Egenerklæringer, kvalitetskontroll og fullmakter er viktige deler av jobben på et regnskapskontor. Nå kan enda mer av arbeidet gjøres og dokumenteres direkte i Taskline.
Det er ikke nødvendigvis de store oppgavene som stjeler mest tid i løpet av en arbeidsdag.
Ofte er det alle de små tingene rundt dem: Finne riktig dokument. Sjekke om kunden har signert. Oppdatere en oversikt. Finne ut hvem som har en fullmakt. Dokumentere at en kontroll faktisk er gjennomført.
Derfor har vi lansert tre nye funksjoner i Taskline: Digital egenerklæring, Kvalitetsoversikt og Fullmaktsoversikt.
Felles for dem er enkelt: Du får mer av oppfølgingen og dokumentasjonen samlet der du allerede jobber.
Innhenting av egenerklæringer trenger ikke innebære manuell papirflyt eller separate signeringsverktøy.
Med Digital egenerklæring sender du forespørselen direkte fra kundekortet i Taskline. Du velger kontaktperson, bekrefter e-postadressen og sender.
Kunden får deretter en sikker lenke på e-post. Skjemaet inneholder forhåndsutfylt informasjon fra Taskline og Brønnøysundregistrene, og kunden fyller ut resten og signerer med BankID. Det er også mulig å laste opp firmaattest.
Når kunden har signert, lagres den signerte PDF-en automatisk i Taskline, og du får varsel på e-post.
Du trenger heller ikke lure på om kunden har gjort jobben sin.
På kundekortet ser du om egenerklæringen er sendt, venter på signering, er signert eller har utløpt. Hvis kunden ikke har signert, kan du sende en påminnelse direkte derfra.
Tidligere erklæringer beholdes i historikken. Sender du en ny egenerklæring til en eksisterende kunde, flyttes den gamle til historikken med status «Erstattet».
Lenken kunden mottar, er gyldig i sju dager. Kunden kan også lagre underveis og fortsette senere innenfor denne perioden.
Resultatet? En ryddigere flyt fra forespørsel til ferdig signert og lagret dokumentasjon.
Å gjennomføre kvalitetsarbeidet er én ting. Å ha en god samlet oversikt over arbeidet er noe annet.
Den nye Kvalitetsoversikten samler det årlige kvalitetsarbeidet for kundene i én matrise.
Én kunde per rad. Ett kvalitetssjekkpunkt per kolonne.
Dermed får du raskt et bilde av hvor dere ligger an, i stedet for å holde oversikten i separate dokumenter eller manuelle lister.
For hvert sjekkpunkt kan du registrere status som Fullført, Ikke startet eller Ikke aktuelt, i tillegg til dato, ansvarlig medarbeider og eventuelle notater. Endringene lagres automatisk.
Taskline leverer ni faste standardsjekkpunkter basert på kravene i God regnskapsførerskikk.
Regnskapskontoret kan i tillegg opprette egne sjekkpunkter og sette sammen egne sjekkpunktsett for ulike regnskapsår. Standardsjekkpunkter som ikke er relevante, kan utelates fra et sjekkpunktsett.
På kundekortet finner du dessuten en egen widget for årlig kvalitetssikring. Her kan du merke et sjekkpunkt som fullført med ett klikk. Informasjonen på kundekortet og i den samlede matrisen er den samme og oppdateres begge steder.
Du kan filtrere oversikten for eksempelvis å finne kunder med ufullført arbeid eller åpne sjekkpunkter.
Hele matrisen kan eksporteres til Excel eller PDF med blant annet status, datoer, ansvarlige medarbeidere og notater – klar til bruk ved ekstern kontroll.
Når kvalitetsarbeidet for et år er ferdig dokumentert, kan året låses. Alle endringer logges dessuten med hvem som gjorde hva og når.
Resultatet? Det blir enklere å se hva som er på plass, hva som mangler og dokumentere arbeidet som er gjort.
Hvilke fullmakter har dere fra kunden? Hvem på kontoret har dem? Når utløper de?
Med Fullmaktsoversikt kan denne informasjonen registreres og følges opp direkte i Taskline – uten egne Excel-ark eller manuelle skjemaer.
Du registrerer en fullmakt fra kundekortet og knytter den til én eller flere medarbeidere. Taskline støtter fullmaktstypene Bank, Altinn og Annet. Du kan angi gyldighetsperiode og laste opp det signerte fullmaktsdokumentet sammen med registreringen.
Dermed ligger informasjonen om fullmakten og dokumentasjonen samlet.
På kundekortet ser du fullmaktene som gjelder den aktuelle kunden. Under Byrå får du i tillegg en samlet oversikt over fullmakter på tvers av alle kundene.
Her kan du blant annet filtrere på kunde og medarbeider. Det gjør det enklere å finne svar når du for eksempel trenger å vite hvilke fullmakter en bestemt medarbeider har.
Status viser om en fullmakt er aktiv, utløpt eller tilbakekalt. Når sluttdatoen passeres, endres status automatisk til utløpt. Tilbakekalling registreres manuelt, og det er mulig å legge inn en begrunnelse.
Også her kan oversikten eksporteres til Excel eller PDF, for eksempel ved internkontroll eller revisjon. Endringer logges slik at regnskapskontoret har en etterprøvbar historikk.
Resultatet? Du får ett sted å gå til når du trenger å vite hvilken fullmakt som gjelder, hvem som har den og hvor dokumentasjonen ligger.
De tre nyhetene løser forskjellige oppgaver. Men tanken bak er den samme.
Mindre tid på manuelle oversikter og leting. Mer kontroll på oppfølgingen og dokumentasjonen.
Digital egenerklæring gjør veien fra forespørsel til signert dokument kortere. Kvalitetsoversikten samler det årlige kvalitetsarbeidet. Fullmaktsoversikten gir kontroll på fullmaktene på tvers av kunder og medarbeidere.
Tre forbedringer som kan gjøre mange små oppgaver litt enklere.
Og i en travel regnskapshverdag er det ofte nettopp der det finnes litt mer overskudd.