Eiendomsfaktureringen går av seg selv. Hva nå?

Faktureringen av husleie og felleskostnader går allerede av seg selv i Duett Eiendom. Hva nå? Nye funksjoner tar bort mer av det manuelle arbeidet rundt faste rutiner, inn- og utflytting, henvendelser og informasjon som i dag ligger i regneark. Samtidig får byrået en tjeneste som kan spare eiendomsselskapet penger på forsikringen.

Innlegget er for regnskapskontor og forretningsførere som har både eiendomsforvaltning og regnskap for sameier, borettslag og utleiere.

Hjelp kundene å få billigere forsikring

Forsikringsselskapene gir bedre vilkår når de ser at bygget blir fulgt opp. Flere gir for eksempel rabatt for faste brannvernrunder, el-kontroll med termografering og vannstoppere. Forutsetningen er god dokumentasjon på at kontrollene faktisk er gjort.

Den dokumentasjonen bygger dere opp i Duett Eiendom:

Oppgaver med ansvarlig og frist, og underoppgaver for hvert steg.
Repeterende oppgaver for kontroller som kommer igjen. De settes opp én gang og kommer tilbake av seg selv, så ingenting glipper.
Brukerdefinerte felter på eiendommen, for eksempel dato for siste og neste el-kontroll.

Utførte oppgaver viser hva som er gjort, når og hvem som var ansvarlig. Det kan eiendomsselskapet legge fram når det hentes inn tilbud og forsikringen reforhandles.

Oppgaver som bør settes opp. Noen er så enkle som en påminnelse om å stenge vannkranene ute før vinteren, så rørene ikke fryser:

Hvert kvartal: brannvernrunde
Hvert år: test av røykvarslere og slokkeutstyr, rensing av takrenner og sluk, innhenting av tilbud og reforhandling av forsikringsavtalen
Hvert år, om høsten: stenge vannkranene ute før vinteren
Hvert femte år: el-kontroll med termografering
Hvert tiende år: inspeksjon av vannrør
Etter serviceavtalen: service på brannalarm, heis og ventilasjon

Dette gjelder også små sameier og borettslag. Med billigere forsikring, ryddige rutiner og bistand ut over regnskapsførselen øker kundens betalingsvilje.

Utflytting med protokoll

Slik foregår en utflytting:

Byrået sender innkalling til overtakelsesprotokollen.
Protokollen fylles ut digitalt, rom for rom: tilstand, bilder, hvordan hver skade håndteres og hvem som betaler. Målerstand og nøkler registreres samtidig.
Leietaker legger inn sine merknader i protokollen.
Byrået bistår i sluttoppgjøret: saldo og feil og mangler fra overtakelsesprotokollen gjøres opp mot depositum eller husleiegaranti først, og det som overstiger kreves direkte fra leietaker.

Utflyttingsprotokollen i Duett Eiendom: tilstand rom for rom, med håndtering og hvem som betaler

Utflyttingsprotokollen: rom for rom, med tilstand, håndtering og hvem som betaler.

Hvem som fyller ut protokollen, avtaler dere med eiendomsselskapet. Er eiendomsselskapet lite aktivt, starter og avslutter byrået, og eiendomsselskapet tar bare gjennomgangen på stedet. Alt logges, så dere ser hva som er gjort, av hvem og når.

Med leietakers merknader samlet i protokollen er overtakelsen ryddig for både byrået og eiendomsselskapet.

Henvendelser og beskjeder

Henvendelser fra leietakere, eiere og styre kommer i én innboks. Der kan dere:

tildele meldingen til en kollega
skrive interne notater som leietakeren ikke ser
gjøre meldingen om til en oppgave, koblet til leietaker og enhet

Skal eiendomsselskapet svare selv, tildeler dere meldingen dit, med et internt notat om hva regelverket sier og et forslag til svar.

Oppslagstavla er for beskjeder som gjelder alle, som dugnad og generalforsamling i borettslaget, julelunsj i kantinen eller vareprøvesalg fra Boss i næringsbygget. Alle kan foreslå oppslag, men ingenting publiseres før det er godkjent. Nye oppslag varsles på e-post.

Brukerdefinerte felter i stedet for regneark

Parkeringsplass og bod, ladeplass for elbil eller hvor stoppekranen står, kan ligge som brukerdefinerte felter på enhet, leietaker, oppgave og mer. Feltene kan være ja/nei, tekst, lenke og flere typer, og vises i listene.

Neste steg: egen flyt for avregning

Avregning er en periodisk jobb som alltid trenger en manuell gjennomgang. For sameier og borettslag fungerer dagens avregning fint, og avregning mot A-konto gjøres med noen få klikk. Se mer her →

Neste steg er en egen flyt for fordeling og avregning av felleskostnader, både for næringsutleie og sameier. Den er ikke med i denne omgangen, men det er det neste vi jobber med.

Fakturering og oppfølging av innbetalinger skjer som før i regnskapssystemet.

Kom i gang

Funksjonene er tilgjengelige nå. I hjelpesenteret står det hvordan utflyttingsprotokollen, innboksen, oppslagstavla, repeterende oppgaver og brukerdefinerte felter settes opp.

Les mer om Duett Eiendom, systemet for eiendomsforvaltning med regnskap i samme løsning.

Ofte stilte spørsmål om Duett Eiendom

Kan faste kontroller gi billigere forsikring for et sameie eller borettslag?

Ja, flere forsikringsselskaper gir bedre vilkår når de ser at bygget blir fulgt opp, for eksempel rabatt for faste brannvernrunder, el-kontroll med termografering og vannstoppere. I Duett Eiendom ligger kontrollene som utførte oppgaver med dato og ansvarlig, og det kan eiendomsselskapet legge fram når forsikringen reforhandles.

Hva er en digital overtakelsesprotokoll?

En protokoll som fylles ut rom for rom ved utflytting, med tilstand, bilder, hvordan hver skade håndteres og hvem som betaler. Målerstand og nøkler registreres samtidig, og leietaker legger inn sine merknader i den samme protokollen.

Passer Duett Eiendom for små sameier og private utleiere?

Ja. Et lite sameie eller en privat utleier trenger ikke å bruke systemet selv. Regnskapskontoret eller forretningsføreren setter opp rutinene én gang, og kunden får dokumentasjonen å vise forsikringsselskapet.

Hvordan fungerer avregning av felleskostnader i Duett Eiendom?

For sameier og borettslag gjøres avregning mot A-konto med noen få klikk, og fakturering etter avregning kan gjøres basert på brøk. En egen flyt for fordeling og avregning av felleskostnader, både for næringsutleie og sameier, er det neste som utvikles.