Personvernerklæring for Duett AS

Innledning

Duett AS tilstreber å beskytte og respektere personvernet ditt i samsvar med Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) som gjør EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR) gjeldende i Norge fra 20. juli 2018. Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan vi bruker dem, under hvilke omstendigheter vi kan videreformidle dem til andre, og hvordan vi ivaretar opplysningenes sikkerhet.

Personvernerklæringen gjelder bruken av våre programvareløsninger og tjenester og aktiviteter knyttet til salg, markedsføring og oppfølging av kundeavtaler. Den gjelder også enkeltpersoner som søker jobb hos Duett AS. For ansatte i Duett AS gjelder en egen personvernerklæring.

Hvem er vi og hva gjør vi

Duett AS utvikler og leverer Duett Økonomisystem, inkludert Duett MinSide, Duett Lønn, Duett Reise og Duett Eierskifte. Vi leverer systemene som en skytjeneste fra eget datasenter på Tynset. Fra samme datasenter, i samme skytjeneste (Duett Sky), leverer vi i tillegg drift av programvareløsninger utviklet av andre leverandører.

Duett AS har sitt hovedkontor i Elvegata 3 på Tynset, Norge. Vi har avdelingskontor i Folldal, Stjørdal og Elverum. Duett AS har ingen datterselskaper og har ingen virksomhet utenfor Norge. Databehandleravtaler regulerer forhold mellom Duett AS og våre kunder i tilfeller hvor kunden har inngått avtale med Duett AS om drift av sine datasystemer.

Hvorfor samler vi inn og bruker personopplysninger

Vi samler inn og bruker personopplysninger hovedsakelig for å oppfylle avtaleforpliktelser som å gi deg tilgang til tjenester, yte support og konsulentbistand og sende deg informasjon som er relevant mht. avtaleforholdet. Vi utfører også salg og direkte markedsføring basert på innsamlede personopplysninger. Vi samler i tillegg inn opplysninger om leverandører, partnere og personer som søker jobb eller arbeider i selskapet vårt. Duett AS er ansvarlig for behandlingen av disse personopplysningene («behandlingsansvarlig»).

Vi kan bruke opplysningene dine til følgende formål:

• Sende deg nyhetsbrev. Dette kan omfatte viktig informasjon om produktene og tjenestene våre, arrangementer, aktiviteter og assosierte partneres produkt- og tjenestekampanjer. Denne kommunikasjonen er abonnementsbasert og krever samtykke eller kundeforhold der man ikke har reservert seg mot slik kommunikasjon.

• Utføre direktesalgsaktiviteter i tilfeller hvor det er etablert en berettiget og gjensidig interesse.

• Gi deg informasjon om et kurs eller arrangement du har meldt deg på, for eksempel om innhold og møtested.

• Svare på et «Kontakt meg»-skjema eller andre webskjemaer du har fylt ut på Duett AS sine websider.

• Følge opp innkommende forespørsler (kundestøtte, e-post, chat eller telefonsamtaler).

• Utføre avtalemessige forpliktelser som ordrebekreftelse, lisensdetaljer, faktura, påminnelser og lignende. Avtalen kan være inngått med Duett AS direkte eller med en Duett AS-partner eller med en Duett AS-kunde som benytter Duett AS sine skytjenester.

• Varsle deg om avbrudd i tjenestene våre (systemmeldinger).

• Kontakte deg for å utføre undersøkelser om hva du mener om produktene og tjenestene våre.

• Behandle en jobbsøknad.

• Oppdage, minimere og forhindre sikkerhetstrusler og forebygge misbruk av våre produkter og tjenester.

 

Hjemmelsgrunnlag for å samle inn personopplysninger

Innsamling av personopplysninger basert på samtykke

Duett AS behandler samtykkebaserte personopplysninger ved hjelp av samtykkeskjemaer som lagrer dokumentasjonen knyttet til samtykket som gis av den enkelte. Individuelle samtykker vil alltid bli lagret og dokumentert i systemene våre. Hvis du er registrert bruker av våre tjenester kan du selv administrere dine samtykker fra vår kundeportal.

Innsamling av personopplysninger basert på avtaler

Duett AS behandler personopplysninger for å oppfylle forpliktelser knyttet til avtaler med kunder, partnere og leverandører.

Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse

Duett AS behandler personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretar vi vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom Duett AS og enkeltpersonen. Denne hjemmelen er primært knyttet til våre salgs- og markedsføringsformål. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personopplysninger som behandles, hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysningene.

Hvordan og når samler vi inn personopplysninger

Brukere av våre produkter og tjenester har registrert noen grunnleggende personopplysninger som navn, telefonnummer, brukernavn og e-postadresse. Opplysningene samles inn og registreres når brukerkonto opprettes.

Personopplysninger kan lagres når du kontakter oss via webskjema, epost, telefon, sosiale medier eller besøk hvis disse opplysningene anses å være av berettiget interesse for oss og hvis denne interessen ikke overstiges av dine personverninteresser.

Hvis du søker jobb hos Duett AS, samler vi inn og registrerer opplysninger som er nødvendig for å behandle jobbsøknaden.

Når du besøker våre nettsider duett.no og kundeportal.duett.no, registreres noen anonyme opplysninger i form av analysestatistikk og informasjonskapsler («cookies»).

Vi benytter en Google AdWords-kode for å se hvilke sider som bidrar til at noen velger å sende inn et kontaktskjema. Dette gjør det mulig for oss å optimalisere vår annonsering på søkemotorer. Denne informasjonen identifiserer ikke enkeltpersoner.

Hvilke typer opplysninger behandles

Vi samler inn og behandler navn, adresse, telefonnummer, stilling, brukernavn og e-postadresse i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet du jobber for. Vi har også informasjon om hvilke applikasjoner du har tilgang på og når du sist logget deg inn som bruker på våre skytjenester.

Vi loggfører henvendelser, kommentarer og spørsmål som vi mottar og sender i servicerelatert kommunikasjon, samt aktiviteter som møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post. Sender du inn bilder, videoer, dokumenter eller kommentarer med personopplysninger til vårt supportsystem vil dette loggføres og informasjonen kan leses av våre saksbehandlere.

For jobbsøkere samler vi inn opplysningene som blir gitt under søknadsprosessen.

Duett AS samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger.

Nettstatistikk:

Duett AS samler inn opplysninger om besøkende på www.duett.no med Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om deg som bruker. Dataene som samles inn lagres på Googles servere og du kan lese mer om hvordan Google samler inn og beskytter data her: Google Personvern og vilkår

Informasjonskapsler:

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du besøker en nettside. Vi bruker cookies for å forbedre brukeropplevelsen samt sørge for at de valgene du har foretatt huskes. Disse slettes ved neste oppstart av din nettleser.

Du har muligheten til å akseptere eller avvise cookies. De fleste nettlesere aksepterer disse automatisk, men du kan endre innstillingene i nettleseren hvis du foretrekker det:

Firefox | Chrome | Safari | Microsoft

Facebook-piksel:

Facebook-pikselen brukes for å gi deg mest mulig relevant innhold på Facebook, for eksempel ved å vise deg annonser som kan være verdifulle for deg.

Videoavspilling:

Duett AS bruker hovedsakelig videoavspillertjenesten Vimeo på sine sider, men det forekommer også at vi bruker YouTube dersom vi mener det er mer hensiktsmessig. Både Vimeo og YouTube samler inn data når du spiller av en video. Dataene bruker vi til å finne ut hvilke og hvor lenge videoene blir avspilt.

Chat:

Meldinger på chat blir loggført i vårt supportsystem. Vi sender ut en kopi av samtalen til deg på epost når samtalen avsluttes, samt at vi lagrer denne til eget bruk for videre behandling.

Deler vi opplysningene dine med noen?

Vi verken deler, selger, leier ut eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av det som beskrives nedenfor.

Tredjeparts tjenesteleverandører som jobber på våre vegne:

Vi kan sende opplysningene dine videre til våre underleverandører og andre assosierte organisasjoner med det formål at de skal levere tjenester til deg på våre vegne. Disse tjenestene fordrer inngått taushetserklæring mellom Duett AS og tjenesteleverandøren.

Hvis lovpålagt:

Vi offentliggjør personopplysningene dine dersom det er pålagt ved lov, eller dersom vi som selskap med rimelighet mener at denne offentliggjøringen er nødvendig for å beskytte selskapets rettigheter og/eller for å overholde krav i forbindelse med en rettssak eller rettskjennelse. Vi vil imidlertid gjøre det vi kan for å sikre at personvernrettighetene fortsatt beskyttes.

Bruk av underleverandører (databehandlere og underdatabehandlere)

Vi kan bruke underleverandører til å behandle personopplysninger på våre vegne. I så fall har vi ansvar for å påse at de forplikter seg til å følge denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning ved å signere en databehandleravtale.

Hvis underleverandøren behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området, må slik behandling være i samsvar med rammeverket EU-US Privacy Shield, EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland.

Hvis vi inngår avtale med en ny underleverandør eller bytter ut en underleverandør som er knyttet til tjenestene våre, vil vi varsle våre kunder i tråd med tjenestevilkårene. En katalog med godkjente underdatabehandlere er en del av våre databehandleravtaler med våre kunder.

Hvor lenge oppbevarer vi dataene

Duett AS behandler innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Samtidig vurderer vi behovet for å svare på forespørsler fra deg eller løse mulige problemer, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tar vi beskyttelsesformål i betraktning.

Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene vi har samlet inn ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte. I et slikt tilfelle vil vi slette opplysningene uten varsel med mindre noe annet er avtalt mellom Duett AS og personen det gjelder. Normalt vil vi slette opplysninger senest 3-4 år etter siste samhandling. Vi kan behandle opplysningene for statistiske formål, men i slike tilfeller vil opplysningene bli anonymisert.

Dine rettigheter

Hvis du er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, kan du i første omgang henvende deg til Duett AS ved å sende en epost til: personvern@duett.no Hvis du fortsatt er misfornøyd, har du rett til å henvende deg direkte til den norske tilsynsmyndigheten for å få en avgjørelse. Tilsynsmyndigheten i Norge er Datatilsynet og kontaktinformasjon finnes på: www.datatilsynet.no

Endringer i denne erklæringen

Duett AS forbeholder seg retten til når som helst å endre denne personvernerklæringen. Den gjeldende versjonen er alltid tilgjengelig på våre hjemmesider på internett www.duett.no Vi oppfordrer deg til å sjekke personvernerklæringen fra tid til annen for å forsikre deg om at du er fortrolig med eventuelle endringer.

Hvis vi gjør endringer som endrer personvernpraksisen i betydelig grad, varsler vi deg på e-post eller legger ut melding på våre hjemmesider før endringen trer i kraft.