Fakturering i Duett Økonomi

Duett Faktura er et brukervennlig og skalerbart system. Det kan brukes helt enkelt for å produsere fakturaer med bare ei varelinje og beløp. Du kan også bruke et mer omfattende vareregister med pris pr. vare.

Bruker du ekstern regnskapsfører?

Duett Økonomi er meget godt tilrettelagt for arbeidsdeling og samarbeid mellom deg og din regnskapsfører. Du lager og sender fakturaer i EHF-formatet, som PDF i e-post, eller printer dem ut. Til privatpersoner kan du sende eFakturaer direkte til Vipps eller deres nettbank, forutsatt at de har sagt ja til å motta alle sine fakturaer der. Fakturaene bokføres automatisk. Du slipper å sende filer eller fakturakopier til regnskapsfører, og begge parter sparer tid.

Funksjoner i Duett Faktura

Duett Faktura er enkelt å bruke. Lag fakturaer, kopier fra en faktura du har lagd før eller hent registrerte og godkjente timer som grunnlag for fakturering. Fakturerer du med KID-nummer kan innbetalingene hentes direkte fra banken. Da sparer du registreringstid og får en oppdatert oversikt over ubetalte fakturaer.

Vareregister

Duett Faktura inneholder et vareregister. Dette bygges opp  etter eget ønske med alfanumeriske varenummer og kobling mot inntektskonto. Varer kan opprettes med alle mva.varianter, dvs. avg.pliktig høy sats, middels sats, lav sats og avgiftsfritt. Bruk av varenummer gir statistikker på hvor mye du har solgt pr. vare, og til hvilke kunder.

Kunderegister

Kunderegisteret i fakturamodulen kan bygges opp med flere nummerserier og grupperinger.  Du velger pr. kunde om du skal fakturere i norske kroner eller i annen valuta, og om du vil sende PDF eller e-faktura i stedet for å skrive ut fakturaen.

Purringer

Du kan sende betalingspåminnelser på e-post eller SMS. Hjelper ikke det, kan du overlate resten av innkrevingen til Svea Finans. De purrer og oversender til inkasso hvis nødvendig. Tjenesten er gratis å bruke, og betinger at du har en OCR-avtale med automatisk oppdatering.

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans vil inneholde blant annet følgende funksjonalitet:

• Sending e-fakturaer (EHF-format)
• Sending og mottak av e-fakturaer mellom Duett-brukere
• Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer
• Sending og mottak av banktransaksjoner
• Sending og mottak av andre elektroniske transaksjoner

Innholdet i AutoTrans vil fortløpende bli vurdert og videreutviklet.

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDFformat. Duett produserer e-fakturaer i EHF-formatet, som er den vedtatte standarden som de fleste systemer støtter. Dette er også formatet som statlige etater og mange kommuner nå krever. Duett Faktura inkluderer modulen Duett AutoTrans Sende faktura, som produserer slike e-fakturaer i EHF-formatet.

Vedlegg til fakturaer

Du kan sende med PDF-vedlegg til en faktura. Vedlegget laster du opp fra disk, og det lagres i Duett sammen med ordren. Sender du fakturaen som PDF eller som e-faktura (EHF), blir vedlegget automatisk sendt med i riktig format til mottaker.

Sende e-faktura

Når e-fakturaen er produsert, er det to mulige måter å få distribuert den på:

• Via FTP-adresse
• Via AutoTrans

Skal du sende via FTP-adresse, oppgir du denne i kunderegisteret på kunden, med de tekniske spesifikasjonene du får oppgitt fra kunden din.

Sende e-faktura via AutoTrans

Dette er en mye enklere måte å sende e-fakturaer på. Du slipper å definere alle tekniske spesifikasjoner på FTP-adresser. Sendingen gjøres fra fakturautskriftsbildet ved å krysse av for AutoTrans.

Hvordan velge ut kunder?

Utvalg av kunder som kan motta e-faktura via AutoTrans gjøres på følgende måter:

• Kan krysses av i kunderegisteret
• Du får automatisk opp mulige mottakere når du skriver ut fakturaer og har valgt AutoTrans som formidling
• Godtar du forslaget til nye mottakere blir kundene automatisk avkrysset for AutoTrans sending i kunderegisteret

For å bruke AutoTrans på en kunde kreves organisasjonsnummer i kunderegisteret. Duett er integrert med Enhetsregisteret i Brønnøysund. Du kan enten hente org. nr. ut fra navn, eller taste org.nr. på nye kunder og få hentet navn og adresse.

Hvordan komme i gang?

For å aktivere sending via Duett AutoTrans, krysser du av for dette i klientregisteret og svarer Ja for å bekrefte.

AutoTrans og tekniske krav

Duett AutoTrans kan brukes også når du har Duett installert på egen server. Vi sørger for kommunikasjonen fra din Duett gjennom våre servere og aksesspunkt til mottaker.

Pris

E-faktura via AutoTrans sparer avsender for papir, konvolutt, pakking og porto. Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Sende faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering (se eksemplet nederst til venstre). Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å sende e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å sende til alle mottakere, uansett hvilket system de bruker. Duett AutoTrans Sende faktura har heller ingen etableringspris eller månedlig serviceavtale.

Forretningsmodell

AutoTrans er raskt og besparende for:

• Alle regnskapskontor med Duett
• Kunder av regnskapskontor som bruker Duett Faktura (VPN)
• Bedrifter med Duett Faktura uten kobling mot regnskapskontor