Bruker du fortsatt tid på å fylle inn konto og bærer manuelt for de samme leverandørene måned etter måned? Med konteringsregler i Duett Bilagsbehandling kan du redusere mye av dette arbeidet. Sett opp regelen én gang – og systemet bruker den automatisk neste gang en faktura fra samme leverandør kommer inn.
Hva er en konteringsregel?
En konteringsregel er et oppsett du knytter til en bestemt leverandør. Når systemet gjenkjenner leverandøren på et innkommende bilag, fylles bokføringsvalgene du har definert inn: hvilken hovedbokskonto beløpet skal på, hvilken bærer (avdeling, prosjekt) det tilhører, mva-kode og til og med referansenummer og merknadsfeltet.
Automatisk for EHF, hjelp på veien for manuelle bilag
Konteringsregelen virker litt forskjellig avhengig av hvor bilaget kommer fra:
EHF-fakturaer: regelen brukes helt automatisk, ned på varelinjenivå, og fakturaen bokføres uten at du trenger å gjøre noe.
Bilag du behandler manuelt i Innboks: regelen fyller automatisk ut forslag til konto, mva-kode og referanse basert på leverandøren – du kontrollerer og godkjenner i stedet for å registrere fra bunnen av.
Resultatet er at du åpner bilaget – og mye av bokføringen er allerede utfylt eller foreslått. Rollen din endres fra å registrere til å kontrollere. Er reglene definert presist, gjør systemet også mye av selve kontrolljobben for deg.
Sett det opp direkte på bilaget – uten omveier
Det beste med konteringsregler i ny Bilagsbehandling er at du oppretter og oppdaterer dem direkte inne på bilaget du jobber med – ingen omvei via menyer eller innstillinger.
-
Åpne et bilag fra en leverandør du vil sette opp en regel for
-
Gjør ønskede endringer direkte på bilaget
-
Velg «Godkjenn og oppdater regel»
-
Endringene lagres automatisk som en regel for leverandøren
Du endrer bilaget og oppretter regelen samtidig.
Neste gang en faktura fra samme leverandør kommer inn, er konteringen ferdig foreslått eller bokført automatisk – avhengig av om bilaget kommer via EHF eller Innboks
Brukerrollen din styrer om du kan opprette regler for hele kontoret eller kun for det aktuelle firmaet.
Ekstra kraftig kombinert med EHF
Kombinerer du konteringsregler med automatisk EHF-mottak, blir effekten enda større. EHF-fakturaer bokføres automatisk av systemet, og har du satt opp konteringsregel for leverandøren, brukes den konteringen ned på varelinjenivå. Systemet validerer og kontrollerer også de bokførte EHF-fakturaene automatisk, og godkjenner i stor grad bilag som er korrekte – slik at du som regnskapsfører ikke trenger å kontrollere disse manuelt. Fakturaen dukker opp i «Bokførte bilag» ferdig bokført og kontrollert, uten at du har løftet en finger.
Automatisk EHF-behandling, validering og konteringsregler eliminerer manuell registrering og reduserer kontrollarbeidet betydelig. Regnskapsfører bruker tiden sin på de bilagene som faktisk krever oppmerksomhet – ikke på tastetrykk og rutinekontroll.
Et praktisk eksempel
La oss si at du har en fast leverandør for kontorstrøm. Hver måned kommer fakturaen, og den skal alltid på konto 6340 med avdelingsbærer 10. Du setter opp konteringsregelen én gang. Kommer fakturaen som EHF, blir den bokført og kontrollert automatisk med riktig kontering. Kommer den inn i Innboks for manuell behandling, er kontering og bærer allerede foreslått når du åpner bilaget – du trenger bare å kontrollere og godkjenne.
Multipliser det over alle faste leverandører du har, og du ser raskt verdien: vesentlig mer tid frigjort til rådgivning og kundeverdi – ikke til rutineregistrering og -kontroll.
Gå inn på neste bilag fra din største leverandør og opprett konteringsregelen der og da. Det tar under ett minutt, og du sparer tid fra samme dag.