Bilagskontroll

Det er når du slipper taket du virkelig kan feste grepet (om kundene)

Bilagskontroll i Duett Økonomi kombinerer systemets intelligens med regnskapsførers kompetanse, og løfter bilagshåndteringen opp på et helt nytt nivå. Nå slipper du som regnskapsfører manuell registrering og unødvendige kontrollfunksjoner.
Løsningen, som er utviklet for digitale og automatiserte regnskap, gir følgende fordeler:

  • Gjentakende bilag blir presist og automatisk bokført, fordelt og tidsfordelt
  • Bilagskontrollen utfører logiske kontroller
  • Du har synkron oversikt i tre vinduer
  • Automatisert bilagskontroll frigjør tid til mer verdiskapende tjenester – som dine kunder vil sette pris på

Slik fungerer automatisert bilagskontroll:

Bilagskontrollen er lagd for digitaliserte regnskap med aktivisert automatisering. Det betyr:

  • Mottak og automatisk bokføring av inngående EHF-fakturaer ned på varelinjenivå
  • Tolking av papir- og PDF-fakturaer med alle varelinjer
  • Utsending og automatisk bokføring av utgående fakturaer, eller innhenting fra andre fagsystemer
  • Automatisk bokføring av Inn- og utbetalinger via bank med OCR/remittering

Det vil selvsagt være mulig å bokføre manuelle bilag hvis disse ikke er fanget opp via automatikken, men for å få full effekt av de smarte løsningene forutsettes automatisk bokføring.

Presist bokført, fordelt og tidsfordelt

Et regnskap består normalt av mange inngående fakturaer fra de samme leverandørene gjennom året, som skal bokføres likt hver gang. Dette løses gjennom konteringsoppsettet og den automatiske bokføringen. Her angir regnskapsfører konteringsregler pr. leverandør, eventuelt helt ned på varelinjenivå hvis nødvendig. En regel kan defineres til å gjelde alle eller utvalgte klienter, slik at regnskapskontorer eller bedrifter med flere klienter får en svært effektiv automatisk bokføring med lik kontering for alle klienter der det passer, og med individuelle regler for enkeltklienter ved behov.

Kostnader og varelinjer som skal fordeles på flere konti, bærere eller perioder kan det også lages regler på. Faktura fra et forsikringsselskap kan eksempelvis settes opp til alltid å skulle fordeles over seks måneder. Et ENK kan ha regler for automatisk fordeling mellom privat og næring på strøm, telefon og andre kostnader.

Varsling ved logiske kontroller

Systemet varsler når noe bør kontrolleres nærmere, for eksempel hvis:

  • Bilag har avvik mellom mva og mva-grunnlag
  • Leverandørreskontroen har ukryssede eller gamle poster
  • Det må påføres mengde, avdeling, prosjekt eller andre bærere
  • Det mangler en spesifikk konteringsregel
  • Attestanten har lagt en melding på fakturaen

Bilag uten avvik trenger du ikke bruke tid på. Konteringsoppsettet sørger for at gjentakende bilag blir bokført helt likt og nøyaktig hver gang.

Oversikt og detaljer synkront i tre vinduer

Duett bilagskontroll består av tre elementer. Bilagslista viser bokførte bilag, med kolonner for status på de ulike maskinelle kontrollene. Fargekoder angir resultatet av kontrollen. Grønt = ok, gult = bør sjekkes, rødt = feil, må korrigeres. Ved å velge kun de bilagene som har gule eller røde varsler, kan du konsentrere deg om de bilagene som det må gjøres noe med. Bilagsbehandling viser alle detaljer om transaksjonene i det valgte bilaget, og bildet av bilaget ligger i bilagsvisningen. Disse tre vinduene er helt synkrone, og kan fordeles over flere skjermer og tilpasses i størrelse etter behov.

Mer tid til verdiskapende kundeoppfølging

Automatikken og intelligensen i løsningen vil dreie regnskapsførers innsats fra manuell registrering mot bedre tilrettelegging og utnyttelse av de oppdaterte regnskapene. Bruk av bærere og mer nøyaktig kontering vil i større grad gi mulighet for å tilpasse nøkkeltall og rapporter til det enkelte firmas behov – utover det lovpålagte regnskapet. Det blir enklere å utarbeide gode analyser, prognoser og tiltak med fokus framover. Dette vil også ha høy verdi for dine kunder. Som vi i Duett sier, med automatisert bilagskontroll kan du slippe taket, og feste grepet enda bedre om kunden.

Vil du vite mer?