Bilagskontroll

Bilagskontroll i Duett Økonomi kombinerer kunstig intelligens med regnskapsførers kompetanse, og løfter bilagshåndteringen til et helt nytt nivå. Regnskapsfører unngår manuell registrering og unødvendige kontrollfunksjoner. Bilagskontrollen lanseres høsten 2021.

Utviklet for digitale og automatiserte regnskap

Bilagskontrollen er lagd for digitaliserte regnskap med automatikken aktivert:

  • Mottak og automatisk bokføring av inngående EHF-fakturaer
  • Automatisk bokføring av avregninger fra Landbrukets Dataflyt (hvis aktuelt)
  • Utsending og automatisk bokføring av utgående fakturaer, eller innhenting fra andre fagsystemer
  • Automatisk bokføring av Inn- og utbetalinger via bank med OCR/remittering

Det vil selvsagt være mulig å bokføre manuelle bilag hvis disse ikke er fanget opp via automatikken, men for å få full effekt av de smarte løsningene forutsettes automatisk bokføring.

Gjentakende bilag blir automatisk bokført, fordelt og tidsfordelt med presisjon

Et regnskap består normalt av mange inngående fakturaer fra de samme leverandørene gjennom året, som skal bokføres likt hver gang. Dette løses gjennom konteringsoppsettet og den automatiske bokføringen. Her angir regnskapsfører konteringsregler pr. leverandør, eventuelt helt ned på varelinjenivå hvis nødvendig. En regel kan defineres til å gjelde alle eller utvalgte klienter, slik at regnskapskontorer eller bedrifter med flere klienter får en svært effektiv automatisk bokføring med lik kontering for alle klienter der det passer, og med individuelle regler for enkeltklienter ved behov.

Bilag som skal fordeles på flere konti, bærere eller perioder kan det også lages regler på. Faktura fra et forsikringsselskap kan eksempelvis settes opp til alltid å skulle fordeles over 6 måneder. Et ENK kan ha regler for automatisk fordeling mellom privat og næring på strøm, telefon og andre kostnader.

Bilagskontroll som utfører logiske kontroller

Systemet varsler når noe bør kontrolleres nærmere, for eksempel hvis:

  • Bilaget har flere mva.satser
  • Leverandørreskontroen har ukryssede eller gamle poster
  • Det må påføres mengde, avdeling, prosjekt eller andre bærere
  • Det mangler en spesifikk konteringsregel
  • Attestanten har lagt en melding på fakturaen

Bilag uten avvik trenger du ikke bruke tid på. Konteringsoppsettet sørger for at gjentakende bilag blir bokført helt likt og nøyaktig hver gang.

Oversikt og detaljer synkront i 3 vinduer

Vår bilagskontroll består av 3 elementer. Bilagslista viser bokførte bilag, med kolonner for status på de ulike maskinelle kontrollene. Fargekoder angir resultatet av kontrollen. Grønt = ok, gult = bør sjekkes, rødt = feil, må korrigeres. Ved å velge kun de bilagene som har gule eller røde varsler, holder du fokus på de bilagene du må gjøre noe med. I bilagsbehandlingen vises alle detaljer om transaksjonene i det valgte bilaget, og bildet av bilaget ligger i bilagsvisningen. Disse tre vinduene er dermed synkrone, kan fordeles over flere skjermer og tilpasses i størrelse etter behov.

Bilagskontroll frigjør tid som kan brukes på mer verdiskapende tjenester

Automatikken og intelligensen i løsningen vil dreie regnskapsførers innsats over fra manuell registrering mot bedre tilrettelegging og utnyttelse av de oppdaterte regnskapene. Bruk av bærere og mer nøyaktig kontering vil gi mulighet for å tilpasse nøkkeltall og rapporter i mye større grad til det enkelte firmas behov – utover det lovpålagte regnskapet. Det blir enklere å utarbeide gode analyser, prognoser og tiltak med fokus framover.