Slik flyttet EK Økonomi 50 kunder til skybaserte Duett 

Visma Business fases ut, og mange regnskapskontorer ser nå etter en ny løsning. EK Økonomi valgte å konvertere til Duett Økonomi – et skybasert, moderne og fremtidsrettet regnskapsprogram. Med god støtte fra Duett og en strukturert prosess sikret de en sømløs overgang for både regnskapsførerne og kundene.

En strukturert overgang til en mer moderne løsning

Da EK Økonomi overtok 50 kunder fra et annet regnskapskontor som brukte Windows-baserte Visma Business, ønsket de en løsning som var robust nok for fremtiden.

Målet var å sikre en sømløs overgang for både regnskapsførerne og kundene, med optimal arbeidsflyt, mer automatisering og tettere samhandling.

Enklere hverdag med Duett Økonomi

Med god støtte fra Duett og en strukturert konverteringsprosess, har overgangen vært en stor forbedring for både EK Økonomi og deres nye kunder.

– Vi ønsket å gi kundene våre en mer moderne løsning. Derfor ble Duett Økonomi det naturlige valget for oss – både på grunn av funksjonaliteten og støtten vi fikk underveis, sier Anne Margrethe Elton, daglig leder og statsautorisert regnskapsfører i EK Økonomi.

– Vi opplever bedre flyt, mindre stress og mer overskudd i hverdagen – for både oss og kundene våre.

Daglig leder og statsautorisert regnskapsfører Anne Margrethe Elton

Effektiv konverteringsprosess

Overgangen til et nytt regnskapsprogram kan virke omfattende, men med god planlegging og støtte fra Duett sine konverteringskonsulenter, opplevde EK Økonomi konverteringen som en effektiv og ryddig prosess.

– Prosessen gikk bra, og vi fikk god hjelp underveis, forteller Elton.

For EK Økonomi var det særlig viktig å få med full bilagshistorikk, noe som sikrer en enkel videreføring av regnskapene og reduserer risikoen for feil. Med Duetts konverteringsprogram ble bilagshistorikken konvertert for flere år bakover, ikke bare de siste to årene.

Fordelene med Duett Økonomi

Som eksisterende brukere av Duett Økonomi var det et naturlig valg for EK Økonomi å konvertere de nye kundene til samme program. Dette sikret en mer brukervennlig og effektiv løsning, særlig for kunder som ønsker å jobbe mer aktivt med regnskapet sammen med regnskapsfører.

– Vi har brukt Duett i mange år og er veldig fornøyde med det. Det var naturlig for oss å flytte kundene til vårt primære regnskapsprogram, fordi det gir oss en effektiv arbeidsflyt, god automatisering og tett samhandling med kundene, sier Elton.

For kundene har overgangen gitt en bedre brukeropplevelse, med intuitive verktøy som forenkler samarbeidet med regnskapskontoret.

Automatisert arbeidsflyt sparer tid

En stor forbedring etter overgangen til Duett Økonomi er den automatiserte EHF-flyten, som effektiviserer håndteringen av inngående fakturaer. Tidligere måtte EK Økonomi manuelt oppdatere bilagsbunter. Nå skjer mye av bokføringen automatisk, inkludert betalingsoppdateringer fra banken.

– Det er mye bedre nå når prosessen går automatisk – vi slipper å hente filer fra bank og oppdatere bunter manuelt. Det sparer oss for flere timer i måneden og reduserer risikoen for feil, sier Elton.

Kundene har også mer kontroll over egne fakturaer og betalinger, noe som frigjør tid for regnskapsførerne.

– Kundene gjør veldig mye av jobben før regnskapsfører håndterer bilag i siste fase, sier Elton.

Anita Jellum, statsautorisert regnskapsfører, med kunde Roald Haarberg, daglig leder/eier av Measurement Technology Services AS, som ønsker å automatisere regnskapet etter overgangen fra Visma Business.

App som forenkler samhandlingen med kundene

Flere av kundene har tatt i bruk Duett-appen, som gir dem enkel tilgang til regnskapet når og hvor det passer dem. De kan sende inn bilag, godkjenne og betale fakturaer, se banksaldo og få oversikt over økonomien sin i sanntid.

– Det har gjort hverdagen enklere både for oss og kundene. De kan godkjenne betalinger rett fra mobilen, og vi slipper mange manuelle henvendelser. Det gir oss en jevnere arbeidsflyt og mer tid til rådgivning, sier Elton.

Med innebygd meldingsfunksjon kan kundene også stille spørsmål direkte i appen.

– Vi ser at kundene ofte bruker meldingsfunksjonen i appen til korte avklaringer. Det er mye mer effektivt enn e-post og forenkler samarbeidet, sier Elton.

Slik får du en effektiv overgang til nytt regnskapssystem

EK Økonomi anbefaler andre regnskapskontorer å ta seg tid til planlegging og forberedelser før en konvertering.

– Kartlegg i forkant hvilke avtaler som må være på plass – for eksempel ELMA, OCR, remittering og oppsett av klienttilgang i Duett Økonomi – det gir en bedre overgang, sier Elton.

Det er også viktig å ha oversikt over personal- og lønnsopplysninger, da en del av disse må legges inn på nytt i programmet.

Mer tid til det som betyr noe

For EK Økonomi har den største fordelen vært det gode samarbeidet med kundene via Duett-appen, som gir kundene full oversikt og enkel tilgang til regnskapet.

– Vi får også oppdaterte regnskap uten å være avhengige av å ajourføre manuelt – det sparer oss for mye tid, avslutter Elton.

Kundene i fokus hos EK Økonomi. Fra venstre Heidi – Regnskapsfører, Marianne – Regnskapsfører, Hanne – Statsautorisert regnskapsfører, Anita – Statsautorisert regnskapsfører og Anne Margrethe

Tid for et mer moderne regnskapsprogram?

Å bytte program trenger ikke være komplisert. Med Duett Økonomi får du en smidig konvertering med full bilagshistorikk – og et skybasert, moderne regnskapsprogram som gir bedre kontroll, mindre manuelt arbeid og mer tid til rådgivning.

Bruker du fortsatt Visma Business? Da kan Duett Økonomi være den naturlige arvtakeren. Med regnskap, lønn, prosjekt og bank samlet i ett system, får både regnskapskontoret og kundene en mer effektiv arbeidsflyt og bedre oversikt.

Ta kontakt for en uforpliktende prat – vi gjør overgangen enklere og mer effektiv!