Som regnskapsfører med klienter som har mange sesongarbeidere, er det viktig å sikre full kontroll på håndteringen av disse midlertidige ansatte. Sesongarbeidere er essensielle i flere bransjer, særlig om sommeren i landbruket, varehandelen og servicenæringen. For å håndtere utfordringene med sesongarbeidere, bør lønnssystemet inneholde visse nøkkelfunksjoner og tilpasses bedriftens behov.
Min erfaring er at et godt lønnssystem bør inkludere automatisert lønnskjøring og et integrert timesystem der de ansatte kan registrere timene selv. Det er også viktig at godkjente timer, overtid og tillegg kan hentes automatisk direkte inn i lønnskjøringen. Dette vil sikre korrekt beregning av lønn, redusere risiko for manuelle feil og spare tid. Videre mener jeg det er viktig at A-meldinger beregnes og sendes automatisk, godkjente utbetalinger overføres sømløst til bank, og regnskapstransaksjonene bokføres automatisk på riktig periode.
Et annet viktig område er å sørge for at arbeidsforholdene alltid er oppdatert. Nye ansatte må meldes inn når de begynner å jobbe, og da vil et system som enkelt kan generere A-melding med kun endringer i arbeidsforhold, være nyttig. Mange arbeidsgivere venter til de ansatte skal ha sin første lønn, noe som ofte er for sent. På samme måte må sesongarbeiderne meldes ut når arbeidsforholdet er over.
Fleksibel rapportering er også en viktig funksjon. Et godt system bør kunne produsere detaljerte rapporter for intern kontroll og avstemming. Til slutt bør de ansatte ha en sikker og digital tilgang til lønnsslipper og registrerte timer.
Når du skal hjelpe dine klienter med å velge et lønnssystem, er det viktig å vurdere kundespesifikke behov, kostnadseffektivitet og fleksibilitet. Kostnadseffektivitet er spesielt viktig for bedrifter med varierende antall ansatte. Derfor er et system der betalingen er skalerbar ut fra antall faktiske produserte lønnsslipper per måned, ideelt. Systemet bør også være enkelt å bruke både for regnskapsførere og ansatte.
For alle som håndterer sesongarbeidere, er det viktig å være oppmerksom på de nye kravene til innholdet i arbeidsavtaler fra 1. juli 2024. Arbeidsgiver har ansvar for å utarbeide den skriftlige arbeidsavtalen, som nå må inkludere flere opplysninger som lønnselementer, arbeidstid og sosiale ytelser. Disse endringene er ment å gi tydeligere og mer forutsigbare arbeidsvilkår. Les mer om disse endringene på Arbeidstilsynets sider.
Med oppdaterte arbeidsavtaler og arbeidsforhold, samt et automatisert og tilpasset lønnssystem, ligger alt til rette for en smidig og effektiv håndtering av sesongarbeidere. Reduksjon av feilkilder og effektiv håndtering gir fordeler for både deg som regnskapsfører og dine klienter. Det sikrer en mer strømlinjeformet prosess som er både tid- og kostnadseffektiv.
Bruker du Duett Økonomis lønnsmodul, er du rigget for korrekt lønnsutbetaling, innberetning og fleksibel rapportering. Systemet er kostnadseffektivt for bedrifter med sesongarbeidere, da klienten kun betaler per produserte lønnsslipp. Klientens ansatte kan også enkelt holde oversikt over sin egen informasjon gjennom en brukervennlig app.
Ønsker du mer informasjon? Det finner du her.