Attestasjon og betaling

Duett MinSide attestasjon og betaling gjør hverdagen enklere både for næringsdrivende og regnskapsførere. En forutsetning for å få til denne forenklingen er at inngående fakturaer er elektroniske.

Vi anbefaler e-fakturaer i EHF-formatet. De sendes rett fra leverandøren inn i ditt regnskap.  Ingen håndtering av papir, ingen skanning eller manuell registrering. De fleste leverandører kan i dag sende EHF-fakturaer. Du bør be leverandørene dine gjøre det (eller få regnskapsfører til å hjelpe deg med det).

Lever bilagene til en e-postadresse

Hva med bilagene som kommer på andre måter? Regnskapsføreren din kan gi deg en egen e-postadresse beregnet på bilagsmottak. Får du fakturaer på e-post, videresender du disse hit. Papirfakturaer kan skannes og videresendes til denne e-postadressen. Kvitteringer og mindre bilag kan du ta mobilbilder av og sende til samme adresse. På den måten blir alle bilag elektroniske. Du slipper å samle, levere og arkivere papirbilag.

Godkjenning på nett

Når dine inngående fakturaer er levert elektronisk, vil regnskapsfører sørge for at du får tilgang til dem i Duett MinSide. Her ser du alle fakturaer, og kan sjekke dem nøye. Du kan også kommentere fakturaene for å gi regnskapsfører mer informasjon. Du kan endre betalingsdato og beløp (delbetaling), dersom du har avtalt det med leverandøren. Deretter velger du «godkjenn og legg til betaling». Regnskapsfører får beskjed om at du har godkjent fakturaen, og ser eventuelle kommentarer du har lagt inn.

Betaling

Når du har godkjent fakturaer på Duett MinSide, vil de vises i en egen arkfane «til betaling». Siste trinn i prosessen er å velge «legg til betaling». Da vil fakturaene bli betalt på angitt betalingsdato og med angitt beløp, såfremt det er dekning på konto. Du bruker BankID for å identifisere deg i denne prosessen. Eventuelle endringer etter oversending til bank må du gjøre i Duett MinSide.

Lettvint og sikkert

Ved å godkjenne og betale fakturaene elektronisk, sparer både du og regnskapsfører tid. Du slipper å legge inn betalingene manuelt i nettbanken din, og regnskapsfører slipper å registrere betalingene manuelt etterpå. Du har fortsatt full kontroll på bankkontoen din, og du kan enkelt finne igjen fakturaer etterpå i Duett MinSide.

Velg i menyen til venstre hvilke prosesser du vil vite mer om.

Duett har fokus på samspill direkte med kundene. Ta en Duett med oss, så får du smarte løsninger som effektiviserer hverdagen!

Produktark

Duett MinSide attestasjon og betaling

Attestasjon og betaling inngår i Duett MinSide, og er en vesentlig del av konseptet for elektronisk håndtering av transaksjoner. Attestasjonsløsningen inneholder verktøy for distribusjon av bilag til godkjenning og kommentarer. Betalingsløsningen gir sømløs overføring av utbetalinger med automatisk bokføring. Attestasjon kan kombineres med tradisjonell filbasert remittering, dersom det er ønskelig.

Endring av betalingsdetaljer

Attestanten vil ha mulighet for å endre både beløp og betalingsdato på fakturaen. Dette kan f.eks. være aktuelt ved avtaler om delbetaling, eller hvis det er avtalt kreditnota på deler av beløpet. Fakturaen vil uansett bli bokført med opprinnelig beløp ihht. god regnskapsskikk.

Bilagsregisteret er utgangspunkt

Forutsetningen for å kunne sende noe ut på attestasjon er at du har hentet inn og bokført bilaget i Bilagsregisteret. Dette er ulikt mange andre attestasjonsløsninger. Duett har en unik rettefunksjon, der bilag i åpne perioder kan korrigeres uten reversering og produksjon av korreksjonsbilag. Slik kan du enkelt gjøre eventuelle nødvendige endringer i konteringen etter at kunden har attestert og kommentert.

Duett Bilagsbilder

Duett Bilagsbilder med bildearkiv er en standard del av bilagsregisteret. Her knyttes bilder av bilagene opp mot transaksjonen i bilagsregisteret. Kunden vil dermed se bildet av bilaget i rutinen for attestasjon.

Alle typer inngående fakturaer

Attestasjon kan brukes for inngående fakturaer som kommer via AutoTrans (EHF), direkte fra leverandør som PDF eller skannet fra papirbilag. Attestanten kan også laste opp fakturabilder på MinSide.

Duett AutoTrans Motta faktura

Dette er løsningen for å hente inngående e-fakturaer i EHF-formatet. E-fakturaen vil vises for attestanten på samme måte som Bilagsbilder. Her vil Duett i tillegg kunne settes opp med konteringsforslag pr. leverandør. AutoTrans Motta faktura kan hente inngående e-fakturaer fra alle leverandører som benytter det standardiserte EHF-formatet, uavhengig av system. Dette er enkelt å bruke. Du merker av i klientregisteret at du vil bruke funksjonen, og sørger for å ha registrert organisasjonsnummer på disse klientene.

SMS-varsling til attestant

Du kan sette opp et mobilnummer pr. klient som automatisk vil få varsling to ganger pr. døgn når bilag har blitt merket til attestasjon. Det samles altså opp, slik at det ikke sendes en SMS pr. bilag.

Attestantens muligheter

I attestasjonsbildet vil kunden se bl.a. forfallsdato, beløp og leverandør i tillegg til bilde av fakturaen. Fakturaer som nærmer seg forfall er tydelig merket. Attestanten kan legge til forklaring eller kommentarer til bilaget. For betaling har attestanten følgende valg:

  • Godkjenn og legg til betaling
  • Godkjenn, men avvent betaling
  • Avvis

Betaling

Løsningen gir mulighet for en attestant og en betaler, altså en godkjenning fra 2 ulike personer ved behov. Før betaling velges «godkjenn og legg til betaling». Attesterte fakturaer vises i ei liste, som sendes til bank samlet med valget «start godkjenning».  Her brukes BankID for ekstra autentisering. Transaksjonene legges på forfall i banken, og blir automatisk bokført etter betaling. Ingen filhåndtering, ingen generering av betalingsforslag eller henting av retur- og avregningsfiler er nødvendig.

Tilby nye tjenester til kundene

Med Duett MinSide Bank, Duett AutoTrans Motta faktura og Duett Bilagsbilder har regnskapsfører alt som trengs for å tilby elektronisk bilagsmottak med arbeidsflyt til kundene. Regnskapet blir oppdatert jevnlig, og kunden kan selv se på sine bilag både i attestasjon og i grafiske rapporter på MinSide. Med raskere oppdateringer blir regnskapet et godt beslutningsverktøy.