Korrekt håndtering av feriepenger og ferieavvikling er avgjørende for deg som regnskapsfører, spesielt i sommermånedene når både ansatte og du selv skal ta ferie. Ferieloven krever at ferien fastsettes i god tid før avvikling. Her er noen gode tips og påminnelser om hva du bør huske på for å sikre en effektiv og stressfri prosess.
Automatiserte varslinger og ferieavvikling
Det er viktig å holde oversikt over oppgaver og unngå feil i enhver bedrift. Automatiserte prosesser og varslinger kan være til stor hjelp. Et integrert ferie- og fraværssystem forenkler innhenting av ferieønsker fra ansatte, noe som gjør planleggingen enklere og mer oversiktlig. En fraværskalender er et verdifullt verktøy i denne prosessen.
Utbetaling av feriepenger
Ferie er fri uten lønn, og feriepengene skal erstatte vanlig lønn. Derfor stoppes den vanlige lønnen i den perioden arbeidstakerne tar ferie. I henhold til ferieloven skal feriepenger opptjent hos arbeidsgiver det foregående opptjeningsåret, utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. For å forenkle dette, velger mange arbeidsgivere å utbetale feriepenger i juni. Dette betyr at ansatte med månedslønn trekkes for full ferie i juni, og den tilbakeholdte lønnen utbetales når ferien faktisk avvikles.
Feriepenger for ansatte som slutter
Når en ansatt slutter, er det viktig å huske på at alle opptjente feriepenger skal utbetales. Dette reguleres av ferieloven. Her er noen vanlige scenarier, med tips til hvordan disse løses i Duett Økonomi:
- Slutt før feriepengeutbetalingen i juni (uten avviklet ferie): Hvis en ansatt slutter før feriepengeutbetalingen i juni, må du utbetale alle opptjente feriepenger ved slutten av ansettelsesforholdet. Bruk lønnsart 303-Feriepenger sluttoppgjør for å sikre korrekt utbetaling.
- Slutt før feriepengeutbetalingen i juni (med avviklet vinterferie): Hvis en ansatt har tatt en uke vinterferie før sluttdato, må du trekke for vinterferien i sluttoppgjøret. Bruk lønnsart 303-Feriepenger sluttoppgjør for utbetalingen og lønnsart 304-Trekk i lønn for ferie for trekket.
- Slutt etter feriepengeutbetalingen i juni: Hvis en ansatt slutter etter feriepengeutbetalingen i juni, men før ferie er avviklet, må du justere for uker jobbet uten lønn. Godtgjørelse for disse ukene utbetales med lønnsart 100-Fastlønn, og opptjente feriepenger utbetales med lønnsart 303-Feriepenger sluttoppgjør.
Automatisering av lønnskjøringer
Automatisering av lønnskjøringer kan gjøre prosessen mye enklere ved å inkludere alle ansatte med feriepenger til gode fra foregående år, og sikre at trekket automatisk tar hensyn til månedslønn og stillingsprosent registrert på den ansatte. Dette sikrer en enkel og effektiv prosess.
Oppfølging av sykefravær og inntektsmeldinger i ferietiden
Sykefravær og inntektsmeldinger må håndteres korrekt selv i ferietiden. For eksempel, hvis en ansatt blir syk i ferien, er det viktig å kunne opprette inntektsmeldingen raskt og effektivt. Systemet bør kunne sende varsler til både deg og eventuelle vikarer, slik at prosessen med NAV ikke stopper opp selv om du er på ferie.
A-melding for juli
Husk at selv om det ikke har vært noen lønnsutbetaling i juli, må A-melding sendes inn med kun arbeidsforhold innen 5. august. Dette er en viktig påminnelse for å sikre at alle rapporteringsforpliktelser oppfylles selv i ferietiden.
Sikre smidig og korrekt håndtering av feriepenger og ferieavvikling
Et effektivt økonomisystem sikrer smidig og korrekt håndtering av feriepenger og ferieavvikling, og frigjør tid til andre viktige oppgaver. Ved å bruke et integrert ferie- og fraværssystem blir innhenting av ferieønsker fra ansatte enkel, og planleggingen mer oversiktlig. Automatiserte varslinger og en fraværskalender kan hjelpe deg å holde oversikt og unngå feil, spesielt i travle sommermåneder. I Duett Økonomi finner du alle disse funksjonene. For ytterligere informasjon og veiledning, se denne artikkelen i Hjelpesenteret.