Slutt på mageverk og skippertak: Effektiviserte regnskapsarbeidet med Taskline

Det er langt fra stille på Vossestrand Rekneskapskontor AS. Med høy kompetanse, stort engasjement og et stadig mer variert kundegrunnlag har regnskapskontoret vokst seg inn i en ny tid – og funnet digitale verktøy som faktisk hjelper i praksis. Ett av dem er Taskline – et skybasert verktøy for kvalitetskontroll og oppdragsstyring tilpasset regnskapsbransjen.

Et regnskapskontor i utvikling

Hos Vossestrand Rekneskapskontor finner du et knippe pratsomme damer med solid fagkunnskap og bena godt plantet i både tradisjon og fremtid. Kontoret ble startet for over 50 år siden og har utviklet seg i takt med lokalsamfunnet. I dag bistår de kunder innen eiendomsutvikling, bygg- og anlegg, transport, barnehager, tannhelse og veterinærtjenester – og selvsagt landbruk, som fortsatt står sterkt i porteføljen.

To daglige ledere har ledet kontoret gjennom denne utviklingen, begge med 25 år bak seg. Med solid kontinuitet i ledelsen og et sterkt fagmiljø, har kontoret bevart det nære kundeforholdet samtidig som kravene til effektivitet og struktur har økt.

Fra venstre: Hanna – Statsautorisert rekneskapsførar, Tanya – Rekneskapsførar, Margunn – Statsautorisert rekneskapsførar/Dagleg leiar, Kolbein – Pensjonert økonomisk rådgjevar/tidlegare dagleg leiar, Lena – Rekneskapsførar, Brit – Statsautorisert rekneskapsførar og Kjersti – Statsautorisert rekneskapsførar

– Det er veldig kjekt å følge kundene frå oppstart og sjå korleis dei utviklar seg. Vi blir godt kjende med dei, både fagleg og som folk, seier Margunn Blikberg Nordgård, dagleg leiar og statsautorisert rekneskapsførar.

Et uavhengig valg – og en enklere overgang

Margunn forteller at de var på utkikk etter en erstatter for sitt gamle, Windows-baserte kvalitetssystem. De ønsket en løsning som fungerte godt med deres regnskapsprogram, Duett Økonomi.

– Vi ville ikkje bytte heile rekneskapssystemet vårt for å få tilgang til eit kvalitetsprogram, seier Margunn.

Valget falt derfor på Taskline, som er en frittstående løsning og kan brukes uavhengig av hvilket regnskapssystem man har. Det ga regnskapskontoret fleksibilitet – og en mye enklere innføring.

Problemfri konvertering

Overgangen til Taskline ble gjort gradvis – og viste seg å være langt enklere enn fryktet.

– Eg tenkte det kom til å bli eit herk, men det gjekk overraskande greit. Vi fikk god hjelp i starten, og systemet er intuitivt. Du forstår kva du skal gjere, og støtteapparatet er der – det har eg brukt fleire gonger, sier Margunn.

Fra mageverk til mestring

I dag opplever hun at teamet har fått en helt annen struktur i hverdagen – og at det nå er enklere å gjøre ting riktig, fra første stund.

– Vi er ein gjeng som gjerne gjer det vi skal, men som mange andre har vi nok hatt ein tendens til å utsetje det som følast tungvint. Taskline hjelpte oss å kutte ut skippertaka og jobbe meir strukturert frå start, seier Margunn.

Da det ble klart at deres gamle Windows-baserte kvalitetssystem fases ut, måtte kontoret se seg om etter et nytt verktøy. Vossestrand Rekneskapskontor så potensialet for bedre kontroll og struktur, og valget falt på Taskline.

– Egentleg var vi fornøgde med det gamle systemet. Men kvalitetskontrollen i Taskline er på eit heilt anna nivå. Vi har fått ein struktur som gjer at vi faktisk får gjort det vi skal, og dokumentert det. Før blei det mykje skippertak.

– Vi gjorde jo jobben, sier Margunn. – Men det var tungvint. Vi måtte laste ned alle Excel-skjemaene – som eg får mageverk av. Så det blei berre utsett.

Bedre flyt i hverdagen – fristene finner deg

Tidligere måtte hver medarbeider manuelt følge opp egne oppgaver – ved å gå inn på hver kunde eller dato for å finne ut hva som skulle gjøres. Nå er kontrolloppgaver og frister synlige og tilgjengelige for den enkelte – men på en måte som også gir teamet god oversikt når det trengs.

– I Taskline dukkar vekas fristar og oppgåver automatisk opp på framsida. Det gjev betre flyt i arbeidet, gjer det enklare å prioritere – og ikkje minst: mindre stress., forteller Margunn.

Margunn bemerker at flytting av oppgaver mellom medarbeidere skjer med et tastetrykk, og fristene følger automatisk med. Det har gjort oppdragsstyringen mer fleksibel, forutsigbar og oversiktlig.

Margunn har stålkontroll på oppdrag og frister i Taskline. 

Kvalitetskontroll som skjerper alle

Med stadig større krav til etterlevelse av GRFS, hvitvaskingsloven, AML og KYC, er det ikke lenger nok å gjøre jobben riktig – man må også dokumentere den. Det gir trygghet å vite at alt er på plass dersom det skulle komme ekstern kontroll, enten fra Regnskap Norge eller Finanstilsynet.

Taskline bidrar til etterlevelse gjennom strukturert og automatisert risikovurdering, ID-kontroll og kvalitetsoppgaver. Tidligere ble det gjerne til at regnskapskontoret bare kontrollerte én gang i året. I Taskline ligger kontrollene der hele tiden.

– Det er ikkje det at vi ikkje gjorde jobben før, men dokumentasjonen blei ofte nedprioritert når det var travelt. No blir det gjort, sier Margunn.

Gjennom kontrolloppgaver og synlighet i systemet blir alle mer bevisste på hva som gjøres og hvordan det dokumenteres. Det skaper trygghet – også før eksterne kontroller.

– Det skjerper oss å vite at andre kan sjå kva vi har gjort – gjer oss betre som team. Ikkje fordi vi ikkje stolar på kvarandre, men fordi det gir tryggleik. Både for oss og for kundane.

Struktur og trygghet i hverdagen

For et kontor som tar stolthet i å gjøre ting skikkelig, har Taskline gjort det lettere å holde oversikt, sikre etterlevelse og samarbeide tettere – uten mageverk og skippertak.

– Oppgåvene er tydelege, oversikta er betre, og kvalitetssikringa meir systematisk. Eg vil absolutt anbefale Taskline til kollegaer i rekneskapsbransjen – nettopp fordi det gir tryggleik, både internt og i møtet med kunden, sier Margunn.

Overskudd i hverdagen: Stålkontroll på oppdrag og kvalitet gjør at det er tid til både frisk luft, skravling og en is.

Margunns råd til andre regnskapskontorer

• Prioriter struktur og oversikt – det gir trygghet for både ansatte og kunder
• Velg et verktøy som gjør det enkelt å dokumentere arbeidet deres
• Ikke vent med kvalitetskontroll – det er lettere å gjøre litt hver uke enn ett skippertak
• Gå for noe som passer hverdagen din, ikke bare regelverket
• Husk at god flyt i hverdagen også handler om kollegastøtte og felles ansvar

Visste du at ... Mange regnskapskontorer strever med å finne balansen mellom effektivitet og kvalitet. Moderne løsninger som Taskline – et skybasert verktøy for kvalitetskontroll, dokumentasjon og oppdragsstyring – vil gi deg stålkontroll. Taskline bidrar nemlig til en mer strukturert arbeidsflyt og enklere etterlevelse av GRFS og hvitvaskingsloven.

Les mer om hvordan Taskline kan hjelpe deg eller ta kontakt for en demonstrasjon.