilag via skanning enten med Duett Bilagsbilder eller Duett Bilagsflyt. Får du inngående fakturaer som PDF henter du dem inn i bilagsregistreringen via Duett Bilagsbilder, eller konverterer dem til EHF.

Duett AutoTrans Sende faktura gir enkel mulighet for sending av e-fakturaer i EHF-formatet. Dette er den beste måten å sende fakturaer til andre næringsdrivende på.

Betaling og oppfølging av reskontro gjøres elektronisk og effektivt i Duett Økonomi. Systemet håndterer direkte remittering, avtalegiro og autogiro, automatisk oppdatering av OCR-filer, purringer, factoring og inkasso. Mange kunder trenger hjelp til å få struktur på betalinger, fordringer og purringer, og Duett Økonomi er med sin automatikk et meget godt verktøy for det.

Duett Økonomi er godt tilrettelagt for å importere transaksjoner også fra andre systemer, og har ferdige integrasjoner mot en del fagsystemer.

 

Velg i menyen til venstre hvilke prosesser du vil vite mer om.

Duett har fokus på samspill direkte med kundene. Ta en Duett med oss, så får du smarte løsninger som effektiviserer hverdagen!

 

Produktark

Her finner du mer informasjon om bilagsbehandlingen i Duett.

Duett Bilagsflyt

Duett Bilagsflyt er en dokumenthåndteringsprosess som kjøres i forkant av bokføringen i Duett.no. Bilagsflyt eliminerer manuell registrering av spesielt inngående fakturaer. Papirbilag går gjennom en skanneprosess og blir elektronisk lesbare. PDF-fakturaer hentes inn uten skanning. Deretter tolkes fakturaene, og kan sendes ut til attestering. Etter kontroll og kontering hentes bilagene inn i Duett.no  og bokføres der med noen få tastetrykk.

God maskinell tolking

Bilagsflyt har et godt tolkeverktøy. Det betyr at systemet med stor nøyaktighet henter nødvendige datoer og beløp fra fakturaen, og plasserer disse riktig inn i Duett Økonomi. Første gang en faktura kommer fra en ny leverandør, kan du ved behov hjelpe tolken med å finne riktige felter. Deretter lagres dette, slik at neste faktura fra samme leverandør blir tolket riktig.

E-faktura

Duett Bilagsflyt tar også i mot e-fakturaer fra leverandører. Du slipper skanne- og tolkeprosessen, fakturaene leses direkte inn og er klare for attestasjon, kontering og bokføring.

Elektronisk attestasjon

For bedrifter som har flere avdelinger, flere attestanter eller store mengder bilag som skal attesteres, vil Bilagsflyt være veldig besparende. Regnskapsfører styrer hvem som skal attestere, og attestanten får en mail med link til bilaget. Attestanten får daglige mailpåminnelser helt til bilaget er attestert. Avhengig av ansvar og kompetanse kan attestanter også kontere bilagene, dette tilpasses hver enkelt bruker og bedrift. Et bilag forsvinner aldri når det først ligger i Bilagsflyt, og regnskapsfører har full kontroll på hvilken attestant som har bilaget.

Søk, oppslag og elektronisk lagring

Bildet av bilaget følger transaksjonen helt inn i Duett Økonomi. Det betyr at både du og kunden din enkelt kan søke opp og se bilagene både via Duett Økonomi og i Bilagsflyt. Bilagene er elektronisk arkivert så lenge dere ønsker, og dere sparer dermed også fysisk lagerplass.

Hvem skal skanne bilagene?

Duett Bilagsflyt egner seg veldig godt for regnskapskontor og deres kunder. Kunden kan skanne og tolke bilagene selv, mens regnskapsfører konterer og bokfører dem. Elektronisk attestasjon kan utelates hvis kunden kun skanner bilag som er godkjente. Kunden kan få tilgang til søk og oppslag, og slipper å be regnskapsfører om kopi av bilag. Regnskapsfører kan også skanne for sine kunder, slik at kundene leverer bilagene som før.

Fleksibelt opplegg pr. kunde

Bilagsflyt tilpasses enkelt og fleksibelt til kundens behov. Slik kan regnskapskontoret tilby en enkel arkiv- og søkefunksjon for kunder som ønsker det, eller en omfattende løsning med elektronisk attestasjon for kunder med slike behov.

Bilagstyper

Bilagsflyt kan behandle inngående fakturaer, utgående fakturaer, kontante bilag, korreksjonsbilag og evt. andre inntekts- og kostnadsbilag. Bilagsflyt håndterer altså både papirbilag og elektroniske bilag.

Bilagsflyt gir nye muligheter

Når inngående fakturaer bokføres jevnlig, kan betaling til leverandørene overføres automatisk til banken. Dette sparer tid både for kunden og regnskapsfører. For regnskapskontor vil innføring av Duett Bilagsflyt også gjøre det lettere å påta seg oppdrag for kunder i andre geografiske områder, fordi behovet for fysisk levering av papirbilag elimineres nesten 100 %.

Gi kundene tilgang til regnskapet (spesielt for regnskapskontor)

Gjennom Duett MinSide kan du tilby kundene tilgang til grafiske nøkkeltall og rapporter. Der kan kundene klikke seg helt ned til bilagene i Bilagsflyt. I MinSide kan kundene også registrere timer eller utgående fakturaer. Med bruk av Bilagsflyt og MinSide blir regnskapet raskere oppdatert. Det blir dermed et bedre styringsverktøy for kunden, som gjør det lettere for deg å gi kunden gode råd basert på regnskapet.

Duett Bilagsbehandling

Duett Økonomi er utviklet i samarbeid med regnskapsførere. Bilagsbehandlingen utgjør en vesentlig del av arbeidet for en regnskapsfører, og må være så rasjonell som mulig. Duett Økonomi er raskt og effektivt for både manuell registrering og håndtering av elektroniske bilag.

Bilag oppdateres direkte i hovedbok

Duett Økonomi har ingen bilagsbunter. Det sparer regnskapsfører for tid. Når et bilag går i null og du går videre til neste bilag, oppdateres transaksjonene umiddelbart til hovedbok og evt. reskontro. Slik kan du ta ut rapporter, betale eller avstemme konti uten noen flere oppdateringsprosesser.

Korreksjon av bokførte bilag

Duett Økonomi har en av markedets enkleste rettefunksjoner! Du henter opp bokførte bilag for korreksjon direkte fra registreringsbildet. Så lenge perioden er åpen og du ikke har levert mva.oppgave for perioden, oppdateres korreksjonen direkte på bilaget uten at du må reversere eller lage manuelle korreksjonsbilag. Dette er en av de store fordelene med Duett.no sin bilagshåndtering.

Hvis du har lukket perioden og levert mva. oppgave, kan du fortsatt korrigere på samme måte, men da vil Duett Økonomi automatisk reversere den opprinnelige posteringen, og produsere et korreksjonsbilag i ny periode. Har korreksjonen mva.effekt, får du en korreksjonspost på neste mva. oppgave. Alternativt fører du korreksjonen manuelt, slik at du slipper korreksjonsposter i mva. oppgaven. Automatiske korreksjonsbilag og opprinnelige bilag får en automatisk kryssreferanse som viser sammenhengen.

Smarte bilagsarter

Duett Økonomi bruker bilagsarter for å skille på fakturaer, betalinger og andre bilagstyper. Søk på konto vil automatisk vise riktig type, dvs. enten hovedbokskonto, kunde- eller leverandørreskontro. Duett Økonomi har i tillegg spesialbilagsarter for å forenkle visse typer posteringer. Dette gjelder f.eks. inngående fakturaer hvor betalingen er gjort i nettbank. Istedet for å kopiere fakturaen for å lage et manuelt betalingsbilag, lager Duett Økonomi automatisk to posteringer og krysser i reskontro, slik at regnskapsprinsippet overholdes.

Tilpasning av skjermbildet

Du har stor fleksibilitet i hvilke felter du vil ha i bilagsregistreringen, og rekkefølgen på dem. Bruker du f.eks. avdeling og prosjekt plasserer du disse feltene der du vil ha dem. Fører du regnskap for flere klienter, kan du ha forskjellige oppsett på hver klient.

Automatisk teksting av bilag

Duett Økonomi tekster bilagene i stor grad automatisk. Bilagsteksten vises i hovedbok og andre bilagsrapporter. En inngående faktura vil f.eks. tekstes IF Leverandørnavn, og en manuelt ført innbetaling med Bet. Kundenavn. Dette er til hjelp for både regnskapsfører og evt. revisor. Vil du spesifisere teksten mer, kan du gjøre det enten manuelt eller ved å lage egne tekstkoder.

Filter og snarveier

Fra bilagsregistreringen har du raske skjermoppslag. Du kan slå opp i reskontro, hovedbok eller gjøre andre oppgaver uten å lukke bilagsregistreringsbildet.

Nullkontroll og saldering

Duett Økonomi sjekker at alle bilag går i null. Ved avvik får du feilmelding. Automatisk utfylling av betalingskonto eller en salderingsfunksjon for motposteringer er besparende for bilag med mange posteringer. Reskontrokontroll mot hovedbok gjøres automatisk ved periodelukking.

Import av elektroniske bilag

Inngående e-fakturaer leses inn via Duett AutoTrans Motta Faktura. For å lese inn PDF-fakturaer eller skanne papirfakturaer har Duett Økonomi to varianter av skanneløsning, Bilagsbilder og Bilagsflyt. Bilagsbilder håndterer alle typer vedlegg og dokumentasjon til bilag, mens Bilagsflyt har maskinell tolking og en mer omfattende attestasjonsløsning. Duett Økonomi er også godt tilrettelagt for import fra andre økonomi- og fakturasystemer. En fleksibel veiviser hjelper deg med importen inn til Duett Økonomi.

Duett Bilagsflyt

Denne funksjonen er Duett Økonomi sin egen løsning for å knytte bilder av bilag opp mot transaksjonene i bilagsregisteret. Dette kan gjøres mens du registrerer bilaget, eller som dokumentasjon i ettertid. Med Duett Bilagsbilder kan papirbilag skannes og dermed omgjøres til elektroniske bilag.

Fordeler med Duett Bilagsbilder

Funksjonen er enkel å bruke, og har følgende fordeler:

  • Takler alle vanlige typer bildefiler (PDF, JPG, BMP, PNG, GIF, TIFF m.fl.)
  • Det er ingen begrensning på hvilke typer bilag eller dokumentasjon du kan knytte opp bilder av
  • Bilagsbildet er tilgjengelig for oppslag i bilagsregistrering, grafiske rapporter og fleksibel resultatrapport
  • MinSide-brukere vil få drilldown til bilagsbildene og mulighet for attestasjon

Innhenting av bildefiler

Hvis du fører regnskap for flere klienter, anbefaler vi at det lages en mappe med bildefiler pr. klient. Dette tilbyr vi som tjenesten Duett Økonomi automatisk bilagsmottak. Hver klient får da en unik e-postadresse, som leverandørene kan sende inngående fakturaer til. Mottatte papirbilag og kvitteringer kan skannes eller tas mobilbilder av, og sendes til samme e-post. Duett Bilagsbilder har ingen automatisk tolking (prekontering av leverandør, beløp, dato mv.) Du henter bildet og gjør konteringen på vanlig måte. Bilag kan skannes samlet til én stor fil, og splittes opp i enkeltbilag i Duett Økonomi under registrering. Bilagsbildene blir automatisk merket og vises ikke i mappa neste gang. Når bilagsbildene er knyttet mot bilag, lagres de i Duett-databasen som en del av bilaget.

Bilagsbilder for alle typer vedlegg

Tradisjonelle skanneløsninger har som regel hovedfokus på inngående fakturaer. Duett Bilagsbilder har ingen begrensninger. Du kan knytte opp alle typer vedlegg til bilag (fraktbrev, pakksedler, bestillinger, reiseutlegg, bilder mv.) Kombinert med Duett Driftsmidler får du en unik dokumentasjon av driftsmiddelregisteret. Du kan knytte opp bilagsbilder på investeringer eller salg løpende gjennom året. Kort sagt, i alle tilfeller hvor det kan være nyttig å ha oppslag mot bilagsbildet, kan du knytte det opp mot transaksjonen.

Oppslag av bilagsbilder

I bilagsregistreringen kan visningen av bilagsbilder slås av og på etter behov. Bilagsbildene er som nevnt tilgjengelige via flere skjermrapporter, bl.a. fleksibel resultatrapport samt de grafiske MinSide-rapportene. Her starter du på overordnet nivå og klikker deg ned til bildet av bilaget.

Kobling mot Duett Økonomi

Duett MinSide er løsningen for regnskapskontorenes kunder, bedriftsledere eller andre som vil ha tilgang til dynamiske webrapporter. MinSide-brukere kan se Bilagsbilder i drilldown fra disse rapportene. Inngående fakturaer og andre bilag kan attesteres av kunden på MinSide. Kunden godkjenner eller avviser, og kan angi delbetaling av beløpet som vil oppdatere remitteringen i Duett. Se også egen beskrivelse av Duett MinSide Attestasjon.

Elektroniske bilag

Duett Bilagsbilder er beregnet på bilag som ikke kommer i maskinlesbart elektronisk format. Inngående e-fakturaer i EHF-formatet håndteres derfor i Duett AutoTrans Motta faktura. Også slike fakturaer kan attesteres i MinSide.

Automatisk Bilagsmottak

Duett Bilagsbilder og lagring

Duett Økonomi har en innebygd funksjon for Bilagsbilder. Dette betyr at bilder av bilag lagres i dokumentarkivet i Duett Økonomi, og knyttes opp mot bilagsregisteret. Dette gir mulighet for oppslag på f.eks. en inngående faktura fra bilagsregisteret, skjermoppslag og grafiske rapporter i MinSide. Se for øvrig egen beskrivelse av Duett Bilagsbilder.

Hvilke bildetyper kan brukes?

Duett Økonomi kan lese de aller fleste bildeformat, som skannede papirbilag, PDF-fakturaer sendt direkte fra leverandør, mobilbilder eller andre formater. I lagringsprossen i bilagsregisteret vil alle bilder konverteres til PDF og lagres i dokumentarkivet i Duett Økonomi.

Hvordan ta i mot og lagre bilder?

Mange regnskapsførere tar i mot skannede bilag og PDF-fakturaer på mail fra sine kunder. Uten en god struktur på mottak, mellomlagring og videre håndtering av disse kan det lett bli uoversiktelig. Vår løsning for automatisering av dette mottaket inneholder følgende elementer:

  • Opprettelse av epostadresse pr. klient
  • Opprettelse av filmappe pr. klient
  • Automatisk lagring av vedlegg (bilder) fra mail til riktig mappe pr. klient

Deretter kan regnskapsfører som en engangsjobb koble hver klientmappe med bilder mot riktig klient i Duett.no. Dette gjøres ved å angi korrekt mappe i Duett Bilagsbilder i bilagsregisteret.

Epostadresse pr. klient

Vi bruker her regnskapskontorets domene, og oppretter gjerne et subdomene her. for eksempel «ebilag». Hver klient får en unik epostadresse. Vi kan bruke enten kundens initialer i Duett eller navn, f.eks. «AB1@ebilag.regnskapskontoret.no». Regnskapsfører må deretter gi kundene beskjed om sin unike epostadresse. Kundens leverandører må også informeres.

Automatisk mottak og mellomlagring

Leverandørene må få beskjed når mottaksadressen er klar. Ved å få dem til å sende faktura i e-post til mottaksadressen, unngås skanning av papirbilag. Når e-poster kommer inn til mottaksadressen, sørger vi for at bildefilene automatisk lagres til riktig mappe pr. klient. Ønsker det å legge ved noen kommentarer må det gjøres utenom, altså i en epost direkte til regnskapsfører. Verken vi eller regnskapsfører leser epostene med bilag, det er kun vedlegget som tas vare på.

Kobling mot Duett Bilagsbilder

Som nevnt må regnskapsfører angi riktig klientmappe i Duett Bilagsbilder første gangen denne funksjonen brukes pr. klient. I eksemplet vi har brukt her med klient AB1 vil mappen med bilagsbilder ligge på T:[scanner]AB1. Deretter vil Duett Økonomi huske riktig mappe.

Forutsetninger for løsningen

For å kunne ta i bruk denne lagringsfunksjonen må regnskapskontoret ha Duett Økonomi eller få driftet Duett Økonomi hos Duett. Regnskapskontor som benytter andre ASP-leverandører bør kunne få en lignende løsning hos dem.

Hvordan komme i gang?

Ønsker du å ta i bruk automatisk mottak av bilagsbilder, registrerer du dette som en sak via Kundeportalen, eller sender en epost til support@duett.no

Duett AutoTrans Motta faktura

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett Økonomi sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans inneholder blant annet følgende funksjonalitet:

  • Sending e-fakturaer (EHF-format)
  • Sending av e-fakturaer til andre Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av e-fakturaer fra andre Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer

Fordeler med mottak av e-faktura

Mange leverandører tilbyr e-faktura. Innhenting av e-fakturaer har mange fordeler:

  • Inngående e-fakturaer hentes direkte inn i Duett Økonomi, uten papir eller skanning
  • Du forkorter behandlingstiden for en inngående faktura
  • Du får betalt fakturaer med kort kredittid innen fristen, og slipper dermed purringer, renter og gebyrer
  • Du har drilldown ned til e-faktura i oppslag og rapporter

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDF-format. Duett.no støtter både sending og mottak av e-fakturaer i EHF-formatet, som er standarden som brukes både av det offentlige og privat næringsliv.

Starte mottak av e-faktura

Vår AutoTrans-sentral tar i mot inngående e-fakturaer fra alle som benytter standard EHF-format for sine fakturaer gjennom PEPPOL-nettverket. Du slår på Duett AutoTrans Motta faktura i klientregisteret, og er da klar til å hente alle tilgjengelige e-fakturaer.

Hvordan ser EHF-formatet ut?

Elektronisk handelsformat (EHF) er beregnet på maskinell utveksling av informasjon mellom sender og mottaker. Fakturaen vil her ikke presenteres på vanlig måte med logo, grafikk og fritekster. I Duett.no har vi derfor lagd en visningslayout for EHF-formatet som viser de feltene som er mulige å hente. Dette inkluderer varelinjene på fakturaen, som er synlige i konterings- og godkjenningsbildet i Duett Økonomi.

Godkjenning av e-fakturaer

Inngående e-fakturaer kan distribueres til attestasjon på kundens Duett MinSide. E-fakturaene lastes opp og går deretter ut til attestasjon. Endelig kontering kan oppdateres i bilagsregisteret når kunden har attestert. Det kan også settes opp en SMS-varsling til kunden om at det ligger fakturaer på MinSide for attestasjon. Alternativt kan regnskapsfører sette opp en automatisk e-postvarsling til kunden, hvor kopi av fakturaen ligger ved. Denne metoden innebærer at kunden må godkjenne fakturaen ved å returnere varslingsmailen til sin regnskapsfører.

Konteringsforslag og bokføring

Det kan settes opp standard konteringsforslag pr. leverandør. Det kan skilles på ulike konti avhengig av om innkjøpet er mva.pliktig, mva.fritt eller har lav eller middel mva.sats. Slik sparer du tid på konteringen. I konteringsbildet ser du varelinjer og annen relevant informasjon pr. e-faktura. Etter kontering velger du bokfør, og transaksjonene oppdateres direkte i bilagsregisteret.

Oppslag på e-fakturaer

En av de store fordelene med et elektronisk bilag er at det er tilgjengelig i oppslag og rapporter. Dette gjelder fra bilagsregister, MinSide, fleksible rapporter og andre oppslag med drilldown.

AutoTrans og tekniske krav

Det eneste tekniske kravet til Duett AutoTrans er at du har internettilgang. Via vår AutoTrans-sentral sørger vi for kommunikasjonen mellom din Duett, attestanter og leverandørene som sender e-faktura.

Pris Duett AutoTrans Motta faktura

Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Motta faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering. Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å motta e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å motta fra alle avsendere, uansett hvilket system de bruker.

Fordeler med AutoTrans

Du vil spare mye tid ved å sende og motta ulike transaksjoner via AutoTrans, og de elektroniske bilagene vil være tilgjengelige i oppslag og rapporter. Både sending og mottak av e-fakturaer er mulig, og flere tjenester blir lansert etter hvert.

Duett Reskontrooppfølging

Oppfølging av betalinger

Duett Økonomi har gode funksjoner for å følge opp både kunder og leverandører. De mest vanlige funksjonene for dette er:

  • Betalingsformidling
  • Rente/purre
  • Eksport til factoring
  • Eksport til inkasso

Betalingsformidling

Betalingsformidling er et samlebegrep for elektronisk og besparende håndtering av betalinger. Du slipper manuell registrering av betalingene. Bilagene blir automatisk postert mot bankkonto og den enkelte kunde-/leverandørreskontro. Med betalingsformidling får du flere muligheter:

  • Innlesing av innbetalinger
  • Betaling til leverandører
  • Autogiro
  • Avtalegiro

Kundefordringer

Når fakturaene er sendt dine kunder, starter den delen av jobben som ofte forsømmes, nemlig å få kundene dine til å betale. Mange bedrifter sliter med dårlige betalere, og blir dermed selv påført likviditetsproblemer. Duett Økonomi hjelper deg å holde styr på fordringene dine, og du har flere muligheter her for effektiv oppfølging av kundereskontro.

Fakturering med KID-nummer

Det aller viktigste er at du sender ut fakturaer med KID-nummer. Det finnes flere ferdige layout-varianter i Duett.no som har KID-nummer. For å kunne bruke KID-nummer, må du ha et avtalenummer som kommuniseres med Nets. Et KID-nummer består normalt av kundenummer + fakturanummer + et kontrollsiffer, og genereres automatisk av Duett.no når du produserer fakturaen.

Innlesing av innbetalinger

Når dine kunder betaler fakturaene med KID-nr., registreres dette elektronisk hos Nets. I stedet for å motta papirbilag på disse innbetalingene, vil innbetalingene automatisk lastes inn til regnskapet og bokføres mot bank og riktig kunde. Da har du et oppdatert grunnlag for purringer. Innbetaling fra kunder som ikke bruker KID-nummer ved betaling, vil du få melding/bilag på fra banken. Disse må oppdateres manuelt, gjerne med dokumentasjon i Bilagsbilder.

Rente/purre

Vi anbefaler at du purrer dine kunder minst hver 14. dag. Duett.no har gode og fleksible purrerutiner. Du bestemmer selv om du vil sende inkassovarsel på 1. eller 2. purring. Duett.no inneholder forslag til standard purretekst, som kan endres. Renter kan beregnes og vises på purringen, eller sendes som egne rentenotaer. Du kan enkelt plukke vekk fakturaer som ikke skal purres på.

Factoring

Duett Økonomi støtter oversending av fakturainformasjon til blant annet Hokas og Lindorff. Du fakturerer på vanlig måte, men overfører fordringene til factoringselskapet for videre oppfølging. Betalingen vil da skje til factoringselskapet, og du får ditt oppgjør direkte fra dem.

Eksport til inkasso

Duett Økonomi har mulighet for å generere fil med inkassokrav  for oversending til inkassoselskap. Duett Økonomi støtter Lindorff sitt filformat. Hver enkelt sak oppdateres med saksnummer og status fra inkasso- selskapet.

Leverandørgjeld

Duett Økonomi har gode løsninger for betaling av leverandørgjeld. Du slipper manuell registrering av betalinger både i nettbank og i Duett Økonomi, betalingene blir utført på forfall, og du unngår purringer, renter og gebyr pga. for sen betaling. Du kan også sende betalinger med forfall fram i tid, f.eks. når du skal ha ferie. Betalinger kan kombineres med attestasjon på MinSide.

Betaling til leverandører

Inngående fakturaer oppdateres først i Duett Økonomi med riktig forfallsdato og KID-nummer. Du kan attestere fakturaene elektronisk i MinSide. I samme prosess kan du legge fakturaene til betaling på forfallsdato, og sende transaksjonene rett til banken. Etter betaling blir bankkonto og leverandørreskontroen automatisk oppdatert.

Duett Inkasso

Hvem trenger Duett Inkasso?

Duett Inkasso er en egen modul som kombineres med Duett Faktura og evt. Duett Rente/purre. Den passer for alle som ønsker å bruke inkassoselskap for oppfølging av sine fordringer.

Hva er Duett Inkasso?

Duett Inkasso er en integrasjon mellom Duett Økonomi og et inkassoselskap, hvor fordringer oversendes til videre behandling. Fordringer kan oversendes og følges opp på flere alternative stadier i prosessen. Det vanlige er å oversende fordringene når inkassovarsel er sendt kunde.

Hvilke formater støttes

Duett Inkasso støtter Lindorff sitt filformat. Også en del andre inkassoselskaper bruker samme format. Bruk av Duett Inkasso betinger en avtale med et inkassoselskap som støtter dette formatet.

Hvilke opplysninger eksporteres

Filen til inkassoselskapet inneholder kopi av faktura og alle nødvendige opplysninger om fordringene pr. kunde.

Kopi av faktura sendes automatisk

Sammen med detaljerte fakturaopplysninger genereres også en kopi av hver enkelt ubetalte faktura. Kopien legges ved som pdf-fil og hentes direkte fra Duett automatisk.

Eksportfil sendes på E-post

Duett Inkasso genererer en E-post til valgt kontaktperson hos inkasso- selskapet. Her legges eksportfilen + kopi av fakturaene ved. Du kan evt. redigere E-posten før den sendes.

Full kontroll over framdriften

Når eksportfil er sendt, merkes fordringene i reskontroen som «Sendt til inkassobyrå». De blir dermed ikke med på senere innsendinger. Kvitteringsfil fra inkassoselskapet kan leses inn i Duett. Da oppdateres reskontroen med saksnr. på fordringene. Senere oppdateringer tar med seg statuskoder (S-koder) som viser status på hver enkelt fordring. Slik ser du enkelt hvor langt i prosessen innkrevingen har kommet.

Betalinger hentes elektronisk

Vi anbefaler OCR-avtale med banken. Kombinert med KID-nr. på utgående fakturaer, henter du da kundeinnbetalinger fra banken for automatisk bokføring og kryssing i reskontro. Dette vil også gjelde innbetalinger som kommer via inkassoselskapet. Uten OCR-avtale bokføres alle innbetalinger manuelt.

Fordeler med Duett Inkasso

Duett Inkasso gir deg mulighet for å få fordringene raskere inn. Automatikken i Duett Inkasso sikrer korrekt og rask overføring av nødvendige data til inkassoselskapet. Samtidig ser du framdrift og status på fordringene i reskontroen i Duett. Ved å bruke et profesjonelt inkassoselskap slipper du også ubehagelige telefoner og mye unødvendig tidsforbruk på oppfølging av trege betalere.

Hjelp i systemet

Elektronisk hjelpefil er inkludert i Duett. Vi tilbyr også opplæring via besøk, telefon eller over linje.

Duett er en av markedslederne

Våre ca. 8000 kunder leverer årlig over 90.000 regnskap. Duett brukes av regnskapskontorer, revisorer og små og mellomstore foretak for øvrig.

Duett videreutvikles kontinuerlig

Duett oppdateres med flere nye versjoner hvert år. Dette gir deg trygghet for at du har en kraftig og fremtidsrettet løsning til enhver tid.

Duett Periodisering

Hvem trenger Duett Periodisering?

Duett Periodisering passer for alle som har mer enn én regnskapsperiode pr. år og/eller som har behov for en automatisk splitting på avdeling, prosjekt eller andre bærere.

Hva er Duett Periodisering?

Duett Periodisering er aktuelt for behandling av enkelte typer inntekter og kostnader, og har to hovedfunksjoner:

  • Fordeling av beløpet over flere regnskapsperioder
  • Fordeling av beløpet på flere avdelinger, prosjekt mv.

Fordeling over flere perioder

Inntekter og kostnader som gjelder flere perioder bør fordeles for å få et korrekt perioderegnskap.Typiske eksempler her er forsikringer, telefonkostnader, forskuddsbetalt leasing og leieinntekter-/kostnader.

I oppsettet velges hvor mange perioder inntekten eller kostnaden skal fordeles over. Du kan også fordele beløp over flere år. Dette vil typisk gjelde leasingkostnader over 36 måneder. Du kan legge periodiseringen i en egen bilagsnummerserie.

Generering av bilagslinjer

Ut fra antall perioder beløpet skal fordeles på og angitt motkonto, opprettes bilagslinjer for valgte perioder.

Fordeling på avdeling, prosjekt mv.

For bedrifter som har flere avdelinger, prosjekter eller andre bærere hvor inntekter og kostnader ønskes fordelt, gjør Duett Periodisering også dette mye enklere. Fordelingen kan skje med lik prosentsats pr. bærer eller med annen fordelingsnøkkel.

Generering av fordeling på bilag

Når ønsket fordeling er valgt, genererer Duett Bilagslinjer hvor det opprinnelige beløpet fordeles på de valgte bærerne.

Lagring og endring av periodisering

Oppsettet for både periodiseringer og fordelinger kan lagres i Duett. Neste gang et bilag skal fordeles på perioder eller flere bærere, kan oppsettet kjapt hentes inn og evt. justeres ved behov.

Endring av periodiserte bilag

Hvis oppsettet for periodiseringen endres i ettertid, vil de bokførte periodiseringene i åpne perioder automatisk bli korrigert. Dette gjelder også periodiseringsposter i framtidige perioder. Denne kraftige funksjonen er ganske unik i Duett – og du sparer mye manuelt arbeid!

Fordeler med Duett Periodisering

Duett Periodisering er et verktøy som gir deg et mer korrekt resultatregnskap på en rask og enkel måte. Du sparer mye tid ved at bilagslinjene genereres og bokføres automatisk.

Duett videreutvikles kontinuerlig

Duett oppdateres med flere nye versjoner hvert år. Dette gir deg trygghet for at du har en kraftig og fremtidsrettet løsning til enhver tid.

Duett Driftsmidler

Driftsmidler integrert i regnskapet

Duett Driftsmidler kombineres gjerne med Duett Årsoppgjør, og sørger for dokumentasjon, beregning og bokføring av avskrivninger på alle driftsmidler.

Håndtering av alle typer driftsmidler

Duett Driftsmidler egner seg for dokumentasjon av følgende typer driftsmidler:

  • Fast eiendom
  • Løsøre
  • Immaterielle eiendeler
  • Finansielle anleggsmidler
  • Finansielle omløpsmidler

Knytning mot transaksjoner/bilag

Bilag for kjøp, påkost og andre viktige transaksjoner kan knyttes opp mot det enkelte driftsmiddel. Dette kan gjøres enten løpende via bilagsregistrering eller i ettertid mot historiske bilag. Med Duett Bilagsbilder kan du knytte opp bilder av både bilagene og driftsmidlene mot Duett Driftsmidler. Slik får du på en god måte dokumentert driftsmidlene med sporbarhet mot bilagene.

Mva.justeringer på kapitalvarer

Når fradragsretten for inngående mva. endrer seg med mer enn 10 prosentpoeng, skal endringene beregnes pr. driftsmiddel og tas med i mva.oppgaven under inngående mva. Duett Driftsmidler håndterer slike justeringer, beregner endringen i inngående mva. og bokfører endringen. Ved realisasjon eller andre endringer kan bokføringen gjøres på nytt med korrigerte verdier til åpne år. Med automatikken i Duett Driftsmidler sparer du mye tid på kompliserte beregninger.

Beregning av avskrivninger

Duett Driftsmidler beregner og bokfører regnskapsmessige avskrivninger for virksomheter med full regnskapsplikt. For personlige foretaksformer beregnes og bokføres skattemessige avskrivninger på saldogruppenivå i Duett Årsoppgjør.

Rapporter

Driftsmiddelrapporten gir en detaljert oversikt over de enkelte driftsmidler. Avskrivningstablået inneholder de opplysninger som skal inn i notene til årsregnskapet. Funksjonen Avstemming driftsmidler gir full kontroll over sammenhengen mellom bokførte verdier og driftsmiddelregisteret. Avstemmingen kan skrives ut eller eksporteres til Excel.

Fordeler med Duett Driftsmidler

  • De fire store fordelene med denne modulen er:
  • Dokumentasjon av driftsmidlene
  • Knytning og sporbarhet mot bilagene
  • Beregning og logging av bruksendringer med påfølgende mva. justeringer
  • Beregning og bokføring av regnskapsmessige avskrivninger
Duett Handyman-sync

Hva er Handyman?

Handyman leveres av selskapet ePocket Solution AS, og er en bransjeløsning for bl.a. rørleggere og elektrikere. Løsningen er basert på en administrasjonsenhet og mobile enheter ute i felten. Handyman har fokus på bl.a. oppdragsadministrasjon samt time- og materiellregistrering. De ansatte i disse bedriftene jobber ute på oppdrag, og får tildelt arbeidsoppgaver via Handyman-programvaren på sin mobiltelefon. Der kan de også registrere timer, forbrukt materiell og hente/lagre dokumentasjon for de enkelte oppdrag. Inne på kontoret hos rørlegger/elektriker administreres oppdragene, timer og materiellforbruk godkjennes og det gjøres klart for fakturering.

Integrasjon med Duett

Mange regnskapskontor har klienter som bruker Handyman. Integrasjonen mellom Handyman og Duett har følgende funksjoner:

  • Synkronsiering av faste registre
  • Automatisert innhenting av ordregrunnlag fra Handyman

Synkronisering av faste registre

De er tre hovedregistre som må være synkronisert mellom Duett og Handyman:

  • Kunder
  • Varer
  • Ansatte

Registrene for varer og ansatte ajourholdes i Duett, og synkroniseres fra Duett til Handyman. Kunderegisteret i Duett synkroniseres begge veier. Det betyr at en ny kunde også kan opprettes i Handyman og synkroniseres tilbake til Duett.

Innhenting av ordregrunnlag

Etter registrering av timer og medgått materiell på de mobile enhetene, godkjennes dette av administrasjonen hos bedriften. Deretter kan timer og materiell overføres som ordregrunnlag inn i Duett. Gjøres det endringer i fakturaene i Duett før utskrift, vil dette synkroniseres tilbake til Handyman. Deretter genereres fakturaene og sendes ut fra Duett. Innhenting av innbetalinger og videre reskontrooppfølging gjøres også i Duett.

Hvordan komme i gang?

Du må ha anskaffet og aktivert modulen Duett Handyman-sync. Deretter må synkronisering av faste registre og annen konfigurering utføres i Duett og i Handyman. Dette må utføres av våre kvalifiserte konsulenter. Konfigureringen gjøres pr. klient som skal ha integrasjonen. Vi sørger også for nødvendig opplæring av alle berørte parter. Teknisk krever integrasjonen at Duett er installert på MS SQL Server 2008 (R2) eller nyere.

Handyman-integrasjonens fordeler

Den største besparelsen med denne integrasjonen er at regnskapsfører slipper å punche opp igjen fakturaer i Duett. Ved at faste registre synkroniseres automatisk, opprettes nye kunder, varer og ansatte også bare en gang. Dette sikrer konsistente data og sparer tid for alle parter.

Duett MinSide Attestasjon og betaling

Attestasjon og betaling inngår i Duett MinSide, og er en vesentlig del av konseptet for elektronisk håndtering av transaksjoner. Attestasjonsløsningen inneholder verktøy for distribusjon av bilag til godkjenning og kommentarer. Betalingsløsningen gir sømløs overføring av utbetalinger med automatisk bokføring. Attestasjon kan kombineres med tradisjonell filbasert remittering, dersom det er ønskelig.

Endring av betalingsdetaljer

Attestanten vil ha mulighet for å endre både beløp og betalingsdato på fakturaen. Dette kan f.eks. være aktuelt ved avtaler om delbetaling, eller hvis det er avtalt kreditnota på deler av beløpet. Fakturaen vil uansett bli bokført med opprinnelig beløp ihht. god regnskapsskikk.

Bilagsregisteret er utgangspunkt

Forutsetningen for å kunne sende noe ut på attestasjon er at du har hentet inn og bokført bilaget i Bilagsregisteret. Dette er ulikt mange andre attestasjonsløsninger. Duett har en unik rettefunksjon, der bilag i åpne perioder kan korrigeres uten reversering og produksjon av korreksjonsbilag. Slik kan du enkelt gjøre eventuelle nødvendige endringer i konteringen etter at kunden har attestert og kommentert.

Duett Bilagsbilder

Duett Bilagsbilder med bildearkiv er en standard del av bilagsregisteret. Her knyttes bilder av bilagene opp mot transaksjonen i bilagsregisteret. Kunden vil dermed se bildet av bilaget i rutinen for attestasjon.

Alle typer inngående fakturaer

Attestasjon kan brukes for inngående fakturaer som kommer via AutoTrans (EHF), direkte fra leverandør som PDF eller skannet fra papirbilag. Attestanten kan også laste opp fakturabilder på MinSide.

Duett AutoTrans Motta faktura

Dette er løsningen for å hente inngående e-fakturaer i EHF-formatet. E-fakturaen vil vises for attestanten på samme måte som Bilagsbilder. Her vil Duett i tillegg kunne settes opp med konteringsforslag pr. leverandør. AutoTrans Motta faktura kan hente inngående e-fakturaer fra alle leverandører som benytter det standardiserte EHF-formatet, uavhengig av system. Dette er enkelt å bruke. Du merker av i klientregisteret at du vil bruke funksjonen, og sørger for å ha registrert organisasjonsnummer på disse klientene.

SMS-varsling til attestant

Du kan sette opp et mobilnummer pr. klient som automatisk vil få varsling to ganger pr. døgn når bilag har blitt merket til attestasjon. Det samles altså opp, slik at det ikke sendes en SMS pr. bilag.

Attestantens muligheter

I attestasjonsbildet vil kunden se bl.a. forfallsdato, beløp og leverandør i tillegg til bilde av fakturaen. Fakturaer som nærmer seg forfall er tydelig merket. Attestanten kan legge til forklaring eller kommentarer til bilaget. For betaling har attestanten følgende valg:

  • Godkjenn og legg til betaling
  • Godkjenn, men avvent betaling
  • Avvis

Betaling

Løsningen gir mulighet for en attestant og en betaler, altså en godkjenning fra 2 ulike personer ved behov. Før betaling velges «godkjenn og legg til betaling». Attesterte fakturaer vises i ei liste, som sendes til bank samlet med valget «start godkjenning».  Her brukes BankID for ekstra autentisering. Transaksjonene legges på forfall i banken, og blir automatisk bokført etter betaling. Ingen filhåndtering, ingen generering av betalingsforslag eller henting av retur- og avregningsfiler er nødvendig.

Tilby nye tjenester til kundene

Med Duett MinSide Bank, Duett AutoTrans Motta faktura og Duett Bilagsbilder har regnskapsfører alt som trengs for å tilby elektronisk bilagsmottak med arbeidsflyt til kundene. Regnskapet blir oppdatert jevnlig, og kunden kan selv se på sine bilag både i attestasjon og i grafiske rapporter på MinSide. Med raskere oppdateringer blir regnskapet et godt beslutningsverktøy.