Samboerparet tok i bruk ny teknologi i økonomistyringen. Dette forenklet prosessene deres og styrket deres evne til å drive gården mer effektivt.
Nina Johansen og samboer Gunnar Johan Bøhn driver gårdene Åsterud og Maurerud ved Tyrifjorden. De har produksjon av både ammekyr, egg, korn og gress. De har en ansatt i tillegg til egen innsats, og har mer enn nok å gjøre. For dem er det helt avgjørende å kunne drive så effektivt som mulig, med minst mulig tid på administrasjon, papirarbeid og regnskap.
– Vi vil helst bruke den tida vi har til rådighet på gårdsdriften, heller enn på regnskap, sier Nina Johansen.
De samarbeider derfor med statsautorisert regnskapsfører Anette Rundtom i SpareBank 1 Økonomihuset på Hønefoss. Hun har hjulpet Nina og Gunnar Johan med å digitalisere og automatisere den økonomiske delen av driften. Papirpermene er borte, og Nina og samboeren har fått tilgang til regnskapssystemet Duett. De kan fortsatt gjøre sin del av regnskapsjobben, men sparer nå mye tid på oppgaver som før ble gjort manuelt.
– De benytter Duett-appen både til å sende fakturaer og betale regninger og til timeregistrering for ansatte. Lønnsmedarbeider hos oss henter også ut timelister direkte fra Duett, så det er lettvint for begge parter, forteller regnskapsfører Anette Rundtom ved SpareBank 1 Økonomihuset AS.
Tett samarbeid i alle kanaler
Etter snart ett og et halvt år som regnskapsfører for paret har Anette blitt godt kjent med Nina og Gunnar Johan, og de har utviklet et nært samarbeid. Anette er selv oppvokst på gård, og har derfor en spesiell forståelse for driften.
– Vi bruker «Min side» på PC minst mulig, og gjør mest mulig i Duett-appen. Alt som ikke kan bli gjort via mobilen er litt krise for mannen min, forteller Nina.
– Det er det som er så genialt med appen. Kunden slipper å styre med å logge inn på PC, det kan heller jeg gjøre, legger Anette til. I appen er det også mulig å sende meldinger mellom regnskapsfører og kunde. Og om det dukker opp spørsmål som må diskuteres mer grundig, sitter regnskapsføreren klar til å slå av en prat.
– Det hender vi må ringe hverandre eller sende en e-post. Det blir litt av det, så vi har blitt godt kjent, forteller hun.
Fakturerer i traktoren
Med Duett og den tilhørende appen kan oppgavene gjøres der bonden er.
– Nå har mannen min begynt å skrive fakturaer mens han kjører av jordet, forteller Nina.
Blant annet kjører Gunnar Johan møkk for kunder og fakturerer for jobben. Når han er ferdig på jordet kan han enkelt ta bilde av skjermen som viser hvor mye møkk som er kjørt, og legge det ved fakturaen. Fakturaen er ferdig og mottatt hos kunden før Gunnar Johan er hjemme igjen.
Lagd spesielt for landbruket
– Det er en rekke funksjoner i Duett som gjør systemet veldig godt egnet til landbruksregnskap, sier regnskapsføreren.
– Nesten alle fakturaer sendes digitalt direkte til regnskapssystemet, enten via det maskinlesbare EHF-formatet eller e-post. Jeg opplever derfor at kunder som benytter seg av den digitale løsningen til Duett mangler veldig få bilag sammenlignet med dem som leverer bilag i papirform. Det gjør at man sparer tid når banken skal avstemmes og merverdiavgift skal sendes inn. Det er mye mer oversiktlig og systematisk, forteller Anette. Kundene slipper også maset etter bilag som mangler.
De fleste av kundene hennes driver innen primærnæring, og samtlige bruker Duett til regnskapet.
– Systemet kan også brukes på AS, andre selskapsformer som ANS, DA og større kunder, men det er ett av få systemer som er veldig godt tilpasset primærnæringen, forteller hun.
Enklere årsoppgjør med skatteoptimalisering
Duett sitt eget integrerte årsoppgjørssystem forenkler prosessen med skattemelding, næringsspesifikasjon og skatteberegning.
– Istedenfor at jeg må styre og gjøre det manuelt hos Skatteetaten, trykker jeg bare på en knapp, og så oppdaterer systemet seg, forteller Anette.
I tillegg til å overføre data til skattemeldingen, har Duett en funksjon for justering og fordeling som er et perfekt verktøy for både regnskapsfører og bønder. Her beregnes foreløpig resultat, avskrivninger, eventuell gevinst- og tapskonto, jordbruksfradrag og skatt. Så kan regnskapsfører sammen med bøndene optimalisere dette ved å justere avskrivninger, fordele næringsinntekten mellom ektefeller og se effekten umiddelbart på resten av tallene.
– Det sparer vi mye tid på i årsoppgjøret, påpeker regnskapsføreren. Og for Nina og Gunnar Johan betyr det mye bedre kontroll og ikke minst spart skatt.
– Det er en del særregler i primærnæringen, så det er veldig greit med et system som tar høyde for disse. Systemet håndterer også å sende MVA-meldinger for flere næringer.
Når fakturaene nå kommer inn i Duett, bokføres de automatisk på riktig leverandør med KID- og kontonummer ferdig utfylt. Nina trenger kun et enkelt tastetrykk for å godkjenne betalingen.
Mindre manuell jobb gir effektiv drift
Nina og Gunnar Johan har med hjelp fra Duett og Anette Rundtom fra SpareBank 1 Økonomihuset effektivisert sitt regnskap betydelig. De har omfavnet digitaliseringen og spart verdifull tid, noe som lar dem fokusere mer på gårdsdriften. Denne moderne tilnærmingen til økonomistyring illustrerer hvordan teknologi kan transformere tradisjonelt landbruk, og gi bønder som dem muligheten til å prioritere det de brenner for.
