Fra manuelle rutiner til automatisk flyt: Slik bruker du Power Automate

Bruker du deler av arbeidsdagen din på å være en menneskelig "klipp og lim"-maskin? Flytter du filer fra innboksen til mapper, eller taster du inn data fra ett system til et annet? Det er på tide å la robotene ta over grovarbeidet.

Effektivisering handler ikke nødvendigvis om å jobbe fortere, men om å fjerne de kjedelige, repetitive oppgavene som stjeler fokus. Verktøyet du trenger for å gjøre dette heter Power Automate, og det ligger sannsynligvis allerede klart i Microsoft-lisensen din.

Hva er Power Automate?

Power Automate er en tjeneste som får de ulike appene dine til å snakke sammen. Den fungerer etter prinsippet: "Hvis dette skjer, så gjør dette."

Her er tre konkrete eksempler på hva norske bedrifter bruker det til i dag:

1. Automatisk arkivering av bilag

• Scenario: Du mottar inngående fakturaer på e-post.
• Løsning: Power Automate ser etter e-poster med ordet "Faktura" i emnefeltet som har vedlegg. "Roboten" griper vedlegget og lagrer det automatisk i en spesifikk mappe i SharePoint eller Teams, og varsler regnskapsfører.
• Scenario: En ansatt skal be om ferie eller godkjenning av en kontrakt.
• Løsning: Den ansatte fyller ut et enkelt skjema. Leder får et varsel på mobilen med to knapper: "Godkjenn" eller "Avvis". Svaret sendes automatisk tilbake til systemet og den ansatte. Ingen e-post frem og tilbake.
• Scenario: Du er redd for å gå glipp av e-post fra din viktigste kunde.
• Løsning: Sett opp en flyt som sender deg en push-varsling på mobilen eller en melding i Teams med rød skrift hver gang akkurat den kunden sender deg noe.

2. Enklere godkjennelse

3. Vaktbikkje for viktige e-poster

Små bekker små blir til stor å

Å spare 5 minutter her og 10 minutter der virker kanskje ikke som mye. Men hvis du sparer 15 minutter hver dag på automatisering, utgjør det over en arbeidsuke i året – per ansatt! Det er tid som kan brukes på verdiskaping, kundepleie eller faglig utvikling.

Har du en rutineoppgave du hater?
Ta kontakt med oss, så ser vi om vi kan sette opp din første
"robot" sammen. Det er enklere enn du tror!