KS-system for bygg: hva kravene sier og hva systemet bør dekke

Et KS-system for bygg er verktøyet du bruker for å vise at jobben er gjort riktig: sjekklister, avvik, bilder og signaturer, lagret slik at du finner dem igjen. Har firmaet ansvarsrett i byggesaker, er det i tillegg et krav at du har et system for å styre kvaliteten.

Mange håndverkere har dette i en perm, i en mappe på PC-en eller i hodet til daglig leder. Det fungerer til den dagen kommunen, byggherren eller en kunde ber om dokumentasjon fra en jobb som ble gjort for to år siden.

Hva sier kravene?

Foretak som erklærer ansvarsrett i en byggesak, må ha et styringssystem som passer til hvor store og kompliserte oppgavene er. Kravene står i byggesaksforskriften kapittel 10.

Kort fortalt skal systemet vise at du har kontroll på hvem som gjør hva, at du følger regelverket for jobben, og at avvik blir oppdaget og rettet. Hvor mye som kreves, henger sammen med tiltaksklassen. En liten tømrerbedrift trenger ikke det samme som en totalentreprenør.

I tillegg kommer kravene til internkontroll for helse, miljø og sikkerhet, som gjelder alle virksomheter med ansatte. Mange velger å samle KS og HMS i samme system, fordi det er de samme folkene som fyller det ut ute på byggeplassen.

Hva bør et KS-system dekke?

Det viktigste er at dokumentasjonen blir til mens jobben pågår, ikke etterpå. Når sjekklisten fylles ut på mobilen med bilde og signatur der og da, slipper du å rekonstruere noe på kontoret fredag ettermiddag.

Se etter dette:

• Sjekklister og skjemaer som kan tilpasses fagene dine, og som kan signeres digitalt.
• Avvikshåndtering der avviket får en ansvarlig, en frist og en status du kan følge opp.
• Bilder og filer lagret på prosjektet, med dato og tid, så det er sporbart.
• Dokumentsenter med roller for styringssystemet, der rutiner og instrukser ligger samlet. Du styrer hvem som ser og redigerer hva, og dokumentene kan redigeres i Office.
• Lesebekreftelse, så du kan følge opp at rutiner, instrukser og oppdaterte dokumenter er lest av de riktige personene.
• HMS-skjemaer som vernerunde, SJA og RUH i samme app.
• Timeføring i samme app som sjekklistene, så de ute i felt har én flate å forholde seg til. Det er timene som går videre til lønn og regnskap.
• FDV-dokumentasjon som kan samles og overleveres når prosjektet er ferdig.
• Mobilapp som virker for de som står på stillaset, ikke bare for de på kontoret.

Slik sammenligner du KS-systemer

Det finnes flere KS-systemer for byggebransjen i Norge, blant annet SmartDok, Holte, Svenn og Duett Prosjekt. Noen er rene KS- og HMS-verktøy, andre er prosjektsystemer der KS er en del av helheten. Bruk tabellen under når du går gjennom alternativene.

I Duett Prosjekt fylles skjemaer, sjekklister og bilder ut mens jobben pågår, og alt lagres datostemplet på prosjektet. Vernerunder, SJA og RUH ligger i samme app. Rutiner og instrukser ligger i et dokumentsenter med roller og redigering i Office, og lesebekreftelse viser hvem som har lest oppdaterte dokumenter. Timene føres i samme app, og godkjente timer og kostnader går til Duett Økonomi, slik at fakturering og lønn kan gjøres uten å taste inn alt på nytt. Duett Prosjekt har én pris for alt, også dokumentsenteret med Office-redigering og timeføring. Du kan prøve det gratis i 14 dager uten betalingskort og uten binding.

Når passer det å bytte fra perm til system?

Et godt tegn er når du bruker tid på å lete etter dokumentasjon, eller når du ikke vet om sjekklisten fra forrige uke faktisk ble fylt ut. Et annet tegn er når regnskapsføreren må purre på timelister hver måned.

Start med ett prosjekt og de sjekklistene du bruker mest. Det er lettere å få med folka når de ser at det tar kortere tid enn å skrive på papir.