Autorisert regnskapsfører
Gunn Hommedal Kvitne er autorisert regnskapsfører, og jobber i Vossestrand Rekneskapskontor AS. Hun er også daglig leder i Vossestrand Avløysarlag SA. Gunn har brukt Duett Økonomi siden hun startet i Vossestrand Rekneskapskonto i 2003. Hun har vært en av pådriverne for å ta i bruk digitale og automatiserte løsninger i Rekneskapskontoret. Vi har spurt henne hvilke erfaringer hun har fått i denne prosessen.
Hvilke kunder passer digitale løsninger for?
Ikke alle kunder er like aktuelle for digitalisering, noen har fortsatt mer enn nok med nettbank og leverer regningene i banken. Det kan være lurt å koble kunder og ansatte som ikke vil digitaliseres sammen. Full digital flyt med attestasjon og betaling er kanskje aktuelt for litt under halvparten av kundemassen vår. Mange kunder kan likevel få nytte av redusert papirhåndtering og digitale bilag. Vi har kunder i mange bransjer, som landbruk, bygg og anlegg, entreprenører, varehandel, barnehager, transport, verksted, dyrleger mv. De digitale løsningene er godt spredt på de ulike bransjene, og er også utbredt på alle selskapsformer: AS, ENK, DA og SA.
Hvordan har dere fordelt kunder med digital flyt mellom dere?
Vi er 7 ansatte, og har ca. 340 kunder fra ulike bransjer. Det er ingen på kontoret som er spesielt interessert i data, men dette har vært enkelt å få til. Alle ansatte har noen kunder på digital flyt. Nesten alle mjølkebønder mottar avregninger via Dataflyt, og det kommer flere nå som Fatland kan sende avregninger via Dataflyt.
Hvordan startet dere opp prosessen med digitalisering og automatisering?
Vi var på årsoppgjørskurs i Trondheim i februar 2016, med en påfølgende fagdag for regnskapskontor med fokus på digitalisering. Da vi kom hjem, begynte vi med bilagsskanning og EHF-mottak av inngående fakturaer på regnskapskontorets eget regnskap, på avløserlaget og de klientene vi styrte selv (egne regnskap). Vi tok i bruk remittering, og OCR-mottak på flere av disse klientene. Da den nye bankløsningen med automatisk bokføring kom ble det mye enklere, og vi var raskt i gang med det også.
Hvordan har kundene respondert på nye løsninger?
Vi hadde først fokus på de kundene som viste interesse og var store nok til å ha en rasjonaliseringsgevinst av digitale og automatiserte løsninger. Vi opprettet en demoklient som ble brukt til visning. Kundene syntes dette så greit ut, og var stort sett positive. I årsoppgjøret har alle kundene vært innom, og jeg har også vist demoklienten for alle mine kunder, også de som jeg ikke trodde ville være positive. Som de fleste regnskapskontor har vi noen kunder som er litt ustrukturerte, og de har sett en enorm gevinst ved å slippe papirarbeid. Dette har vært overraskende for oss. Vi har oppfordret leverandørene til å sende EHF-fakturaer, slik at kundene slipper å samle bilag. De fleste leverandører (med noen unntak) kan sende EHF nå. Det er fortsatt noen unntak, så vi har slått på tolking av inngående fakturaer fra PDF til EHF på de fleste kundene våre.
Kundene syns også håndtering av kontantkvitteringer har blitt mye enklere. De tar bilde av kvitteringen på mobil, og slipper mas fra regnskapsfører. Noen kunder har følt at de har mistet litt oversikten i overgangen, men det går seg raskt til.
Vi anbefaler å få med seg webinar og kurs.
Hvordan tenker dere å rulle ut nye løsninger framover?
Alle nye kunder digitaliseres. En del kunder trenger hjelp til å komme i gang. Det er greit å bistå dem, og viktig å ha oversikt over hva kundene strever med. Det er positivt at regnskapskontor får en tettere tilknytning til sine kundene.
Hvilke tanker har dere rundt tidsforbruk og forretningsmodeller?
Det er et utfordrende tema, og der ønsker vi oss tips på ulike varianter som fungerer bra hos andre. Vi skal kanskje innføre fastpris på årsoppgjør, vi har det allerede på aksjeselskapene. Vi har også hørt at noen regnskapskontor legger på et databehandlingsgebyr på kr 150-200 pr. månd. Tilbud om fastpris på det ordinære regnskapsoppdraget med f.eks. 10% rabatt fra fjorårets honorar er det også noen som har gått ut med. Når nye rutiner er på plass hos både oss og kundene blir det lønnsomt for begge parter. Våre erfaringer viser at på de store kundene som har vært digitale ½ til 1 år sparer vi mye tid på rutinearbeid i forhold til før.
Hvilke anbefalinger vil dere gi andre regnskapskontor for å komme raskt i gang?
Vi anbefaler å få med seg webinar og kurs. Fagseminarene på høsten er også nyttige. Vi har hatt to kundeseminarer hos oss med besøk fra vår kunderådgiver i Duett AS. Det er veldig bra å få hjelp. Det siste seminaret delte vi i to, en del for dem som hadde kommet litt i gang, og en del for de kundene som ikke var i gang. Det fungerte fint, og vi ønsker å få til flere slike. Vi har invitert kunder via e-post og telefon. Vi har sørget for påmeldingslister for å følge opp kundene i etterkant. Det er stor interesse fra de som har deltatt, og det er ikke vanskelig å få kundene over til digitale løsninger.
Hvilket budskap vil du formidle til andre regnskapskontorer?
For regnskapskontor er det vinn eller forsvinn å ta i bruk digitale løsninger! Det papirløse samfunn er faktisk her nå, så bilagspermer er «ut». Det er viktig med en god relasjon mellom regnskapsfører og kunder. Jo raskere vi får kundene i gang, jo mer tid sparer både de og vi.
Poenget er at dette frigir tid både for oss og for kundene våre, slik at vi alle kan drive med mer interessante oppgaver.
