Salg av varer og tjenester

En god og effektiv håndtering av inntektsområdet er viktig. I Økonomisystemet Duett Økonomi kan du fakturere varer og tjenester på en rasjonell måte. Du bygger opp eller importerer et tilpasset vareregister.  Du kan koble varene mot leverandør, slik at du kan bestille varene enkelt når du trenger å øke lageret. Trenger du massefakturering er Duett Ordregenerator løsningen.

Har du kontantomsetning? Det løser vi med Duett Kasse. Denne er PC-basert, inneholder kasseskuff, touch-screen, kundedisplay, kvitteringsskriver og strekkodeleser. Kassa er integrert med bankterminal, og tilfredsstiller alle lovpålagte krav til dokumentasjon av kontantsalget. Tilbyr du omfattende rabattordninger for kundene dine? Da trenger du et godt verktøy for å holde styr på kvantumsrabatter, kjederabatter, salgskampanjer og andre slike ordninger. Dette har vi gode løsninger for i Duett Økonomi. Du kan for eksempel angi avtalt pris på enkelte varer på kundenivå.

Driver du timebasert virksomhet? En del bransjer har pålegg om timeregistrering av både fakturerbar og indirekte tid. Duett Time løser dette på en god måte. Timene kan registreres via PC eller mobiltelefon.

Håndverkere, entreprenører og andre som trenger prosjektregnskap, kan også registrere timer på prosjekt. Status og lønnsomhet på prosjektene overvåkes via Duett Dialog Prosjektanalyse.

 

Velg i menyen til venstre hvilke prosesser du vil vite mer om.

Duett har fokus på samspill direkte med kundene. Ta en Duett med oss, så får du smarte løsninger som effektiviserer hverdagen!

 

Produktark

Duett Faktura

Duett Faktura er et brukervennlig og skalerbart system. Det kan brukes helt enkelt for å produsere fakturaer med kun tekstlinjer og beløp. Du kan også bruke et mer omfattende vareregister med pris pr. vare, evt. kombinert med elektronisk lagerstyring og innkjøp for full logistikkløsning.

Bruker du ekstern regnskapsfører?

Duett er meget godt tilrettelagt for arbeidsdeling og samarbeid mellom deg og din regnskapsfører. Du lager og skriver ut fakturaene selv. Du kan også sende fakturaene på epost til kundene dine, eller som e-faktura (EHF-formatet). Når fakturaene er utskrevet blir de automatisk bokført. Du slipper å sende filer eller fakturakopier til regnskapsfører, og begge parter sparer tid.

Funksjoner i Duett Faktura

Duett Faktura gir mulighet for bl.a. samlefaktura, akonto med avregning, fakturamaler og mangfoldiggjøring av lik faktura til mange kunder. Fritekst og delsummer kan legges på i fakturaen. Mange layoutvarianter bl.a. med KIDnr. gjør det mulig å hente innbetalingene elektronisk (OCR) fra banken. Da sparer du registreringstid.

Vareregister

Duett Faktura inneholder et vareregister. Dette bygges opp  etter eget ønske med alfanumeriske varenummer og kobling mot inntektskonto. Varer kan opprettes med alle mva.varianter, dvs. avg.pliktig høy sats, middels sats, lav sats og avgiftsfritt. Bruk av varenummer gir statistikker på hvor mye du har solgt pr. vare, og til hvilke kunder.

Kunderegister

Kunderegisteret i fakturamodulen kan bygges opp med flere nummerserier og grupperinger.  Du velger pr. kunde om du skal fakturere i norske kroner eller i annen valuta, og om du vil sende PDF eller e-faktura istedet for å skrive ut fakturaen.

Lager og innkjøp

Ønsker du å få beregnet elektronisk lagerbeholdning automatisk, må du i tillegg til Faktura benytte funksjonene Lager og Innkjøp. Lagerbeholdning økes ved varemottak, og reduseres ved salg. Gode rutiner for håndtering av retur og evt. svinn av varer er viktig for å få en riktig beholdning. Lagerbeholdningen kan justeres ved telling. Den fysiske tellingen kan gjøres med en strekkodeleser på lageret.

Rente/purre

Duett kan skrive ut purringer og beregne renter, på samme nota eller hver for seg. Enkeltposter som har forfalt kan stoppes, hvis kunden er uenig i kravet. Smart funksjon for automatisk å legge på beregnede renter og purregebyr på neste ordinære faktura.

Duett AutoTrans sende faktura

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans vil inneholde blant annet følgende funksjonalitet:

  • Sending e-fakturaer (EHF-format)
  • Sending og mottak av e-fakturaer mellom Duett-brukere
  • Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer
  • Sending og mottak av banktransaksjoner
  • Sending og mottak av andre elektroniske transaksjoner

Innholdet i AutoTrans vil fortløpende bli vurdert og videreutviklet.

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDFformat. Duett produserer e-fakturaer i EHF-formatet, som er den vedtatte standarden som de fleste systemer støtter. Dette er også formatet som statlige etater og mange kommuner nå krever. Duett Faktura inkluderer modulen Duett AutoTrans Sende faktura, som produserer slike e-fakturaer i EHF-formatet.

Vedlegg til fakturaer

Du kan sende med PDF-vedlegg til en faktura. Vedlegget laster du opp fra disk, og det lagres i Duett sammen med ordren. Sender du fakturaen som PDF eller som e-faktura (EHF), blir vedlegget automatisk sendt med i riktig format til mottaker.

Sende e-faktura

Når e-fakturaen er produsert, er det to mulige måter å få distribuert den på:

  • Via FTP-adresse
  • Via AutoTrans

Skal du sende via FTP-adresse, oppgir du denne i kunderegisteret på kunden, med de tekniske spesifikasjonene du får oppgitt fra kunden din.

Sende e-faktura via AutoTrans

Dette er en mye enklere måte å sende e-fakturaer på. Du slipper å definere alle tekniske spesifikasjoner på FTP-adresser. Sendingen gjøres fra fakturautskriftsbildet ved å krysse av for AutoTrans.

Hvordan velge ut kunder?

Utvalg av kunder som kan motta e-faktura via AutoTrans gjøres på følgende måter:

  • Kan krysses av i kunderegisteret
  • Du får automatisk opp mulige mottakere når du skriver ut fakturaer og har valgt AutoTrans som formidling
  • Godtar du forslaget til nye mottakere blir kundene automatisk avkrysset for AutoTrans sending i kunderegisteret

For å bruke AutoTrans på en kunde kreves organisasjonsnummer i kunderegisteret. Duett er integrert med Enhetsregisteret i Brønnøysund. Du kan enten hente org. nr. ut fra navn, eller taste org.nr. på nye kunder og få hentet navn og adresse.

Hvordan komme i gang?

For å aktivere sending via Duett AutoTrans, krysser du av for dette i klientregisteret og svarer Ja for å bekrefte.

AutoTrans og tekniske krav

Duett AutoTrans kan brukes også når du har Duett installert på egen server. Vi sørger for kommunikasjonen fra din Duett gjennom våre servere og aksesspunkt til mottaker.

Pris

E-faktura via AutoTrans sparer avsender for papir, konvolutt, pakking og porto. Når du krysser for bruk av Duett AutoTrans Sende faktura i klientregistret, får du et varsel om etterskuddsvis fakturering (se eksemplet nederst til venstre). Foreløpig er det ingen transaksjonspris for å sende e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å sende til alle mottakere, uansett hvilket system de bruker. Duett AutoTrans Sende faktura har heller ingen etableringspris eller månedlig serviceavtale.

Forretningsmodell

AutoTrans er raskt og besparende for:

  • Alle regnskapskontor med Duett
  • Kunder av regnskapskontor som bruker Duett Faktura (VPN)
  • Bedrifter med Duett Faktura uten kobling mot regnskapskontor
Duett Ordregenerator

Hva er Duett Ordregenerator?

Den vanlige faktureringsmodulen i Duett er fleksibel og skalerbar. Her ligger bl.a. mulighet for duplisering av ordrer og oppbygging av av ordremaler. For de som trenger enda mer avansert beregning og kalkulering av ordrer er Duett Ordregenerator en god løsning. Du må ha Duett Faktura for å kunne bruke Duett Ordregenerator. Du må også ha bygd opp et vareregister med nødvendige varer og tjenester du skal fakturere.

Hvem kan bruke Ordregenerator?

Typiske virksomheter som kan ha behov for Duett Ordregenerator er:

  • Barnehager
  • Vannverk
  • Renholds- og renovasjonsbedrifter
  • Utmarkslag
  • Private kraftverk
  • Lag og foreninger
  • Foretak med abonnementsfakturering

Innhold i Duett Ordregenerator

Duett Ordregenerator gir tilgang til en egen arkfane i kunderegisteret. Denne er forhåndsdefinert med følgende opplysningsgrupper:

  • Eiendom (g.nr, br.nr, kommunenr. mv)
  • Person (f.år, inn-/utmeldingdato mv)
  • Arial, eiendomskategori
  • Vannavgift, vannmåler
  • Renovasjonskategori
  • Grunnavgift
  • Abonnement
  • To frie variabelfelter

Alle disse feltene gir mange muligheter til å få gruppert kunder eller medlemmer, og få beregnet fakturaene for disse så enkelt som mulig. Medlemmer i lag og foreninger kan f.eks. grupperes i forhold til type medlemsskap, og om det skal være familierabatt. Tilsvarende kan barn i barnehage knyttes mot riktig avdeling, og om det skal beregnes søskenmoderasjon eller andre fradrag eller tillegg.

Ordremaler

En måte å forenkle automatikken i ordregenereringen på er å opprette ordremaler for de ulike typer ordrer du har behov for. Dette gjør du enkelt fra selve ordreregistreringsbildet. Du behøver ikke å legge inn varenummer, det angir du i genereringsprosessen. Eksemplet nedenfor viser en mal for månedlig fakturering av renhold. Her endres månedsnavn i malen før fakturering.

Tilknytning/gruppering av kunder

I tillegg til ordregeneratorfeltene, kan det være effektivt å gruppere kundene ved å bruke tilknytning i Duett. Dette gjør du i kunderegisteret. Du oppretter selv de tilknytningene du trenger.

Generering av ordrer – utvalg

Når du skal starte den automatiske genereringen av ordrer, gjør du først et utvalg på hvilke kunder som skal faktureres. I eksemplet her har vi skilt på renholdskunder som skal faktureres månedelig og kvartalsvis.

Generering av ordrer

Her kobles utvalget på kunder med ordremal, varenummer og hvilket ordregeneratorfelt i kunderegisteret som skal brukes i beregningen. I eksemplet her brukes malen for “Renhold mnd”, vare nr. 100 – Renhold brukes, og beløpet hentes fra feltet Abonnement i kunderegisteret.

Videre faktureringsprosess

Du kan velge om du vil se på og redigere de genererte fakturaene, eller om du vil klargjøre dem for fakturautskrift umiddelbart. Deretter følger du vanlige rutiner for utskrift eller sending og bokføring av fakturaer.

Avansert beregning med formler

Eksemplene som er vist her gjelder abonnementsfakturering med faste beløp pr. kunde. Det kan bygges mer avanserte formler hvor f.eks. felter multipliseres med pris og deretter summeres, eller prisen skal bestå av et grunnbeløp + tillegg avhengig av areal, forbruk eller andre faktorer. På denne måten dekker ordregenerator de aller fleste behov for massegenerering og beregning av fakturaer.

Duett Kasse

Hvem passer Duett Kasse for?

  • Virksomheter med behov for ett til to kassepunkter
  • De som trenger en kombinasjon av kontantsalg og kredittsalg Duett Kasse passer spesielt godt for deg som bruker ekstern regnskapsfører.

Hva består Duett Kasse av?

Duett Kasse består av en PC med touchscreen skjerm. Riktig vare, antall mv. hentes opp ved å trykke direkte på skjermen. Til PC’en kan det kobles en strekkodeleser, kasseskuff, kvitteringsskriver, bankterminal og et kundedisplay. Kassesystemet produserer bl.a. kontantnotaer, kvitteringsstrimmel og dagsoppgjør. Både oppgjør i kontanter og med betalingskort er mulig. Kasse kjøres sammen med fakturamodulen, slik at du velger kontant eller kredittsalg etter behov.

Skjermbilde for kassen

Kassen kan settes opp med fargekoder for ulike varer, og de mest brukte varene kan legges inn som ferdig programmerte knapper. Vareregister kan importeres fra leverandør, eller bygges opp manuelt. Varene registreres via touchscreen, strekkodeleser eller via tastaturet. Duett Kasse gir god oversikt over varesalget, og det er mulig å kjøre ut statistikker som viser omsetning og bruttofortjeneste pr. vare, evt. pr. kunde for kredittsalg.

Faktura (kredittsalg)

Kasse er en del av fakturamodulen i Duett. Det betyr at du i kassebildet kan veksle over til faktura, hvis det er behov for det. Fakturamodulen gir i tillegg mulighet for bl.a. samlefaktura, a-konto med avregning, fakturamaler og mangfoldiggjøring av lik faktura til mange kunder. Mange layoutvarianter å velge i, bl.a. med KIDnr. Med Duett har du altså en komplett løsning for å håndtere alt salg.

Bokføring

Kassemodulen kan kobles sammen med regnskapsmodulen i Duett. Dagsoppgjørene hentes inn og bokføres direkte i hovedbok.

Bruker du ekstern regnskapsfører?

Duett er meget godt tilrettelagt for arbeidsdeling og samarbeid mellom deg og din regnskapsfører. Dagsoppgjørene henter regnskapsfører direkte inn til regnskapet. Har du i tillegg hatt kredittsalg, henter regnskapsfører dette på samme enkle måte. Du kan skrive ut eller sende fakturaene elektronisk selv (PDF-faktura og e-faktura). Ønsker du at regnskapsfører skal ta seg av utsendingen av fakturaer, er løsningen også godt tilrettelagt for det.

Duett for time- og prosjektbaserte næringer

Hvilke bransjer passer dette for?

Økonomisystemet Duett Økonomi har gode løsninger for mange ulike bransjer. Med en effektiv timeregistrering og god prosjektoppfølging passer Duett godt for:

  • Entreprenører
  • Håndverkere
  • Arkitekter
  • Ingeniører
  • Rådgivere og konsulenter
  • Andre foretak som har pålegg om timeregistrering og prosjektføring

Hva inneholder løsningen?

Duett vil for time- og prosjektbaserte næringer typisk inneholde:

  • Timeregistrering på prosjekt
  • Godkjenning av timer
  • Overføring av timer til fakturering
  • Prosjektadministrasjon
  • Overføring av timer til lønn
  • Bokføring av innkjøp
  • Prosjektanalyse og oppfølging

Duett Økonomi er et komplett økonomisystem med regnskapsføring, rapportering og årsoppgjør. Prosjektplanlegging med kalkyler, milepælsplaner og GANT-analyser er ikke inkludert i Duett, men finnes i en del andre prosjektplanleggingsverktøy.

Timeregistrering

Timeregistreringen i Duett kan utføres på tre forskjellige måter:

  • Via web
  • Via mobiltelefon
  • Direkte i økonomisystemet

Disse metodene kan kombineres, slik at noen ansatte bruker mobiltelefon, noen bruker web og andre har en vanlig PC-bruker. I alle tilfeller kommuniserer brukerens tilkobling med Duett, og timene lagres i samme database. De ansatte registrerer minimum: Ansatt, dato (dagens dato foreslås), prosjekt, vare (arbeidsoppgave) og antall timer. Riktig kunde hentes fra prosjektregisteret, hvor prosjektnr. og kundenr. kobles sammen.

Godkjenning av timer

Duett Time settes opp slik at de ansattes timer får fakturakoden Klargjort. Det betyr at timene er ferdig registrert, og venter på godkjenning. Prosjektleder eller de som skal godkjenne timene, gjør dette ved å endre fakturakoden til «Ja». Timene kan korrigeres ved behov.

Overføring av timer til fakturering

En av de store fordelene med Duett er at timene kan hentes over til fakturering uten noe mer manuell registrering. Timer ført på samme varenummer (arbeidsart) kan slås sammen, eller faktureres spesifisert hvis du ønsker det. Du kan ta ut detaljerte faktureringsgrunnlag og andre timerapporter for spesifikasjon både til internt og eksternt bruk. Du kan legge på tekster, andre varer og redigere fakturaene etter at timene er overført.

Prosjektadministrasjon

Det vil være prosjektleder eller administrasjonen sitt ansvar å opprette og vedlikeholde registre for kunder, prosjekter og varer. Hvert prosjekt kan som nevnt kobles mot riktig kundenummer. Da slipper de ansatte å forholde seg til noe annet enn prosjektnummeret.

Overføring av timer til lønn

De registrerte timene kan også brukes som grunnlag for lønn. Integrasjonen er tilpasset Huldt & Lillevik Lønn, og fungerer ved at varenummer og lønnsart kobles sammen i Duett. Timene hentes inn samlet for hele lønnsperioden, ferdig registrert på alle timelønnede. Du kan velge om timene skal belastes prosjektregnskapet, eller om du vil benytte en beregnet personalkostnad (antall timer multiplisert med kostpris pr. ansatt). Beregnet personalkostnad vises umiddelbart etter timeregistrering, uten å måtte vente på lønnskjøring.

Bokføring av innkjøp

For prosjektledere og de som skal følge opp resultat pr. prosjekt, er det viktig å ha så oppdatert grunnlag som mulig. Inntekter og beregnet personalkost vil være oppdatert i takt med timeregistreringen. Det er derimot viktig å få registrert øvrige kostnader så raskt som mulig. Det vil bety å få ført inngående fakturaer fra underentreprenører og andre leverandører jevnlig. Duett har gode løsninger her, uansett om du gjør dette manuelt, som innlesing av e-faktura eller som skanning, tolking og videre behandling av papirfaktura. Bruker du ekstern regnskapsfører har Duett effektive arbeidsdelingsverktøy for både deg og din regnskapsfører.

Prosjektanalyse og oppfølging

Den enkleste måten å få oppdatert status på er via den grafiske Prosjektanalysen i Duett. Her ser du bokførte inntekter og kostnader, beregnet personalkost og timereserve (ført, ikke fakturert). Du kan også få vist kontraktsum pr. prosjekt.

Duett Prosjektoversikt og prosjektregnskap

Hvem passer prosjektoversikt for?

Prosjektoversikten er lagd for deg som er håndverker, entreprenør, konsulent eller i en annen bransje som har behov for å følge opp prosjektene dine.

Duett MinSide Prosjektoversikt

Med prosjektoversikten i Duett Økonomi har du full kontroll over status og økonomi på dine prosjekter. Oversikten presenterer prosjektstatus på en grafisk og lettfattelig måte. Her finner du informasjon om:

  • Inntekter og kostnader
  • Kontraktbeløp
  • Lønnsomhet
  • Timer
  • Eventuelt timebudsjett
  • Faktureringsgrad

En del av Duett MinSide

Prosjektoversikten er en av mulighetene i Duett MinSide. Alle oppslag og oversikter i MinSide er grafiske og interaktive. Det betyr at du kan klikke deg ned fra oversiktsbildet til flere detaljer. Får du e-fakturaer eller PDF-fakturaer fra leverandørene dine, eller har skannet papirbilagene, kan du klikke deg helt ned til selve fakturaen på MinSide. Du slipper å ta fakturakopier til manuelle mapper.

Inntekter og kostnader

Prosjektanalysen viser bokførte inntekter, ordrereserve og evt. timereserve. Kostnadene vises på samme måte, med bokførte og beregnede kostnader. Har du lagt inn avtalt kontraktsum, vises også den. Du kan klikke deg videre ned til fakturanivå, såfremt du har elektroniske bilag eller har skannet inn papirbilagene.

Lønnsomhet

Lønnsomheten beregnes ut fra bokførte og forventede inntekter, fratrukket bokførte og forventede kostnader.  Du får tydelig symbolikk i visningen, med grønne visninger av overskudd, og røde ved negative prosjektresultater.

Timeforbruk

Her vises antall timer overført til fakturering, timer som ikke er fakturert ennå og timer merket som ikke fakturerbare. Hvis det er lagt inn timebudsjett på prosjektet, sammenlignes forbruket mot dette. Her kan du klikke deg ned til oversikt pr. ansatt, pr. type arbeid eller andre sorteringskriterier på hvert prosjekt.

Faktureringsgrad

Faktureringsgraden måles som antall fakturerbare timer delt på antall totalt registrerte timer på prosjektet.

Utvalg og oppslag

Rapporten kan vises for utvalgte prosjekter, alle prosjekter eller f.eks. prosjekt pr. prosjektleder. Utvalg kan gjøres på periode, dato og på kunde/oppdragsgiver.

Bruker du ekstern regnskapsfører?

Duett er meget godt tilrettelagt for arbeidsdeling og samarbeid mellom regnskapsfører og kunde. Du kan f.eks. føre timer og fakturere selv, mens regnskapsfører tar resten av oppgavene. Prosjektanalysen får du tilgang til i Duett MinSide, fra pc, nettbrett eller mobil. Da har du til enhver tid kontroll på dine prosjekter når og hvor det passer deg.