EHF er ikke noe nytt. Faktisk har offentlig sektor brukt standarden i mange år.
Allerede i 2012 ble det innført krav om at statlige virksomheter skulle kunne motta EHF-fakturaer. Kommunale virksomheter fikk tilsvarende krav i 2015, og siden 2019 har alle offentlige oppdragsgivere vært pålagt å følge standarden ved offentlige anskaffelser.
Nå står næringslivet for tur.
Som en del av myndighetenes arbeid med å digitalisere regnskapsprosessene, er det vedtatt lovendringer som legger til rette for obligatorisk elektronisk fakturering og digital bokføring. Dersom de foreslåtte forskriftsendringene blir vedtatt, vil næringsdrivende få plikt til å sende elektronisk faktura fra 1. januar 2027, mens pliktig digital bokføring er foreslått innført fra 1. januar 2030.
For regnskapskontorer handler dette om langt mer enn å oppfylle nye krav. Det handler om å legge grunnlaget for en enklere, tryggere og mer automatisert arbeidshverdag.
Digitalt er bra. Automatisert er bedre.
Mange virksomheter sender i dag faktura som PDF på e-post. Selv om det er digitalt, er prosessen fortsatt delvis manuell.
Fakturaen må mottas, tolkes, kontrolleres og behandles før den kan bokføres. Moderne teknologi og kunstig intelligens gjør denne jobben enklere enn før, men det er fortsatt forskjell på et digitalt dokument og en automatisert arbeidsflyt.
EHF fungerer annerledes.
Når en faktura sendes som EHF, følger strukturert data med hele veien. Informasjonen kan leses direkte av økonomisystemet uten manuell registrering eller tolkning. Dermed kan store deler av prosessen automatiseres fra første stund.
Det er nettopp derfor EHF er en sentral del av myndighetenes arbeid med digital bokføring.
EHF er nøkkelen til automatisering
For mange regnskapskontorer er inngående fakturaer blant de mest arbeidskrevende bilagene å håndtere. Det gjelder både for kunden og regnskapsføreren.
Når fakturaen kommer inn som EHF, åpner det seg helt andre muligheter for automatisering.
I Duett Økonomi kan inngående EHF-fakturaer behandles automatisk med konteringsforslag, inkludert varelinjer, antall og detaljer. Fakturaen blir deretter tilgjengelig for godkjenning og betaling uten at regnskapsføreren trenger å videresende eller behandle den manuelt.
Resultatet er en raskere, mer effektiv og mer presis arbeidsflyt.
EHF er en viktig del av digital bokføring
Forslaget om obligatorisk EHF henger tett sammen med forslaget om pliktig digital bokføring fra 2030. Målet er ikke bare å digitalisere fakturaen, men hele regnskapsprosessen.
Når fakturaer sendes som EHF, bokføres digitalt og kobles sammen med bankintegrasjon og betalingsløsninger, blir dataene tilgjengelige gjennom hele verdikjeden. Informasjonen flyter automatisk mellom systemene, uten at den samme jobben må gjøres flere ganger.
For kunden betyr det bedre oversikt.
For regnskapsføreren betyr det mindre manuelt arbeid og et mer oppdatert regnskap.
Mindre stress og færre skippertak
Automatisering handler ikke bare om effektivitet. Det handler også om arbeidsflyt.
Når fakturaer og bilag kommer inn fortløpende gjennom året, reduseres behovet for skippertak ved mva-terminer, rapportering og årsoppgjør.
Regnskapsføreren får et mer oppdatert regnskap å jobbe med, mens kunden får bedre innsikt i egen økonomi.
Mange opplever også færre avbrudd i arbeidshverdagen. Tiden som tidligere gikk til punching, videresending og oppfølging av dokumentasjon kan brukes på rådgivning og kundedialog.
Mer enn effektivitet: Bedre kontroll
Automatisering betyr ikke mindre kontroll. Tvert imot.
Moderne økonomisystemer kan utføre automatiske kontroller som bidrar til å redusere risikoen for feil og misbruk.
Eksempler kan være:
-
Varsel dersom fakturanummer allerede er brukt fra samme leverandør
-
Varsel dersom bankkontonummer avviker fra registrert leverandørinformasjon
-
Varsel om gamle eller uavklarte poster i reskontroen
-
Kontroll av avvikende eller manglende informasjon
Slik blir systemet en ekstra kontrollmekanisme som hjelper både kunden og regnskapsføreren.
Data som skaper verdi
Når fakturaer håndteres digitalt og strukturert, får virksomheten tilgang til langt mer enn et bokført bilag.
Detaljerte data på varelinjenivå gir bedre grunnlag for analyser, rapportering og dokumentasjon. Samtidig øker sporbarheten og kvaliteten i regnskapet.
Dette blir stadig viktigere etter hvert som kravene til dokumentasjon, innsikt og rapportering øker.
Jo mer strukturert data som flyter gjennom systemene, desto større verdi kan virksomheten hente ut av regnskapet.
Hva kan regnskapskontoret gjøre allerede nå?
Selv om de nye kravene innføres gradvis, finnes det gode grunner til å starte arbeidet allerede i dag.
Regnskapskontorer kan:
-
Kartlegge hvilke kunder som fortsatt mottar mange PDF- og papirfakturaer
-
Hjelpe kundene med å registrere seg for mottak av EHF
-
Oppfordre kunder til å be leverandører sende EHF fremfor PDF
-
Ta i bruk bankintegrasjon og automatiserte arbeidsflyter der dette ikke allerede er etablert
-
Gjøre EHF til en naturlig del av onboarding av nye kunder
-
Informere kundene om hvordan kravene til EHF og digital bokføring vil påvirke virksomheten deres
Jo tidligere kundene kommer i gang, desto enklere blir overgangen når nye krav trer i kraft.
Ikke vent med å ta i bruk EHF
Det er lett å se på EHF som enda et nytt regelkrav.
Men den største gevinsten handler ikke om etterlevelse.
Den handler om å redusere manuelt arbeid, forbedre datakvaliteten og frigjøre tid til oppgaver som skaper mer verdi for kundene.
For regnskapskontorer representerer dette en mulighet til å styrke samarbeidet med kundene, effektivisere interne prosesser og bruke mer tid på rådgivning.
Derfor bør ikke spørsmålet være om virksomheten skal ta i bruk EHF, men hvor raskt den kan få hele fakturaflyten over på en digital og automatisert arbeidsmåte.
EHF er ikke målet i seg selv. Det er starten på en mer effektiv regnskapshverdag.