Tid er en av de mest verdifulle ressursene i en virksomhet. Likevel er timeregistrering for mange en oppgave som blir utsatt, glemt eller gjort i etterkant – med unøyaktige resultater. Konsekvensen kan være feil i lønn, manglende fakturagrunnlag og tapt oversikt over prosjektøkonomi.
Med en god løsning kan timeregistrering gå fra å være en tidkrevende plikt til å bli et verktøy som gir bedre kontroll, høyere lønnsomhet og mer fornøyde ansatte.
Hvorfor er timeregistrering så viktig?
For arbeidsgivere handler timeregistrering først og fremst om å ha korrekt grunnlag til lønn og faktura. Men fordelene stopper ikke der:
- Dokumentasjon: Bedrifter har krav til å føre oversikt over arbeidstid, pauser og overtid.
- Rettferdighet: Ansatte får trygghet i at timene deres blir registrert og avregnet korrekt.
- Kontroll: Prosjektledere og ledere får innsikt i ressursbruk og fremdrift.
- Lønnsomhet: Når timer knyttes til prosjekter og kunder, blir det enklere å se hvilke oppdrag som faktisk lønner seg.
Vanlige utfordringer med timeregistrering
Mange virksomheter opplever de samme problemene:
- Timer føres i etterkant og blir unøyaktige.
- Ansatte bruker tid på manuelle timelister eller Excel.
- Manglende kobling til lønn og faktura gir ekstraarbeid.
- Prosjektøkonomi blir uoversiktlig fordi timer ikke føres på rett oppgave eller kunde.
Løsningen er å gjøre timeregistreringen så enkel som mulig – slik at ansatte fører timer løpende og data kan brukes direkte i økonomi og prosjektstyring.
Hva kjennetegner en god timeregistreringsløsning?
En moderne timeregistreringsløsning bør ha disse egenskapene:
- Enkel i bruk
Ansatte skal kunne registrere timer raskt – helst via mobilapp, uten mye opplæring. - Støtte for ulike timetyper
Normaltid, overtid, fravær og fleksitid må kunne føres og dokumenteres tydelig. - Kobling til prosjekter og kunder
Hver time bør kunne knyttes til et prosjekt, en kunde, en avdeling eller en oppgave for bedre oversikt. - Godkjenningsrutiner
En enkel attestering gjør at feil fanges opp før timene går videre til lønn eller faktura . - Automatisk overføring til lønn og faktura
Når timene er godkjent, bør de gå rett inn i lønnskjøring og fakturagrunnlag – uten dobbeltarbeid. - Rapporter og analyser
Timene bør ikke bare lagres, men kunne analyseres for å gi innsikt i ressursbruk og lønnsomhet.
Fra timeliste til innsikt
Timeregistrering gir mer enn bare tall. Riktig brukt kan timene gi svar på spørsmål som:
- Stemmer estimerte timer med faktisk tidsbruk?
- Hvilke oppgaver tar lengre tid enn forventet?
- Har vi kapasitet til å ta på oss nye prosjekter?
- Hvordan påvirker overtid og fravær bunnlinjen?
Med gode rutiner kan timeregistrering dermed bli et styringsverktøy som hjelper virksomheten å ta bedre beslutninger.
Beste praksis for timeregistrering
For å lykkes handler det ikke bare om systemet, men også om rutiner:
- Før timer fortløpende – daglig registrering gir mest nøyaktige data.
- Bruk mobilen – ansatte bør kunne føre timer rett fra arbeidsplassen eller prosjektet.
- Ha klare regler – bestem hvordan overtid, pauser og fleks skal føres.
- Skap transparens – la ansatte se egne registreringer og status på godkjenning.
- Analyser data jevnlig – bruk rapportene til å vurdere ressursbruk og forbedringsområder.
Timeregistrering som verdiskaper
Timeregistrering kan oppleves som en tidstyv, men riktig gjort er det en kilde til bedre styring, rettferdighet og lønnsomhet. Med gode verktøy og klare rutiner blir timene ikke bare en pliktoppgave, men et konkurransefortrinn.
👉 Vil du lære mer om hvordan timeregistrering kan forenkle hverdagen? Utforsk hvordan timeregistrering i regnskapssystemet eller prosjektbasert timeregistrering kan tilpasses din virksomhet.