Den enkleste måten å fordele felleskostnader på er etter areal: hver leietaker betaler sin andel av byggets utleiede kvadratmeter. Det viktigste er likevel at leieavtalen sier hvilken nøkkel du bruker, og at du gjør en avregning mot faktiske kostnader hvert år.
Felleskostnader er utgifter som kommer alle leietakerne til gode, men som ikke hører til ett bestemt lokale. Typiske eksempler er renhold av fellesarealer, strøm i trappeoppgang og på uteområdet, snømåking, vaktmester og drift av heis og ventilasjon.
Det finnes fire nøkler som brukes mest. Mange bygg bruker en kombinasjon.
Velg den nøkkelen leietakerne lettest forstår og som du kan dokumentere. Det sparer deg for diskusjoner ved avregningen.
Et næringsbygg har 1 000 kvadratmeter utleid areal og 240 000 kroner i felleskostnader i året. Kostnadene fordeles etter areal.
| Leietaker | Areal (m²) | Andel | Felleskostnad per år (kr) | Akonto per måned (kr) |
|---|---|---|---|---|
| Kafé | 150 | 15 % | 36 000 | 3 000 |
| Regnskapskontor | 250 | 25 % | 60 000 | 5 000 |
| Treningssenter | 400 | 40 % | 96 000 | 8 000 |
| Frisør | 200 | 20 % | 48 000 | 4 000 |
| Sum | 1 000 | 100 % | 240 000 | 20 000 |
Hvis kaféen bruker mye mer strøm enn de andre, kan du skille ut strømmen og fordele den etter måler, mens resten fordeles etter areal.
De fleste utleiere fakturerer felleskostnader som et fast akontobeløp hver måned eller hvert kvartal, sammen med husleien. Beløpet er et estimat basert på budsjett eller fjorårets kostnader.
Etter årsskiftet sammenligner du det leietakerne har betalt med de faktiske kostnadene. Har de betalt for mye, får de penger tilbake. Har de betalt for lite, sender du en etterfaktura. Leietakerne bør få se en oversikt over kostnadene avregningen bygger på.
Bytter du leietaker midt i året, blir avregningen mer komplisert. Både faktiske kostnader og innbetalt akonto skal da avregnes bare for leietiden til hver leietaker.
En oversiktlig avregning sparer deg for tid og diskusjoner med leietakerne. Den viser også at du er profesjonell, og leietakerne er ikke i tvil om at de blir behandlet etter avtalen.
Leietid, ulik bruk og skjevfordeling er det som oftest gir spørsmål. Vær derfor åpen om brøkene og skjevfordelingene du bruker, ikke bare i kontrakten, men også i selve avregningen.
Leieavtalen bør si hvilke kostnader som regnes som felleskostnader, hvilken fordelingsnøkkel du bruker, hvor stort akontobeløpet er og når avregningen skjer.
For boligleie setter husleieloven grenser for hva du kan kreve i tillegg til leien. For næringsleie er det mer opp til avtalen mellom partene, selv om det er ganske etablert hva som er vanlig.
Med få leietakere går det fint med et regneark. Med flere bygg og mange kontrakter blir det fort mange tall å holde styr på, særlig når kostnadene også skal inn i regnskapet.
I Duett Eiendom ligger kontrakter og leietakere samlet, og husleie og felleskostnader faktureres automatisk. Eiendom og regnskap henger sammen, så du slipper å føre ting to ganger. Leietakerne kan se oppdatert informasjon i en digital leietakerportal.