Timeregistrering

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett Økonomi sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans inneholder blant annet følgende funksjonalitet:

• Sending e-fakturaer (EHF-format)
• Sending og mottak av e-fakturaer mellom Duett-brukere
• Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer
• Sending og mottak av banktransaksjoner
• Sending og mottak av andre elektroniske transaksjoner

Innholdet i AutoTrans vil fortløpende bli vurdert og videreutviklet.

Hva mener vi med EHF-faktura?

En EHF-faktura er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDF-format. Duett Økonomi produserer e-fakturaer i EHF-formatet, som er den vedtatte standarden som de fleste systemer støtter. Dette er også formatet som statlige etater og mange kommuner nå krever. Duett Faktura inkluderer modulen Duett AutoTrans Sende faktura, som produserer slike e-fakturaer i EHF-formatet.

Vedlegg til fakturaer

Du kan sende med PDF-vedlegg til en faktura. Vedlegget laster du opp fra disk, og det lagres i Duett Økonomi sammen med ordren. Sender du fakturaen som PDF eller som e-faktura (EHF), blir vedlegget automatisk sendt med i riktig format til mottaker.

Sende e-faktura via AutoTrans

Dette er en enkel måte å sende e-fakturaer på. Sendingen gjøres fra fakturautskriftsbildet ved å krysse av for AutoTrans. Du må ha angitt organisasjonsnummer på kundene for å kunne sende e-faktura, og de må være registrert i ELMA (registeret over alle som kan motta EHF-faktura). Det hjelper Duett Økonomi deg med å finne ut.

Hvordan velge ut kunder?

Utvalg av kunder som kan motta e-faktura via AutoTrans gjøres på følgende måter:

• Kan krysses av i kunderegisteret
• Du får automatisk opp mulige mottakere når du skriver ut fakturaer og har valgt AutoTrans som formidling
• Godtar du forslaget til nye mottakere blir kundene automatisk avkrysset for AutoTrans sending i kunderegisteret

For å bruke AutoTrans på en kunde kreves som nevnt organisasjonsnummer i kunderegisteret. Duett er integrert med Enhetsregisteret i Brønnøysund. Du kan enten hente org. nr. ut fra navn, eller taste org.nr. på nye kunder og få hentet navn og adresse.

Hvordan komme i gang?

For å aktivere sending via Duett AutoTrans, krysser du av for dette i klientregisteret og svarer Ja for å bekrefte.

Pris

E-faktura via AutoTrans sparer avsender for papir, konvolutt, pakking og porto. Vi belaster ingen transaksjonspris for å sende e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å sende til alle mottakere, uansett hvilket system de bruker. Duett AutoTrans Sende faktura har heller ingen etableringspris eller månedlig serviceavtale.

Duett AutoTrans

Duett AutoTrans er Duett Økonomi sin egen meldingssentral for utveksling av elektroniske transaksjoner. AutoTrans inneholder blant annet følgende funksjonalitet:

• Sending e-fakturaer (EHF-format)
• Sending av e-fakturaer til andre Duett-brukere
• Mottak og godkjenning av e-fakturaer fra andre Duett-brukere
• Mottak og godkjenning av andre e-fakturaer

Fordeler med mottak av e-faktura

Mange leverandører tilbyr e-faktura. Innhenting av e-fakturaer har mange fordeler:

• Inngående e-fakturaer hentes direkte inn i Duett Økonomi, uten papir eller skanning
• Du forkorter behandlingstiden for en inngående faktura
• Du får betalt fakturaer med kort kredittid innen fristen, og slipper dermed purringer, renter og gebyrer
• Du har drilldown ned til e-faktura i oppslag og rapporter

Hva mener vi med e-faktura?

En e-faktura (EHF) er en maskinlesbar faktura, og må ikke forveksles med faktura i PDF-format. Duett Økonomi støtter både sending og mottak av e-fakturaer i EHF-formatet, som er standarden som brukes både av det offentlige og privat næringsliv.

Starte mottak av e-faktura

Vår AutoTrans-sentral tar i mot inngående e-fakturaer fra alle som benytter standard EHF-format for sine fakturaer gjennom PEPPOL-nettverket. Du slår på Duett AutoTrans Motta faktura i klientregisteret, og er da klar til å hente alle tilgjengelige e-fakturaer.

Hvordan ser EHF-formatet ut?

Elektronisk handelsformat (EHF) er beregnet på maskinell utveksling av informasjon mellom sender og mottaker. Fakturaen vil her ikke presenteres på vanlig måte med logo, grafikk og fritekster. I Duett Økonomi har vi derfor lagd en visningslayout for EHF-formatet som viser de feltene som er mulige å hente. Dette inkluderer varelinjene på fakturaen, som er synlige i konterings- og godkjenningsbildet i Duett Økonomi.

Godkjenning av e-fakturaer

Inngående e-fakturaer kan distribueres til attestasjon på Duett MinSide. E-fakturaene lastes opp og går deretter ut til attestasjon. Endelig kontering kan oppdateres i bilagsregisteret når attestanten(e) har godkjent. Det kan også settes opp en SMS-varsling til attestanten(e) om at det ligger fakturaer på MinSide for attestasjon.

Konteringsforslag og bokføring

Det kan settes opp standard konteringsforslag pr. leverandør. Det kan skilles på ulike konti avhengig av om innkjøpet er mva.pliktig, mva.fritt eller har lav eller middel mva.sats. Slik sparer du tid på konteringen. I konteringsbildet ser du varelinjer og annen relevant informasjon pr. e-faktura. Etter kontering velger du bokfør, og transaksjonene oppdateres direkte i bilagsregisteret. Betalingene blir automatisk bokført når de er gjennomført i banken.

Konteringsforslag og bokføring

Det kan settes opp standard konteringsforslag pr. leverandør og helt ned på varelinjenivå. Det kan skilles på ulike konti avhengig av om innkjøpet er mva.pliktig, mva. fritt eller har lav eller middel mva. sats. Du kan velge å få bokført fakturaen automatisk, dersom du har bygd et konteringsoppsett for dette.

Oppslag på e-fakturaer

En av de store fordelene med et elektronisk bilag er at det er tilgjengelig i oppslag og rapporter. Dette gjelder fra bilagsregister, MinSide, fleksible rapporter og andre oppslag med drilldown.

Pris Duett AutoTrans Motta faktura

Vi belaster ingen transaksjonspris for å motta e-fakturaer. Vi må ta forbehold om at det kan bli aktuelt senere, men p.t. er det gratis å motta fra alle avsendere, uansett hvilket system de bruker.