Hva om du ikke trengte å sjekke hvert eneste bilag manuelt – bare de som faktisk har noe galt? Det er nøyaktig det avvikshåndteringen i Duett Bilagsbehandling gjør for deg. Systemet gjør 90 % av jobben. Du handler bare der det trengs.
Tre farger – tre nivåer av handling
Ny Bilagsbehandling bruker en tydelig fargekoding som forteller deg nøyaktig hva som krever oppmerksomhet – og hva du kan la stå:
🔴 Rødt varsel: Kritisk feil som MÅ rettes før bilaget kan godkjennes. Typiske eksempler er manglende obligatoriske felt, differanse mellom debet og kredit, ugyldig konto eller ugyldig KID-nummer.
🟡 Gult varsel: Veiledende merknad – anbefalt å rette, men bilaget kan godkjennes som det er. Eksempler: Bilag som er registrert av sluttbruker eller leverandør uten konteringsregel.
🟢 Grønt: Bilaget er kontrollert og godkjent. Ingen handling nødvendig.
Varsler oppdateres automatisk og forsvinner av seg selv når du retter avviket de peker på. Du trenger ikke manuelt rydde dem bort.
Løpende validering og varslingssystem fanger feil før de er godkjent. Grønn status indikerer gjennomgått og korrekte bilag.
Din nye arbeidsrytme: start i «Må korrigeres»
Listevisningen i Bilagsbehandling har fire faner: Alle, Må korrigeres, Under behandling og Fullført. Fanen «Må korrigeres» samler alle bilag med røde varsler – altså de som faktisk trenger din inngripen.
Et effektivt opplegg er å starte her hver dag. Har du ingen røde bilag, er du allerede i rute. Gå deretter til «Under behandling» for bilag som venter på attestasjon eller andre skritt. Målet er at alle bilag til slutt er grønne.
Bulk-godkjenning av gule varsler
Har du mange bilag med gule varsler som du har vurdert og vil godkjenne samlet? Du kan bulk-godkjenne gule varsler direkte fra listevisningen – uten å åpne hvert enkelt bilag. Det sparer tid når du har god oversikt over hva varslene gjelder.
Slik fungerer det for EHF-fakturaer
EHF-fakturaer inneholder strukturerte data og bokføres direkte når de mottas. Grønn, gul og rød status viser om det er noe ved bilaget som må kontrolleres – og hvor alvorlig det er.
-
Grønn status: Fakturaen er bokført, kunden har attestert, og systemet har validert og godkjent bilaget. Ingen handling er nødvendig.
-
Gul status: Fakturaen er bokført, men det er noe som fortsatt må følges opp. Det kan for eksempel være at fakturaen ligger til attestering hos kunden. Når kunden har attestert, blir statusen grønn.
-
Rød status: Fakturaen er bokført, men noe må korrigeres. Det kan for eksempel mangle en påkrevd bærer, som prosjekt eller avdeling.
Avvikshåndtering – nøkkelen til effektivisering
Ny Bilagsbehandling er bygd rundt en enkel tanke: med høy grad av digitale bilag, EHF, tolkningslogikk og konteringsregler gjør systemet mesteparten av jobben. Regnskapsførerens rolle er å håndtere avvik – ikke å registrere. Det betyr færre manuelle feil, raskere periodelukning og mer tid til arbeid som faktisk gir kundeverdi.
Effektiv bilagsbehandling gir regnskapsfirmaene kapasitet til å levere mer verdi som rådgivere – ikke bare produksjon.
Start arbeidsdagen i fanen «Må korrigeres». Har du ingen røde der, er du allerede i rute.