Du får bedre oversikt over leieforhold og husleiefakturering når alle kontrakter ligger i ett register, med de samme opplysningene for hver leietaker, og når fakturaene lages ut fra det registeret. Da slipper du å lete i permer og e-post når leien skal reguleres eller en leietaker sier opp.
Mange mindre forvaltere og regnskapskontor med utleiekunder har kontraktene i en mappe, leielisten i et regneark og faktureringen i regnskapsprogrammet. Hver gang noe endres, må det oppdateres tre steder. Her er det du bør ha på plass.
Dette bør registeret inneholde for hvert leieforhold
- Partene: utleier, leietaker, kontaktperson og fakturaadresse.
- Leieobjektet: eiendom, enhet, areal, antall nøkler og det som følger med, for eksempel bod eller parkering.
- Leien: beløp, forfallsdag og om leietakeren betaler akonto for felleskostnader.
- Varighet: startdato, sluttdato eller oppsigelsestid.
- Regulering: hvilken indeks som brukes og når leien sist ble regulert.
- Sikkerhet: depositum eller garanti, beløp og hvor det står.
- Merverdiavgift: om næringslokalet er frivillig registrert.
Fyll ut hvert felt på samme måte for alle kontrakter. Da kan du sortere og filtrere, for eksempel på alle kontrakter som utløper neste halvår.
Datoene du må følge med på
Noen datoer koster penger hvis de glipper:
- Indeksregulering. For boliger kan leien reguleres etter konsumprisindeksen tidligst ett år etter at den sist ble fastsatt, med minst én måneds skriftlig varsel (husleieloven § 4-2). For næringslokaler gjelder det som står i avtalen.
- Utløp og oppsigelse av tidsbestemte kontrakter.
- Avregning av felleskostnader, som regel én gang i året.
- Utløp av bankgarantier.
En liste over disse datoene måned for måned gir deg tid til å varsle leietakerne i god tid.
Fra kontrakt til faktura uten å føre tallene to ganger
Når leien står i registeret, bør fakturaene lages derfra. Reguleres leien eller flytter en leietaker, oppdaterer du kontrakten, og neste faktura blir riktig. Det fjerner feilene som oppstår når samme tall skrives inn flere steder.
I Duett Eiendom ligger kontrakter og leietakere samlet. Når du oppretter et leieforhold, fyller systemet inn data fra enheten og leietakeren. Husleie og felleskostnader faktureres automatisk, og systemet er koblet til regnskapet, så tallene ikke må føres to ganger. Løsningen dekker bolig, sameie og næring.
Gi leietakerne innsyn
Mange henvendelser fra leietakere handler om betaling: om innbetalingen har kommet, og hva en faktura gjelder. En portal der leietakeren ser egne fakturaer, betalinger og dokumenter, tar mange av disse spørsmålene. Duett Eiendom har en slik leietakerportal.
Depositum og sikkerhet
For boliger kan depositumet være opptil seks måneders leie, men tre måneder er vanligst. Settes det inn på egen konto, skal kontoen stå i leietakerens navn, og rentene tilfaller leietakeren. Depositumsgaranti kan brukes i stedet. Registrer beløpet og banken depositumet står i, eller garantileverandøren som har utstedt garantien, så har du opplysningene klare når leieforholdet avsluttes. I Duett Eiendom oppretter du depositum eller garanti direkte på leieforholdet, og opplysningene ligger sammen med kontrakten. Du kan også registrere historiske data ved oppstart.
Vil du se hvordan et leieregister ser ut i praksis, kan du booke en gratis demo av Duett Eiendom.
Spørsmål og svar
Hvor ofte kan husleien reguleres?
For bolig kan leien reguleres etter konsumprisindeksen én gang i året, med én måneds skriftlig varsel. For næringslokaler gjelder det som er avtalt i kontrakten.
Holder det med et regneark for leieforholdene?
Med noen få enheter kan et regneark fungere, så lenge det oppdateres hver gang noe endres. Med flere eiendommer eller eiere blir det vanskelig å holde regnearket, fakturaene og regnskapet like. Da sparer du tid på et system der fakturaene lages fra kontraktene.
Hvordan fordeler jeg felleskostnader på leietakerne?
Vanligst er fordeling etter areal, men leieavtalen bestemmer. Betaler leietakerne akonto, må beløpet avregnes mot de faktiske kostnadene, som regel én gang i året.