Da Flis Prosjekt startet opp i slutten av 2023, hadde de en tydelig ambisjon: bygge en effektiv virksomhet med gode rutiner fra dag én.
I dag teller selskapet ni ansatte og utfører oppdrag både i Oslo-området og andre steder i landet. Blant prosjektene finner vi alt fra flis- og skiferarbeid i hovedstaden til restaureringsarbeid på Etne Tinghus.
Ingen i selskapet hadde erfaring med Duett Prosjekt fra tidligere. Heller ikke regnskapsføreren hos PSO Regnskap hadde jobbet med løsningen før.
Derfor ble onboarding og opplæring ekstra viktig.
– Vi fikk veldig god oppfølging fra starten. Det var viktig for meg å lære systemet godt nok til å kunne lære det videre til de ansatte. Innføringsprosessen var god, og vi lærte mye underveis.
Selv om det krevde litt innsats i starten, kom gevinsten raskt.
– Nå som alle er godt inne i systemet, fungerer det helt smertefritt.
For Flis Prosjekt har timeregistreringen blitt en naturlig del av arbeidsdagen.
Når timene er godkjent ved månedsslutt, går informasjonen sømløst videre til regnskapsfører og lønnskjøring.
– Når jeg godkjenner timene, får regnskapsføreren dem direkte inn i sitt system og kan sende dem videre til lønn. Det fungerer veldig bra.
Prosjektdokumentasjon er avgjørende i byggebransjen. Derfor setter Flis Prosjekt stor pris på oversikten de får gjennom Duett Prosjekt.
– Hvis en bas har gjennomført en sjekkliste, ser jeg med én gang at oppgaven er gjort. Det er enkelt å dokumentere arbeidet og sende det videre til kunden.
All dokumentasjon samles på prosjektet, fra tegninger og sjekklister til bilder og annen viktig informasjon.
– Når et nytt prosjekt starter, oppretter jeg det i Duett Prosjekt og gir tilgang til de som skal jobbe der. Jeg legger inn tegninger, dokumenter og sjekklister som er tilpasset prosjektet. Da finner alle det de trenger på ett sted.
Oppgavefunksjonen brukes aktivt gjennom hele prosjektløpet.
Dersom det oppstår avvik eller behov for utbedringer etter ferdigstillelse, kan oppgavene registreres og følges opp direkte i systemet.
– Hvis vi oppdager en skade eller noe som må utbedres, registrerer jeg det i Duett Prosjekt og sender oppgaven direkte til basen. Når jobben er gjort, får jeg beskjed i samme system. Det fungerer veldig bra.
Flis Prosjekt har ansatte med ulik språkbakgrunn. Derfor har språkstøtten i Duett Prosjekt også blitt en viktig fordel.
– Alle kan stille inn sitt eget språk i systemet. Det har vi fått veldig gode tilbakemeldinger på fra de ansatte, og det gjør hverdagen enklere for alle.
Duett Prosjekt gjør det også enklere for Flis Prosjekt å få informasjonen videre til regnskapsføreren. De ansatte registrerer timene på prosjektene underveis, og når timene er kontrollert og godkjent ved månedsslutt, går informasjonen videre til regnskapsfører Ina Marie i PSO Regnskap.
– Når jeg godkjenner timene på slutten av måneden, får hun dem inn i sitt system og kan sende dem videre til lønn. Det fungerer veldig bra.
For Flis Prosjekt betyr det en ryddigere vei fra timene som registreres ute på prosjektet, til arbeidet som skal gjøres hos regnskapsføreren.
For Flis Prosjekt handler Duett Prosjekt først og fremst om å samle viktige arbeidsprosesser på ett sted. Fra timeføring og dokumentasjon til HMS, kvalitetssikring og oppfølging av avvik har selskapet fått bedre kontroll og en enklere arbeidshverdag.
– Nå har vi alt samlet i ett system. Det gjør det enklere å følge opp prosjektene, enklere å samarbeide og enklere å dokumentere jobben vi gjør.