Uvdal Regnskapsservice, med sine 11 ansatte og rundt 350 klienter, er en betrodd partner, ikke bare for bedrifter lokalt i Numedal, men for bedrifter over hele Østlandet. Daglig leder Ingrid Alice Kvitberg har vært sentral i prosessen med å konvertere fra Agro til Duett Økonomi. Med en bakgrunn som opplæringsansvarlig og lang erfaring i selskapet, har hun hatt en tydelig visjon for overgangen.
"Vi har alltid hatt en flat struktur på kontoret, og alles mening er viktig. Dette var avgjørende da vi startet konverteringsprosessen," sier Ingrid Alice. "Å inkludere alle i beslutningene gjorde det lettere å få aksept og engasjement fra alle ansatte."
I tillegg har sikring av data, kunstig intelligens og automatisering medvirket sterkt til at Uvdal Regnskapsservice har klart å effektivisere arbeidsprosessene og øke produktiviteten med det nye regnskapsprogrammet.
Valget av regnskapsprogrammet Duett Økonomi
Da Agro måtte legges ned, begynte Uvdal Regnskapsservice å se etter nye alternativer. Etter en skuffende opplevelse med et annet system, fant regnskapskontoret trygghet i Duett, som en god etterfølger til Agro. Valget om å bytte til Duett Økonomi ble drevet av behovet for en mer moderne og effektiv løsning.
"Vi kjente Duett fra før, og det ga oss trygghet da vi hadde hatt utfordringer med det forrige systemet. Støtten og oppfølgingen fra Duett-teamet var en viktig faktor for oss," forteller Ingrid Alice. "Vi følte oss ivaretatt fra innsalgsfasen med første presentasjon, til onboarding og oppstart. Opplevelsen var at vi ble lyttet til gjennom hele prosessen, og at våre behov var førende."
Smidig overgang og bilagshistorikk
Overgangen til Duett Økonomi ble nøye planlagt og gjennomført i etapper. Med en målsetting om å ha flest mulig klienter over på det nye systemet før nyttår, startet de prosessen i oktober.
"Vi hadde et møte hvor vi planla tidslinjen med tanke på momsperioder og regnskapets status. Denne strukturen var avgjørende for fremdriften," sier Ingrid Alice. "Å få med full bilagshistorikk var også gull verdt. Det sparte oss for mye tid og arbeid."
Ingrid Alice fremhever at digitale systemer og automatiserte løsninger ikke bare er for de yngre.
Det handler om innstilling og vilje til å lære. Våre erfaringer tilsier at alle ansatte, uavhengig av alder, har klart overgangen med stor suksess. Det er inspirerende å se hvordan hele teamet har omfavnet de nye verktøyene og jobber smartere sammen.
Kundeopplæring i Duett Økonomi og app
Etter konverteringen har Uvdal Regnskapsservice sett flere fordeler med Duett Økonomi. Klientene har fått bedre tilgang til sitt regnskap, noe som har gjort det lettere å motivere flere klienter over på elektroniske løsninger.
"Vi har fått flere klienter til å fakturere direkte i Duett, noe som forenkler vår arbeidsdag betydelig," sier Ingrid Alice. "De fleste av våre klienter har klart overgangen til "Min Side" selv, noe som viser hvor intuitivt systemet er." "Min Side" er klientens tilgangsside og tilrettelegger for tett samhandling mellom bruker og regnskapsfører.
Over 85 % av klientmassen har blitt konvertert til Duett Økonomi, inkludert en bred variasjon av klienttyper fra landbruk, entreprenører, bilverksteder og hotellvirksomheter.
En viktig del av onboarding-prosessen har vært opplæring og kundekvelder arrangert av Duett. "Vi startet konverteringen i oktober og fikk besøk fra Duett, som holdt kurs for oss. I tillegg arrangerte vi kundekvelder hvor alle klienter som ville, kunne komme og få kurs i "Min Side", andre funksjoner og appen," forteller Ingrid Alice. "Dette var svært verdifullt, da det ga både oss og klientene våre en god start med det nye regnskapsprogrammet."
Kunstig intelligens og chatbot
En av de store fordelene med Duett er bruken av kunstig intelligens (KI). "Vi er veldig glade i Alfa, chatboten som har blitt smartere og mer effektiv over tid," sier Ingrid Alice. "Ved å bruke riktige søkeord får vi raske og relevante svar. Alle på kontoret bruker Alfa, og det har virkelig hjulpet oss med å løse problemer raskt."
Ingrid Alice understreker at Alfa har blitt mye bedre bare på det halvåret de har brukt den. "Det er flott å ha en KI-basert assistent som blir smartere jo mer vi bruker den," sier hun.
Anbefalinger når du skal konvertere til nytt regnskapsprogram
Ingrid Alice deler noen råd for andre regnskapskontorer som vurderer å bytte til Duett Økonomi:
- Inkluder alle i prosessen: Sørg for at alle ansatte føler seg involvert og hørt.
- Planlegg timingen nøye: Unngå å konvertere i de travleste periodene, som rundt årsoppgjøret.
- Invester i full bilagshistorikk: Det sparer mye tid og sikrer kontinuitet.
- Tilby opplæring til kundene: Kundekvelder og kurs øker brukernes trygghet og effektivitet.
Fremtidige planer
Uvdal Regnskapsservice ser frem til å bruke flere av funksjonene i Duett Økonomi. Regnskapskontoret har som mål å fortsette å digitalisere flere klienter og utnytte systemets fulle potensiale.
"Vi ser frem til å bruke systemet fullt ut, og vi er sikre på at det vil gjøre hverdagen vår enda mer effektiv," avslutter Ingrid Alice.
Gjennom en grundig planlagt og inkluderende prosess har Uvdal Regnskapsservice vist hvordan du kan lykkes med konverteringen til nytt regnskapsprogram, til stor fordel for både ansatte og regnskapskontorets klienter.
Kontakt oss for mer informasjon om Duett Økonomi