Du får bedre oversikt over timer og kostnader i byggeprosjektene når timer og materiell føres på prosjektet samme dag som arbeidet gjøres. Da kan du sammenligne med kalkylen mens prosjektet pågår, og ikke først når sluttfakturaen skal sendes.
Mange håndverkerbedrifter oppdager at et prosjekt har gått med underskudd først i etterkalkylen. Da er det for sent å gjøre noe med det. Her er det som skal til for å se tallene underveis.
I mange firma fører de ansatte timene på slutten av uken, på papir eller i et regneark. Materiell handles på kort eller konto og havner i regnskapet når fakturaen fra grossisten kommer. Kontoret må purre på timelister og finne ut hvilke kvitteringer som hører til hvilket prosjekt.
Dermed ser prosjektlederen timer og kostnader en til fire uker etter at de oppsto. På et lite prosjekt kan hele jobben være ferdig før tallene er på plass.
Den enkleste endringen er å la de ansatte føre timer og materiell fra mobilen, direkte på prosjektet. Det tar et par minutter på slutten av dagen. Dette gjør det lettere:
I Duett Prosjekt fører de ansatte timene direkte på prosjektet, i appen eller på web, og endringer i appen vises på prosjektet på web. Godkjente timer går videre til Duett Økonomi, der de brukes til lønn og faktura, så kontoret slipper å taste dem inn på nytt. Prosjektøkonomien og prosjektfaktureringen ligger i Duett Økonomi, og det er der du følger kostnadene på prosjektet.
Oversikt betyr å vite om prosjektet ligger an til å gå i pluss eller minus. Til det trenger du to tall per prosjekt: det du regnet med i tilbudet, og det som er brukt til nå.
De fleste håndverkerbedrifter lager kalkylen i et regneark eller et eget kalkyleverktøy. Det går fint, så lenge kalkylen og timeføringen bruker de samme postene. Har tilbudet egne poster for riving, tømrerarbeid og bad, bør timene også føres på de postene. Da kan du legge tallene ved siden av hverandre og se tidlig om én del av jobben spiser av marginen.
Et eksempel: Et baderom er kalkulert til 60 timer. Etter halve byggetiden er det ført 45 timer. Da vet prosjektlederen at noe må undersøkes nå, for eksempel om det er gjort tilleggsarbeid som ikke er avtalt skriftlig med kunden.
Endringer underveis er en vanlig grunn til at prosjekter går med tap. Kunden ber om en ekstra stikkontakt, eller det dukker opp råte bak flisene. Arbeidet blir gjort, men timene havner på den opprinnelige jobben.
Før endringsarbeid på en egen post eller et eget underprosjekt, og ta bilde av det som ble funnet. Da har du grunnlag for å fakturere tillegget, og etterkalkylen viser hva den opprinnelige jobben kostet.
Tallene hjelper bare hvis noen ser på dem. Sett av en fast tid hver uke der prosjektlederen går gjennom åpne prosjekter: timer brukt mot kalkyle, materiell og hva som gjenstår. Ta med de ansatte når et prosjekt avviker. De vet ofte hvorfor.
Når prosjektet er ferdig, gjør en kort etterkalkyle. Noter hva som tok lengre tid enn ventet, og bruk det når neste tilbud skal regnes.
Duett Prosjekt kan prøves gratis i 14 dager, uten betalingskort og uten binding. Du kan sette opp et prosjekt du jobber med nå og se hvordan registreringen fungerer for de ansatte.